Глава 8. Организация деятельности муниципальной власти 389

♦ сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики ис­полнителей.

В соответствии с этими признаками различают функциональное, технологи­ческое и квалификационное разделение труда.

Функциональное разделение труда — это разграничение и обособление деятель­ности групп работников по функциям управления и относительно самостоятель­ным сферам деятельности.

Технологическое разделение труда — это разделение труда по видам работ и опе­раций, закрепление их за определенными группами работников и отдельными исполнителями, что обеспечивает специализацию работников, их ориентацию на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций. В укрупнен­ном виде технологическое разделение труда воплощается в разделении управлен­ческого персонала на руководителей, специалистов и технических исполнителей, однако степень дифференциации зависит от многообразия закрепленных за ра­ботником технологически разнородных работ и решаемых задач. Можно выде­лить три формы технологического разделения труда, причем каждой категории управленческого персонала соответствует одна из этих форм.

Целевая форма предполагает закрепление за работником широкого круга задач и разнообразных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Эта форма характерна для руководителей.

Предметная форма предполагает закрепление за работником одной или несколь­ких однородных, связанных между собой задач. Эта форма наиболее характерна для специалистов, но может использоваться и для технических исполнителей (на­пример, специалист по социальной защите, специалист по работе с населением, специалист по охране прав детей и т. п.).

Операционная форма предполагает наибольшую степень дифференциации тру­да, когда за работником закрепляются однородные операции (машинопись, учет­ные операции, переработка информации с помощью ЭВМ и т. п.). Она использу­ется в основном для технических исполнителей (например, для машинистки).

Технологическое разделение труда, разграничивая деятельность работников администрации по признаку однородности выполняемых работ, позволяет выде­лить типичные работы, для которых целесообразно разработать процедуры их вы­полнения, а также стереотипные и формализуемые операции, которые могут вы­полняться с помощью технических средств.

Квалификационное разделение труда означает распределение обязанностей меж­ду работниками различной квалификации с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности. Оно осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подраз­делений администрации. Квалификационное разделение труда обуславливает не­обходимость кооперации труда между отдельными муниципальными служащими внутри структурного подразделения, занимающими различные должности и име­ющими различную квалификацию.

Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служа­щего служит важным элементом организации труда в местной администрации.

390

Система муниципального управления

Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

• анализ личного бюджета времени;

• оценка планируемого объема работ (деятельности);

• сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

• формирование личного перспективного плана;

• разработка проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный вы­бор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т. п. Классификация затрат и рабочего време­ни управленческого персонала местной администрации представлена на рис. 8.2.3.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую оче­редь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим испол­нителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего це­лесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.

1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего вре­мени, согласно рекомендациям специалистов — примерно на 60 %. Из оставших­ся 40 % около 20 % времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20 % остается на спонтанную активность, т. е. и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.

2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как используется время. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накап­ливать опыт в определении затрат времени на различные виды трудовой деятель­ности, корректировать распределение рабочего времени.

3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести во­едино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все за­дачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими пра­вилами:

• в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;

• план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, по­скольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение по­зиций плана;

• необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

• временнбй план целесообразно составлять на специальных карточках (фор­мулярах), а невыполненные задачи, которые по достижении контрольного сро­ка не потеряли своего значения, следует переносить на следующий период;

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Время работы

Время перерывов

I По соответствию должностным обязанностям

Время непроизво­дительной работы

Время выполнения должностных обязанностей

Подготовительно-заключительное время

Время выполнения работ, не предусмотренных должно­стными обязанностями

По содержанию труда

Время обслужива­ния рабочего места

Время основной работы (оператив­ное время)

| По характеру деятельности

Регламентирован­ные перерывы

Нерегламентиро-ванные перерывы

Зависящие от работника

Время организа­ционно-админи­стративной работы

Время

творческой

работы

Время формаль­но-логической работы

Время

технической

работы

Время наличные надобности

Не зависящие от работника

[По уровню механизации

Время выполнения ручных работ

Время выполнения

машинно-ручных

работ

Время выполнения машинных работ

Рис. 8.2.3. Классификация затрат рабочего времени управленческого персонала местной администрации

392

Система муниципального управления

• в планах следует фиксировать результаты или конечные цели, что позволя­ет направлять усилия на их достижение;

• важно установить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;

• необходимо уметь избавляться от «спешных» дел, поскольку далеко не все­гда неотложное дело является самым важным и срочным, хотя именно «спеш­ные» дела занимают большую часть времени;

• следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

• при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поезд­ки и ожидания, время для выполнения несложных, но необходимых видов деятельности;

• в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повы­шение квалификации;

• при планировании в необходимых случаях необходимо рассматривать аль­тернативные варианты;

• в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование дол­го- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

• желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых по­сетителей.

Большую помощь в планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают тех­нические средства и специальные приспособления, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка процедур принятия управленческих решений, условия труда, организация автоматизиро­ванных рабочих мест.

Стиль работы администрации и роль ее лидера

Система планирования, организация и стиль работы муниципальной админист­рации в значительной степени зависят от личности ее руководителя. В отличие от представительного органа, где все решения принимаются коллегиально, а ру­ководитель исполняет лишь функции ведущего (спикера), администрация, как любой исполнительный орган, организуется на принципе единоначалия. В зави­симости от прежней профессии, квалификации и личных качеств главы админи­страции может изменяться и сама ее структура, например количество заместите­лей и распределение обязанностей между ними.

В теории менеджмента известно несколько стилей работы руководителя, ока­зывающих влияние на деятельность организации и поведение подчиненных. На крайних позициях находятся лидер авторитарного типа, замыкающий на себя ре­шение всех больших и малых проблем, и либеральный лидер-стратег, оставля­ющий за собой лишь общее руководство и возлагающий решение всех текущих задач на членов подобранной им команды. В реальной жизни всегда наблюдается сочетание того и другого.

Самим характером муниципальной деятельности востребован руководитель с демократическим стилем управления, умеющий организовывать коллегиаль-