3. Планування роботи з кадрами.

Важливим засобом управління системою роботи з кадрами на виробництві і основною ланкою всього господарського механізму є планування.

Теоретично основою планування кадрової роботи є урядові рішення по питанням соціально-економічної політики, а також результати господарської діяльності і наукових досліджень в області підбору підготовки і використання кадрів.

Практичною основою планування роботи з кадрами є плани економічного і соціального розвитку колективів об’єднань, підприємств і організацій.

План – це завдання підприємства, виражені у визначених економічних показниках по пуску народногосподарської продукції і охоплює всі сторони діяльності підприємства, установи чи організації, в тому числі роботу з кадрами та соціальний розвиток колективу. Тобто, план роботи по кадрах – це складова частина державного плану даного об’єкту.

Плани поділяють на довгострокові (10-15р.), перспективні (на 5 років) та поточні (на 1 рік). Довгострокове планування як правило має форму цільових комплексних програм і передбачає всі основні направлення роботи з кадрами.

П’ятирічний план роботи з кадрами розробляється на основі довгострокового і конкретизує основні заходи по вдосконаленню основного якісного складу робочих, керівників і спеціалістів; заходи по підготовці, перепідготовці і підвищення кваліфікації кадрів, створення єдиної системи безперервного навчання; заходи по вихованню кадрів.

Поточні плани конкретизують показники довгострокового і поточного планів роботи з кадрами і відображає питання комплектування підрозділів необхідними працівниками, їх розстановки і навчання, оцінки діяльності і підвищення кваліфікації, контролю раціонального використання робочого часу і реалізації запланованих заходів по роботі з кадрами.

Планування роботи з кадрами відображає основні аспекти управління кадрами: виробничо-економічний, політичний, соціальний, психологічний та адміністративно-правовий

Працівники кадрової служби повинні знати визначення потреби в працівниках. Загальну чисельність працівників в плані по праці встановлюється як середньоспискове число промислово-виробничого і непромислового персоналу. Необхідна чисельність працівників планується окремо по категоріях: робітники, службовці, ІТП, охорона, учні. Визначається зміст балансу трудових ресурсів і планів укомплектованості.

Разом з планом чисельності працівників складають плани підготовки кадрів і підвищення кваліфікації працівників.

План роботи кадрових органів вміщує комплекс заходів по підбору, розстановці, вихованню і підвищенню кваліфікації керівних кадрів.

4. Облік та звітність з кадрів.

Ведення обліку та звітності по кадрам покладається на служби відділу кадрів.

Кадрова служба реєструє накази, веде номенклатуру справ, дбає про чітке збереження і виконання кадрових документів та порядок ведення особових справ. Відділ кадрів веде облік працівників; здійснює оформлення і облік прийому на роботу; облік відпусток, заохочень, дисциплінарних стягнень; руху кадрів на висунення, роботу по підвищенню кваліфікації, складання звіту по кадрах.

До облікових документів належать:

1. Особові справи керівного складу і спеціалістів;

2. Особові картки ф. П-2, які заповнюються на всіх працівників;

3. Документація по оформленню та перерахуванню пенсій і допомоги;

4. Особисті документи керівника, які знаходяться у відділі кадрів тимчасово;

5. Трудова книжка, яка зберігається у відділі кадрів;

6. Документи по військовому обліку;

7. Додаткові: алфавітна книга ведення особових справ, книга обліку реєстрації наказів, журнал обліку відпусток, обліку руху трудових книжок.

Облік проводиться щоденно, йому підлягають працівники всіх категорій, і на всіх підприємствах та організаціях.

Відділ кадрів подає періодично інформацію про стан кадрів у вищестоящі організації у формі звіту.

Основним джерелом первинної інформації про стан кадрів є документи відділу кадрів, накази та розпорядження, первинна облікова та звітна інформація (довідки керівників підрозділів відповідної форми). Додатковим джерелом інформації можуть бути думки, пропозиції працівників, матеріали соціально-психологічних досліджень.

