Документ

Документ (слово латинського походження, що означає „до­каз") — це основний вид офіційно-ділового мовлення, де запи­сується й передається інформація про події, явища, факти ре­альної дійсності та розумової діяльності людини.

В організаціях, установах і на підприємствах найчастіше по­слуговуються текстовими документами, у яких інформація

17

ЗАНЯТТЯ 1

ЗАНЯТТЯ 1

записується й передається в різних виглядах — рукописному, машинописному чи друкарському.

При оформленні тексту слід дотримувати основних правил його складання, за якими передбачається правильне написан­ня й розташування його елементів. Він має бути об'єктивним і достовірним.

Кожний текст документа має заголовок, який розміщується посередині рядка аркуша.

Тексти організаційно-розпорядчих документів оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210). З обох боків сторінки для зручності залишають вільні поля: праве — не менше 8 мм, ліве — 35 мм; верхнє — 20 мм, нижнє — 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

Перша сторінка тексту друкується на бланку, а наступні — на чистих аркушах паперу. Треба пам'ятати, що не можна пе­реносити на іншу сторінку тільки підпис. На наступній сторінці, де ставиться підпис, повинно бути хоча б два рядки.

Нумерація сторінок на документі, якщо текст розміщено на двох і більше аркушах, починається з другої сторінки (ставить­ся цифра 2).

Коли текст друкується лише з одного боку аркуша, то нуме­рація проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово „сторінка" не пишеться й біля цифр не ставляться жодні позначки. Якщо ж текст друкується на обох боках аркуша, то непарні номери сторінок ставляться в правому верхньому кутку аркуша, а парні — в лівому верхньому кутку.

Текст доцільно чітко поділити на абзаци. Кожний з абзаців має містити відносно закінчену думку.

Коли ж документи складні (положення, статути, правила, до­повіді, огляди, звіти тощо), то тексти ділять на розділи, підрозділи, параграфи, пункти й навіть підпункти. Розділам дають заголовки, які розташовують у лівій частині сторінки й відокремлюють від тексту двома чи трьома міжрядковими інтервалами.

Розділи, підрозділи, пункти й підпункти нумеруються арабськими цифрами й розділяються крапками, як, наприклад,

позначення 14.10.8 означає: розділ 14, підрозділ 10, пункт 8. Та­ка нумерація застосовується для того, аби чітко розчленувати документ на складові частини й спростити техніку праці над великим текстом: коли додається чи знімається якийсь пункт, то нумерація інших пунктів змінюється тільки в межах відповідних розділів.

Тексти офіційно-ділового стилю вимагають точності форму­лювань. Вони не допускають двозначності, образливих слів, позбавлені емоційності.

Стандартні вислови та словосполучення в тексті, з одного боку, полегшують сприймання документів, а з іншого — прак­тично скорочують час для складання їх.

Усі документи можуть бути згруповані за різними ознаками:

За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.

За спеціалізацією: службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті — окремими громадянами.

За походженням: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх на­лежать документи, які готуються, оформлюються й викону­ються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх належать ті документи, які надхо­дять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств.

За призначенням: організаційні, розпорядчі, статутні, вико­навчі, інформаційні, колегіальних органів.

За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою зветься до­кументація, складена за певним зразком (це стосується не ли­ше стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію та ре­алізується у формі стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь не­передбаченої ситуації.

18

19

ЗАНЯТТЯ 1

ЗАНЯТТЯ 1

ФОРМУЛИ ЕТИКЕТУ