Протокол

Протокол — один із найпоширеніших інформаційних доку­ментів, що фіксує хід обговорення питання й результати робо­ти (ухвалення рішень на зборах, нарадах, конференціях).

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Його пишуть на спеціальних бланках або ж на чистому ар­куші паперу. В заголовку вказується вид наради (збори, засідання, мітинг), дається назва колегіального органу й обго­ворюваного питання.

Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують го­лова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій.

Залежно від повноти висвітлення ходу засідань, інфор­маційної насиченості протоколи бувають трьох видів:

1. стислі (вказується тільки порядок денний — записують­ся питання, які обговорюються, прізвища доповідачів і тих, хто взяв участь в обговоренні та прийнятті ухвали);

2. повні (стисло викладається зміст виступів);

3. стенографічні (дослівно подається весь хід засідання).

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та ос­новної. У вступній частині зазначається дата проведення зборів, конференції, наради, подаються прізвища та ініціали всіх присутніх, а також зазначається кількість відсутніх та причина їхньої відсутності.

Коли ж на засіданні є велика кількість людей, то тоді скла­дається окремо список усіх присутніх і додається до протоколу, а в протоколі зазначається тільки загальна кількість при­сутніх. Якщо на збори запрошені члени колегіального органу та інші особи, то їхні прізвища подаються в алфавітному порядку (окремо члени комісії й окремо інші запрошені). їхні прізвища друкують в один рядок через один інтервал. Проте коли

100

ЗАНЯТТЯ 9

кількість запрошених перевищує 15 осіб, то їхні прізвища вли­ваються в загальний список присутніх. Після прізвищ, та ініціалів запрошених у дужках треба зазначити їхні посади й назви установ. Завершується вступ порядком денним зборів із переліком питань, які розглядаються.

Після слів „Порядок денний" ставиться двокрапка. Нижче через два інтервали з абзацу подаються порядкові номери пи­тань.

Питання, які стоять у порядку денному, пишуться в назив­ному відмінку й розміщуються, виходячи з їхньої важливості. Першою ставиться доповідь, потім повідомлення, далі різна інформація. Прізвища та назви посад пишуться в родовому відмінку, наприклад: доповідь ректора університету проф. Ми-хайленка В. М.; інформація проректора з навчальної роботи проф. Дзюбенка Є. Р., повідомлення викладача кафедри (назва кафедри) доц. Гаєвської А. П.

Основний текст протоколу ділиться на розділи згідно з пунктами порядку денного, нумерується арабськими цифрами й будується за схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — УХ­ВАЛИЛИ. Ці слова пишуться прописними (великими) літера­ми. Кожне з них пишеться з нового рядка, а після них ставить­ся двокрапка. Прізвище доповідача пишеться у наступному рядку з абзацу в родовому відмінку й вказується тема доповіді, як наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

Доповідь проректора університету проф. Іванченка М. Г. про підсумки екзаменаційної сесії за 2002/2003 навчальний рік.

Іноді після прізвища доповідача ставиться тире. Наприклад,

1. СЛУХАЛИ:

Звіт Стеценка І. О. — головного редактора видавництва про роботу його працівників у 2003 році.

Потім викладається основний зміст доповіді, який інколи може мати форму прямої мови, як наприклад: „Рекомендую обрати до складу комісії пана Кравчука М. В.". Іноді доповідь, текст її додається до протоколу й пишеться: „Доповідь до­дається".

101

ЗАНЯТТЯ 9

Розділ „ВИСТУПИЛИ" оформляється так само, як і розділ „СЛУХАЛИ", тільки що тут прізвища тих, хто виступав, пи­шуться в називному відмінку, як наприклад: Цимбал Т. Г. підкреслив...; Русаль 0.3. наголосив...; Горинь Б. В. погодився... але водночас зазначив...

Розділ „УХВАЛИЛИ" може об'єднувати питання, які є різними за характером. Тоді ухвала (постанова) ділиться на пункти. Кожний пункт нумерується арабськими цифрами і пи­шеться з нового рядка.

Ухвали найчастіше починають словами: доповідь — затвер­дити, заходи — схвалити, інформацію — взяти до відома.

З приводу прийнятої ухвали в когось із учасників засідання може бути власна думка, яка йде врозріз із загальною. Тоді во­на викладається на окремому аркуші паперу, підписується і додається до протоколу. У протокол зміст особливої думки за­носиться тільки після запису відповідної ухвали.