8.2. Организация и планирование работы местной администрации

Роль и значение организации и планирования работы местной администрации

Формирование рациональной организационной структуры органов местного са­моуправления является необходимым, но недостаточным условием их эффектив­ной работы. Не меньшее значение имеет организация деятельности муниципаль­ной власти, воплощенная в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах. Любая модель структуры управления должна быть подкреплена си­стемой функциональных связей между структурными звеньями.

Изучение практики муниципального управления позволяет сделать вывод не только о несовершенстве организационных структур, но и о нечеткости функцио­нальных связей и взаимодействий. Наблюдаются дублирование функций и не­равномерная загруженность работников (причем чем выше должность, тем больше нагрузка), отраслевая разобщенность структурных подразделений, слабое гори-

Глава 8. Организация деятельности муниципальной власти

383

зонтальное взаимодействие между ними. В результате усложняются процессы информационного обмена, затрудняется выполнение совместных поручений. Это, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению заданий, перекладыва­нию структурными подразделениями ответственности друг на друга. Отсутствуют карты организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимо­действуют между собой (например процедура прохождения проекта бюджета, формирования муниципального заказа, принятия решений об операциях с не­движимостью и др.). Положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выпол­няемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличают­ся от указанных в официальных документах.

Устранение перечисленных недостатков требует четкой организации, регла­ментации и планирования всех сторон деятельности муниципальной власти и ее структурных подразделений.

Регламентирование работы местной администрации

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной ад­министрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации.

Основные вопросы, регулируемые регламентом работы местной администра­ции, показаны на рис. 8.2.1.

Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровня­ми управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе рег­ламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответ­ственность и права, формируется система единых требований к руководителям.

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К числу таких докумен­тов относятся положения о структурных подразделениях и должностные инст­рукции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функ­ций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых подразде­лениями функций. Положения для всех структурных подразделений должны со­ставляться по единой методике и на основе современных технических средств.

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подраз­деления администрации:

• курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;

• осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономиче­ской и экологической ситуации в муниципальном образовании;

• готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;

• по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;

• осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;

384

Система муниципального управления

♦ организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделе­ний, выполняют иные работы и поручения.

Регламент администрации устанавливает

Порядок планирования работы администрации

Порядок взаимодействия

администрации

с представительным органом

Порядок проведения аппаратных и других совещаний

Порядок организации работы

с документами, поступающими

от органов государственной власти

и других организаций

Порядок взаимодействия

администрации с общественными

организациями и СМИ

Порядок подготовки, оформления,

принятия и опубликования

распорядительных документов

различного типа и назначения

Распределение обязанностей между

главой администрации,

его заместителями

и руководителем аппарата

Порядок внесения муниципальными

служащими предложений

по совершенствованию

муниципальной службы

Порядок организации контроля

и проверки исполнения документов

в администрации

Порядок проведения массовых мероприятий, учебных семинаров и т.п.

Порядок работы с письмами,

заявлениями, жалобами и устными

обращениями граждан

Порядок содержания помещения

администрации, внутренний

распорядок работы

Порядок работы работников

администрации с компьютерной

информацией

Рис. 8.2.1. Основные вопросы, регулируемые регламентом местной администрации

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структур­ных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделе­ния труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей дан­ной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному