Требования к оперативности учета

В системе все механизмы автоматизации условно можно разделить на два больших класса:

• механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;

• механизмы для ведения неоперативного учета.

В оперативный блок выделены все механизмы, составляющие операционную деятельность предприятия. С этой точки зрения по каждой хозяйственной операции фиксируются только те данные, которые известны по ней на момент ее появления, т.е. оперативные данные. Такие данные регистрируются в системе первичными учетными документами. Иногда операции в оперативном блоке могут не иметь документального подтверждения, т.е. не иметь бумажного варианта документа-основания. Например, в системе можно учитывать поставки товаров только в количественном выражении с оформлением складских приходных ордеров, анализировать остаток денежных средств с учетом неподтвержденных поступлений и неподтвержденных расходов средств.

Требование к оперативности диктуется со стороны всех видов учета. Например, в режиме реального времени в налоговом учете необходимо учитывать товары в разрезе ГТД, в бухгалтерском учете оперативно видеть данные по задолженности, остатки и обороты по денежным средствам, в управленческом учете видеть актуальное состояние взаиморасчетов, остатков материальных ценностей на складах, в бюджетировании оперативно контролировать исполнение бюджетов. Поэтому в каждом виде учета можно выделить участки, принадлежащие к операционной деятельности.

Помимо требований оперативного учета данных, к блоку операционной деятельности предъявляются требования оперативного контроля. При записи таких операций анализируется корректность данных регистрируемых в первичных учетных документах, правильность ее оформления. Например, при регистрации операций расходования наличных средств из кассы организации системой оперативно анализируется возможность превышения суммой наличных средств имеющегося в кассе остатка, при формировании заявки на расходование денежных средств анализируется соответствие данных операции параметрам контроля, установленным в подсистеме бюджетирования.

Дальше каждая хозяйственная операция может получить свое отражение в неоперативном управленческом, бухгалтерском, налоговом учете. Это могут быть операции, регистрация которых не критична по времени или операции уточняющие информацию из оперативного блока. В них уже невозможна отмена или изменение исходных данных, возможно только указание способа ее интерпретации в учете. Таким образом, для неоперативного учета могут использоваться как данные оперативного блока, так и данные самих первичных учетных документов. Организация такого документооборота позволяет единожды вводить информацию о факте свершения хозяйственной операции, а затем только дополнять ее информацией, характерной для каждого вида учета.

Помимо этого в каждом виде учета можно регистрировать первичные документы, которые не отражаются в оперативном блоке. Как правило, это относится к операциям, которые уточняют детализацию по какому-либо учету. Данные таких документов не требуют оперативного контроля, не влияют на оперативное принятие решений. Например, отдельным первичным документом можно зафиксировать распределение уже понесенных затрат на выпущенную продукцию для задач расчета себестоимости.

Все документы, которые фиксируют данные по хозяйственной операции, делятся на две категории. Большая часть документов содержит информацию о хозяйственной операции достаточную для отражения этой операции и в управленческом, и в регламентированном учете. В форме документов можно установить признак необходимости проведения хозяйственной операции по видам учетов. В случае, если хозяйственная операция, зафиксированная документом, должна отражаться по нескольким видам учета, ответственные за свои направления работ по каждому виду учета могут:

• последовательно заполнять данные в одном документе, установив у него признак принадлежности и к управленческому и к регламентированному учету;

• ввести один документ с признаком принадлежности только к управленческому учету, а затем ввести либо дополнительно, либо на его основании документ с признаком принадлежности только к регламентированному учету.

Помимо документов, в которых возможны варианты отнесения их к разным видам учета, в системе есть ряд документов, которые фиксируют хозяйственные операции только по одному заданному виду учета.