Организация нумерации в документах
Для организации сквозной нумерации документов по организациям в системе реализован следующий механизм. Для каждой организации указывается префикс, который подставляется в номер документа, выписанный на эту организацию. Таким способом по номеру документа можно быстро определить, от какой организации выписан документ. Для документов, принадлежащих только управленческому учету, префикс в номере документа отсутствует, так как управленческий учет в разрезе организаций не ведется и, соответственно, организация в документе не будет указана.
Для каждого вида документов в организации необходимо вести последовательную нумерацию документов. В этой связи при смене организации в документе будет изменен не только префикс номера документа, но и значение самого номера документа. Будет взято следующее значение номера из номеров существующих документов данного вида для новой организации.
Пример. Организация 1 имеет префикс документов «Дл», организация 2 имеет префикс номеров «Кн». В системе на организацию 1 было выписано 20 документов некоторого вида, а для организации 2 - 50 документов того же вида. Если будет создан документ такого вида на организацию 1, то его номер будет «Дл21». Если в этом документе поменять значение организации 1 на организацию 2, то сменится не только префикс «Дл» на «Кн», но и поменяется номер. В итоге номер документа будет «Кн51».
Глава 2. Структура предприятия Деление объектов для ведения управленческого и регламентированного учета
Для отражения хозяйственных операций по управленческому и регламентированному учету, планированию часто требуется указывать информацию следующего рода: юридическое лицо, на балансе которого отражается операция и выписывается первичный документ, подразделение, на которое списываются затраты производства, работника компании, участвующего в оформлении операции и т.д.
Для корректного выбора объектов важно различать, какие объекты в системе предназначены для ведения управленческого учета и планирования, а какие — для ведения регламентированного учета.
Договоримся о терминологии С точки зрения организационной структуры, предприятие состоит из организаций. Каждая организация является отдельным юридическим лицом. Соответственно, управленческий учет и планирование ведутся для предприятия в целом, без учета деления на юридические лица, а регламентированный учет ведется от каждой организации предприятия. Это означает, что в каждом документе, фиксирующем хозяйственную операцию, необходимо указывать организацию, по которой эта операция будет отражена в регламентированном учете. В документах, фиксирующих только операции по управленческому учету, или в документах планирования организация не указывается.
В связи с ведением нескольких видов учета, одни и те же объекты, учета могут иметь разное назначение и способ учета. Например, в< системе кадрового учета такое понятие как «работники» имеет разную суть в зависимости от того, ведется ли регламентированный или управленческий учет. Договоримся о терминологии. Для] кадрового управленческого ведения учета персонала предприятия! будем называть работниками предприятия, а для регламентиро-1 ванного - работниками организаций. Итак, в управленческом учете ведется кадровый учет по работникам предприятия, а в регламентированном существует требование ведения кадрового учета по работникам для каждой организации предприятия.
Перечень должностей согласно штатным расписаниям в организациях также может отличаться от списка должностей, необходимых для управленческого кадрового учета. В конфигурации для этого можно вести два независимых списка должностей.
Аналогична ситуация и с делением предприятия и организаций на подразделения. Для предприятия можно указать список подразделений, согласно требованиям управленческого учета.
Важно! В привязке к подразделениям предприятия будет проводиться разбивка на центры финансовой ответственности в системе бюджетирования. Указание подразделений для каждой организации проводится согласно утвержденной структуре организации. Таким образом, для предприятия ведется один список подразделений, а для каждой организации - свой список
При этом в документах, регистрирующих операцию как по управленческому учету, так и по регламентированному, есть реквизиты и для указания подразделения предприятия, и для указания подразделения организации.
В конфигурации существует еще ряд объектов, имеющих такую двойственность для каждого типа учета, более подробно они описаны в разделах соответствующих подсистем.
Важно! Объекты, описывающие склады предприятия, едины для ведения управленческого и регламентированного учета. То есть структура складов материалов и готовой продукции никак не привязана к организациям предприятия. При оформлении хозяйственных операций складского учета по управленческому и регламентированному учету используются одни объекты, описывающие структуру складов.