Календарь пользователя

Для принятия менеджером оперативных решений, которые помогут ему грамотно выстроить систему отношений с клиентами, необходимо оперативно представить информацию о сути предстоящих запланированных событий. Помимо предопределенных событий (см. предыдущий пункт), пользователь может сам создать список событий, которые ему надо запланировать. Это могут быть телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени. Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы:

• телефонный звонок;

• личная встреча;

• электронное письмо;

• почтовое письмо;

• прочее.

Событие каждой группы дополнительно рассматривается как входящее или как исходящее. Исходящие события - это события, определяющие действия менеджера, которые он сам должен провести, например, написать письмо, позвонить, организовать встречу. Входящие события - это события, которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например, проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить что клиент, обещавший перезвонить, действительно перезвонил.

В событии следует указать, с какой категорией объектов оно будет связано, - с контрагентами, прочими контактными лицами или кандидатами для приема на работу. Данные об объекте событий необязательны для ввода.

Если событие связано с контрагентом, который не зарегистрирован в справочнике контрагентов, то данные о контрагенте (контактные данные, организация, данные основного контактного лица) можно ввести непосредственно в документ «Событие». При необходимости регистрация данных такого контрагента и сведений с ним связанных может быть проведена позднее.

Для каждого события можно указать тему, суть события, интервал времени, отведенный на него, ответственного пользователя за проведение события. События можно классифицировать по трем категориям:

• событие запланировано;

• событие завершено;

• событие отменено.

Такая классификация ведется пользователем вручную.

Событию можно назначить уровень важности: высокий, средний, низкий.

Если речь идет о запланированных встречах - можно пометить, в каком помещении и на какой территории запланировано событие. Эта информация нужна для анализа загрузки помещений, доступность помещения в заданный интервал времени может автоматически контролироваться системой.

Есть возможность строить рабочий календарь пользователя по запланированным событиям. В календаре наглядно отражаются все запланированные события. Информация может быть выведена списком или представлена в виде календаря. Есть все необходимые механизмы для настройки фильтров информации. При построении календаря в режиме списка системой отражаются только запланированные события и не законченные заказы. Заказы системой анализируются отдельно с точки зрения оплаты и отдельно с точки зрения отгрузки. Каждый заказ, по которому не завершена отгрузка или не полностью получена (передана) оплата, отражаются в календаре пользователя. То есть в общем случае заказ может отражаться в системе двумя строчками: если по нему не закончена отгрузка и если не дополучена оплата. По каждому заказу покупателя и заказу поставщику можно сформировать отчет «Анализ заказа», где отображаются текущие состояния отгрузки, поставки и оплаты заказа.

Заказы, по которым полностью завершена отгрузка, но недополучена оплата, заказы, по которым полностью получена оплата, но незакончена отгрузка выделены цветом.

Из календаря менеджер может быстро получить информацию о взаиморасчетах, о текущем состоянии сделок, о первичных документах.

Для работы с событиями (создание новых, изменение существующих и пр.) реализованы специальные режимы календаря пользователя (день, неделя). В этих режимах работа с событиями выполняется с использованием технологии drag&drop.