2. Контроль за виконанням облікових робіт у ксбо

В умовах стрімкого зростання обсягів інформації на всіх рівнях управління постає питання про забезпечення комп'ютерної обробки контрольної інформації. Це пов'язано, насамперед, із збільшенням кількості об'єктів контролю, розширенням кола питань у зв'язку з ускладненням господарської діяльності підприємств. З іншого боку, використання контрольної інформації для аналізу стану підприємства також вимагає розширення кількості показників, їх деталізації. Однак, вчасне складання різних групувань за різними показниками і з різним ступенем деталізації для здійснення аналізу майже неможливе в умовах ручної праці.

При комп'ютеризації суттєво змінюється ряд контрольних функцій, що раніше виконувались бухгалтерами тільки вручну. Інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів. Це обумовлено тим, що грамотно побудована комп'ютерна система бухгалтерського обліку (а ще краще – комп'ютерна система управління підприємством) обов'язково має свою внутрішню структуру та вбудовані алгоритми, нав'язує бухгалтеру й управлінцю правила обліку і схему документообігу, задані відповідальними особами і зафіксовані в структурі системи. Практичний результат для підприємства – зменшення ймовірності помилок як через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера, так і через навмисну шкоду.

Контрольні функції є такими, які найважче автоматизувати. Сама по собі комп'ютеризація обліку не може усунути приховування крадіжок і зловживань через неправильне перенесення на електронні носії реквізитів, вказаних в документах, введення фальсифікованих документів тощо. Комп'ютер завжди однаково оцінює ситуацію і процес, тому ймовірність помилок контролю в умовах застосування комп'ютерів значно нижча. Отже, комп'ютерна програма забезпечує лише неупередженість і точність контролю.

Розглянемо основні варіанти комп'ютеризації обліку.

При першому варіанті комп'ютеризації підлягають окремі ділянки облікової роботи. Підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного облікового завдання. АРМ здійснюють автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що дає можливість для навмисних викривлень та зловживань. Отже, є необхідність в додатковому контролі та дублюванні ) інформації, що забезпечується організаційними методами.

За другим варіантом відбувається системна комп'ютеризація обліку, яка передбачає об'єднання АРМ в єдину комп'ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. Тому під час системної комп'ютеризації розрив будь-якого інформаційного ланцюга сигналізує про аварію та локалізує її джерело. Крім того, стає можливою безпосередня колація (порівняння) облікових даних. В умовах системного комп'ютерного обліку підвищується інтеграція процесів контролю, що дозволяє забезпечити взаємозв'язок об'єктів контролю при перевірці господарських операцій і процесів.

Суттєво змінюються також функції контролю бухгалтерських даних. Інформаційна програмна система при наявності адекватного супроводу зі сторони розробника або дилера забезпечує, по суті, безперервний контроль за веденням облікових записів та складанням документів. Правильно побудована система обов'язково має "захист", нав'язує бухгалтеру і управлінцю правила обліку і схему документообігу, задані відповідальними особами і зафіксовані в настройці системи. Практичний результат для підприємства – зменшення ймовірності штрафу через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера.

Оперативність результатної облікової інформації дозволяє також посилити контроль за законністю і економічною ефективністю господарських операцій. На базі комп'ютера є можливість посилити функцію контролю, не підвищуючи і не ускладнюючи при цьому трудомісткість ведення обліку. Наприклад, в програмі "1С:Бухгалтерия 7.7" для рахунку може вводиться ознака "Активний", "Пасивний", "Активно-пасивний". Ця ознака використовується для виявлення помилкових дій. Так, наприклад, для активних рахунків при перевищенні кредитового обороту над дебетовим негативний залишок по дебету буде сигналізувати про помилку. Система автоматично перевіряє правильність використання позабалансових рахунків: не допускається кореспонденція позабалансових рахунків з балансовими. З іншого боку, проводка з позабалансовим рахунком взагалі не може містити кореспондуючого рахунку. Контрольні функції реалізуються на окремих етапах облікового процесу, що дає змогу оперативно втручатися як в обліковий процес, так і в господарську діяльність підприємства.

Самостійне вивчення

Заняття 3.2

Тема: Організація позамашинної інформаційної бази

Мета: ознайомити студентів з поняттям позамашинною інформаційною базою, носіями інформації, її класифікацією та їх основними характеристиками.

Завдання

1. Опрацювати теоретичний матеріал.

2. Скласти конспект за планом:

1. Поняття позамашинної інформаційної бази

2. Носії інформації, їх класифікація та основні характеристики.

3. Підготувати відповіді на питання:

1. З чого складається позамашинна інформаційна база?

2. Носії інформації, їх класифікація та основні характеристики.

Література:

1. Основы экономической информатики. Под ред. Морозевича, 1998 г.

2. Ситник В.Ф. основи інформаційних систем: Навчальний посібник. – Вид.2-ге, перероб. і доп. / за редакцією В.Ф.Ситника. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.

3. Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку: Навчальний посібник – К,: Знання, 2007. – 439 с. – 80-86.