Заявки на расходование денежных средств и резервирование

Довольно часто на предприятиях ведется планирование расхода денежных средств, формируются платежные календари, строятся графики оплаты счетов. При такой системе планирование расходов денежных средств ведется на основании заявок на оплату. Заявки на оплату могут формироваться всеми подразделениями предприятия и фактически определяют спрос на денежные средства. В системе есть возможность вести такую регистрацию заявок на расходование денежных средств.

Для заявок, которые необходимо удовлетворить, можно зарезервировать денежные средства. Указание резервировать или нет денежные средства под заявку, производится в самой заявке. Резервирование производится с указанием определенного места хранения денежных средств.

Снятие резерва по заявкам производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств, причем, если документ неоплачен, то резерв переводится из состояния резерва по заявке в состояние резерва по первичному документу.

При оформлении резерва системой автоматически будет контролироваться наличие денежных средств в свободном остатке. Свободным остатком считается объем денежных средств, который фактически имеется в кассе или на расчетном счете за минусом резерва под другие заявки и денежных средств по платежам, на которые оформлен первичный документ, но не стоит признак оплаты.

Учет заявок на расходование денежных средств - это фактически учет намерений об изменении состояния денежных средств, и, согласно методологии, должен быть связан с учетом намерений изменения взаиморасчетов. Поэтому при оформлении заявок на расходование средств в системе автоматически уменьшается величина планируемого долга перед покупателями или увеличивается планируемый долг поставщика.

Планируемые поступления денежных средств

Резервировать денежные средства по заявкам можно не только имеющиеся в фактическом наличие в кассах или на расчетных счетах, но и запланированные к поступлению. Учет плановых поступлений денежных средств ведется пользователем по мере получения подтверждения информации, например, об оплате счета. С одной стороны, плановый объем поступлений денежных средств может быть оценен как сумма платежей в документах поступления денежных средств, в которых еще не стоит признак оплаты. Такими документами могут быть, например, платежные поручения, полученные нами от клиентов по факсу.

Однако, если у менеджера есть информация о поступлении денежных средств, а регистрировать документ оплаты пока нет возможности (например, не все данные для оформления документа известны), то можно с помощью документа «Планируемое поступление денежных средств» зафиксировать объем плановых поступлений. Объем денежных средств запланированный к поступлению таким способом доступен для размещения в нем заявок на расход денежных средств. Поэтому при фиксировании плановых поступлений денежных средств вероятность их поступления должна быть достаточна высокой для адекватного планирования их расхода по заявкам.

Для размещения заявок на расход в плановом объеме поступления денежных средств в документе «Заявка на расходование средств» предназначена закладка «Размещение». На этой закладке указываются места резервирования (банковские счета, кассы) или размещения (указываются документы планируемых поступлений). Допускается частичное резервирование или размещение суммы заявки.

В документах поступления денежных средств возможно указание документа планирования денежных средств, в этом случае суммы заявок размещенные а данном планируемом поступлении из состояния плановых перейдут в состояние зарезервированных.

Для закрытия нереализованных заявок на расходование денежных средств и невыполненных плановых поступлений в системе предназначены документы «Закрытие заявок на расходование денежных средств», «Закрытие планируемых поступлений денежных средств».