Література:

1. «Основи економічної інформатики». Під ред. Морозевіча, 1998 р.

2. Енциклопедичний словник з інформатики.

3. «Інформаційні системи бухгалтерського обліку”, ф.Ф. Бутінець, с.В. Івахненков, т.В. Давідюк, Житомир, 2002 р.

1. Сутність автоматизації офісної діяльності

Офіс – ця установа, на вході і виході якого нематеріальні вироби, сировина, напівфабрикати, інструменти, комплектуючі, а «папера» є:

• листом або висновком, що фіксує рішення, прийняте посадовцем або організацією в цілому на запит до цієї організації у формі документа або візи на іншому документі (лист або заява приватної особи, розпорядження державного органу і ін.);

• договором з деяким юридичним або фізичним лицем (контракт, угода, додаткова угода і т.п.);

• розпорядливим або обліковим документом, випущеним для фіксації і юридичного оформлення дій в рамках договору або вільної ініціативи (замовлення на покупку, рахунок на оплату, запит на надання послуги і ін.) і т.п.

Види офісів

Традиційний офіс є порівняно невеликим колективом, що склався, особисто знаючих один одного людей з достатньо широким колом обов'язків. Такий офіс характеризує три важливі ознаки: порівняно невеликий об'єм роботи, постійна оцінка ситуації, ініціатива і швидка внутрішньоофісна комунікація. Типовий склад робочих операцій в традиційному офісі наступний: підготовка матеріалів, друкування, диктування, спілкування, вивіряння документів, поїздки, робота з поштою, виведення картотек, очікування, підбірка і сортування документів, пошук інформації, чищення інформаційних фундацій, копіювання, виконання розрахунків, планування, розмова по телефону, читання, робота за терміналом.

Виробничий офіс характеризується великими об'ємами однотипної роботи, її строгою формалізацією, виділенням спеціалізованих функцій, докладним розподілом праці, централізацією допоміжної роботи і її організацією за потоковим принципом. В цьому випадку суть автоматизації полягає у формуванні і підтримці крупних інформаційних фундацій однорідних даних, їх систематизації, накопиченні, зберіганні, виробництві вибірок і т.д.

Електронний офіс утілює концепцію всебічного використовування в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки і зв'язку при одночасному збереженні і посиленні переваг традиційних і виробничих офісів. Передбачається, що електронний офіс дозволить практично виключити внутрішньофірмові представлення документів на папері і відновити традиційну форму концентрації діяльності навкруги фахівця або керівника.

Основні функції і засоби електронного офісу наступні: загальна обробка документів, їх оформлення; дистанційна і сумісна робота службовців над документом; підтримка способів спілкування, не покидаючи робочого місця; електронна пошта; складання документів, відтворення і поліграфічне розмноження документів; контроль виконання; управління особистим часом; передача даних; забезпечення різноманітності в наочному представленні матеріалу; забезпечення стилістичної якості документів; служба консультацій; перенесення документів з одного носія на іншій; поліграфічне оформлення документів.

2. Технічне забезпечення діяльності офісу

Підприємства (фірми), організації, як правило, мають копіювальні і факсимільні апарати, друкувальні машинки і електронні калькулятори або комп'ютери. Ці пристрої розрізняються зовнішнім виглядом, принципом дії, функціями, але є у них і загальне. Вони відносяться до оргтехніки.

Оргтехніка – це комплекс технічних засобів для підготовки документів, їх копіювання, обробки, зберігання і автоматичного пошуку, для креслярських робіт і рахункових операцій, внутручрежденческой і зовнішнього зв'язку, що використовуються в цілях механізації і автоматизації управлінських і інженерно-технічних робіт. Іншими словами, оргтехніка – це технічні засоби, що дозволяють автоматизувати процес обробки і передачі управлінської і інженерно-технічної інформації.

Копіювальний апарат, більш відомий як «ксерокс» (від назви фірми XEROX), забезпечує створення копій, частіше всього на папері, різного роду зображень (текстових документів, ілюстрацій і ін.). В основі роботи копіювальних апаратів (як, до речі, і багатьох електронних принтерів) лежить технологія ксерографии.

До основних технічних характеристик копіювальних апаратів відносяться:

• швидкість копіювання – кількість копій, вироблюваних апаратом за одну хвилину (коп./мін.);

• рекомендований об'єм копіювання (коп./місяць або коп./день);

• максимальний розмір оригіналу і одержуваної копії;

• масштабування – можливість апарату зменшувати (збільшувати) копію по відношенню до оригіналу;

• термін служби тонер картріджа – кількість копій, зроблених при заправці картріджа одним тонером;

• наявність автоподатчика паперу.

Апарат факсиміле складається з трьох пристроїв: телефону, автовідповідача і факсу (дешеві моделі можуть поставлятися без автовідповідача).

Факс складається з трьох основних блоків:

• сканер для прочитування документів (прочитує інформацію, оцифровує її (ділянкам тексту оригіналу, що мають білий колір, привласнюється рівень логічного нуля, а має чорний колір – логічної одиниці) і передає в модем);

• модем, що передає і приймаючий повідомлення через телефонну лінію;

• принтер для друку документів (у принтерів апаратів факсиміле розрізняються типи паперу, що використовується: звичайна або термобумага).

Пейджер – це радіоприймач індивідуального користування. Він є невеликим пристроєм, забезпеченим рідкокристалічним індикатором для висновку передаваної інформації і декількома кнопками, що дозволяють пересуватися по тексту, включати і вимикати пристрій.

Процес передачі повідомлення виглядає таким чином: абонент, охочий передати повідомлення, дзвонить на пейджинговый передавач, оператор набирає повідомлення на клавіатурі ПЕВМ і пересилає його на необхідний пейджер. Пейджер, прийнявши повідомлення, сповістить про це «господаря» звуковим або вібраційним сигналом.

Мікрокалькулятори – ділять на три групи:

Арифметичні – дозволяють виконувати найпростіші арифметичні дії: складати, віднімати, перемножувати, ділити, обчислювати відсотки, витягувати корінь і запам'ятовувати результати проміжних обчислень. Це легкі малогабаритні кишенькові моделі.

Бухгалтерські – мають, як правило, настільний варіант виконання, що передбачає деякі додаткові зручності в експлуатації. Крім того, в них передбачено подвійне живлення (від батареї і від сіті), в деяких моделях можуть бути встановлений друкуючі пристрої, для висновку результатів розрахунків на папір.

Наукові – окрім звичайних арифметичних дій можуть обчислювати за вбудованими програмами до 150 функцій. Існують також програмовані мікрокалькулятори (реалізують функції, програма розрахунку яких складена користувачем). Вони можуть оснащуватися багатознаковими і багаторядковими дисплеями, на яких відображаються цифри, символи, букви, графіки, а також комплектуватися додатковими зовнішніми друкуючими і запам'ятовуються пристроями, змінними блоками пам'яті програм.

Периферійне устаткування інформаційних систем

Периферійне устаткування забезпечує взаємодію інформаційних систем із зовнішнім (по відношенню до інформаційної системи) середовищем. Як зовнішнє середовище тут може бути і людина (наприклад, клієнт банку), і вироблювана продукція, і енергоносії, і багато що інше. Саме тому спектр периферійного устаткування достатньо широкий. Серед найпопулярніших пристроїв можна виділити:

• пристрою розпізнавання і введення ідентифікаторів (наприклад, пристрій для прочитування штрих-кодів);

• пристрої для вимірювання і рахунку (електронні терези, лічильники, расходоміри);

• пристрої автоматизації грошових розрахунків (електронний касовий апарат, машинка для підрахунку банкнот);

• реєстратори виробництв (засоби для оформлення і фіксації на машинних носіях відомостей про господарську діяльність на підприємствах);

• засоби організації безготівкового грошового обігу («пластикові гроші», «електронні гроші»).