Телефонна розмова

Телефонна розмова — один із видів усного мовлення, до то­го ж досить специфічний. Оскільки співрозмовники не бачать один одного, то унеможливлюється передача інформації через міміку, жести, вираз очей та обличчя.

Ділові партнери часто спочатку знайомляться заочно, по те­лефону, тому дуже важливо справити на співрозмовника доб­ре враження. Для цього потрібно дотримуватися низки вимог.

Службова телефонна розмова складається з таких компо­нентів:

• момент встановлення зв'язку;

• виклад справи;

• останні слова, знак, що розмову закінчено. Службова особа, знявши слухавку, може відразу ж назвати

своє прізвище або місце роботи (секретаріат, деканат, бухгал­терія). Слова треба вимовляти чітко й економно вживати їх.

Той, хто починає розмову, повинен назвати своє прізвище, ім'я, ім'я по батькові, а також сказати, від чийого імені він роз­мовляє (установа, службова особа).

216

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

Звичайно, у відповідь теж називають себе й установу або се­бе й свою посаду (сторони при цьому вітаються).

Якщо той, хто телефонує, забув назвати себе, співрозмовник змушений запитати:

— Пробачте, з ким я розмовляю?

Не треба сподіватися, що ваш голос обов'язково впізнають. Це може викликати непорозуміння й забирає час у ділової лю­дини.

Якщо хочуть розмовляти не з тим, хто взяв слухавку, а з ки­мось іншим, тоді кажуть:

— Добрий день! Чи можу я попросити до телефону Бориса Семеновича?

На це звичайно відповідають:

— Добрий день! Одну хвилинку, я зараз передаю слухавку. Або: — Прошу зачекати.

Або: — На жаль, Борис Семенович вийшов, буде о третій.

Або: — Бориса Семеновича немає. Чи можу я йому щось пе­реказати?

Або: — Є його колега. Будете розмовляти?

Ось які початки фрази вважаються ознакою особливої ввічливості:

• Чи можна попросити...

• Чи не можна покликати...

• Ви можете покликати...

• Чи не могли б ви попросити... Ввічливі форми відмови:

• Вам не складно буде зателефонувати ще раз?

— На жаль, його нема, ви не могли б зателефонувати через годину?

Ініціатива закінчення розмови належить, звичайно, тому, хто зателефонував, але якщо співрозмовник значно старший за віком або службовим становищем, треба дати закінчити йо­му розмову.

Якщо викликаний телефоном службовець — жінка, то співрозмовник повинен зачекати, щоб розмову закінчила вона.

217

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

Радіограма. Телефакс

Коли повідомлення передається не телефоном, а радіозв'яз­ком, то воно називається радіограмою.

Останнім часом у діловому спілкуванні використовується спеціальний прилад, який називається телефаксом. За його до­помогою надходять до підприємств, установ, організацій теле­фонним зв'язком факси — ксерокопії різних за змістом доку­ментів.

Нота. Комюніке. Конвенція

Нота — офіційне дипломатичне письмове звернення однієї держави до іншої чи кількох держав; вид дипломатичного спілкування.

Комюніке — офіційне повідомлення про дипломатичні пе­реговори, міжнародну угоду, про хід воєнних операцій тощо.

Конвенція — угода, міжнародний договір економічного, технічного, гуманітарного характеру, а також договори про за­кони й звичаї війни; договір між підприємствами, установами й організаціями для врегулювання питань збуту, виробництва тощо, є перехідною формою до трестів і синдикатів.