Звіти по кадрам готуються відділом кадрів і періодично (щомісячно, щоквартально, щорічно) відповідно до встановленої форми подаються керівництву даної організації, установи; вищестоящій організації, а також відповідно до наказу Мінстату України, органам держстатистики за місцем знаходження даної установи за відповідною формою.

5. Особливості підбору кадрів. Прийом на роботу.

Початковий стан у процесі управління персоналом – набір та відбір кадрів, з врахуванням професійних вмінь, досвіду та особистісних рис характеру.

Під час прийняття на роботу встановлюються трудові відносини між власником робочої сили та її покупцем.

Однією з основних вимог до організації підбору є те, що незалежно від того, хто виконує роботу щодо підбору кадрів – структурний підрозділ підприємства або спеціалізовані фірми – всі вони повинні мати необхідну інформацію, що стосуються вакантних робочих місць. Така інформація повинна характеризувати зміст праці ( функції), вимоги до компетенції працівника (знання, досвід), необхідні можливості та особливості (фізичні, інтелектуальні тощо), протипоказання.

Основними цілями підбору кадрів є:

• Повністю і в стислі строки комплектувати вакантні посади та робочі місця;

• Укомплектування вакантних посад за якістю і кількістю;

• Підбір для підприємства хороших і потрібних спеціалістів.

Процес підбору і розстановки кадрів відповідно поділяється на такі стадії:

1. Визначення можливості кандидата виконувати обов’язки по конкретній роботі, на яку адміністрація планує його прийняття. Таку оцінку дістають в ході знайомства, співбесіди перед укладанням трудового договору, при цьому професія та спеціальність уточнюється по документах про освіту, а досвід роботи – по трудовій книжці.

2. після бесіди і вивчення необхідних документів кадрова служба проводить аналіз ділових, моральних і професійних якостей працівника.

3. і остання стадія: прийняття рішення відповідним органом чи особою, яка видає наказ про прийняття на роботу.

Ця стадія є заключною в підборі кадрів.

Прийняття на роботу працівника здійснюється адміністрацією підприємства, установи чи організації за принципом добору кадрів за діловими якостями. Їх визначають перш за все на підставі документів, які працівник повинен пред’явити при прийнятті на роботу.

Згідно зі ст. 22КЗпПУ забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу.

Прийняття на роботу оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.

Згідно зі ст.26 КЗпП при укладенні трудового договору може бути умовлено угодою сторін випробування з метою перевірки, відповідності працівника роботі, яка йому доручається.

На підставі наказу відділ кадрів заповнює особову картку працівника, робить запис в його трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особистий рахунок.

6. Специфіка питань розстановки кадрів. Профпридатність.

Підбір і розстановка кадрів – одна з функцій управління відділу кадрів.

Розстановка кадрів – це раціональний розподіл складу кадрів за структурними підрозділами підприємства на основі принципів відповідності, перспективності, змінності.

Розстановка кадрів – це є наступний етап організації підбору кадрів і знаходиться в прямій залежності від якості організаційного підбору, механізмів та методів, що використовуються під час підбору кадрів. Такими механізмами є вільний підбір, задоволення формальним критеріям, конкурс.

До методів відносяться: спостереження, біографічний метод, метод вивчення документів, співбесіда, аналіз результатів діяльності та авторитет в колективі (якщо працівник вже деякий час працює на даному підприємстві), тестування.

Все це дає можливість визначити рівень володіння кандидатом на посаду теоретичними знаннями, практичним вмінням, які морально-особистісні риси характеру властиві працівнику. Це є стадія встановлення професійної придатності особи. Саме професійна придатність виступає критерієм підбору і розстановки кадрів, оскільки це є визначення можливостей кандидата для виконання обов'язків на конкретній посаді або виявлення відповідності працівника займаній посаді за результатами роботи (якщо працівник вже деякий час працює в даній організації).

Існує поняття психологічної придатності до професії, тобто це властивість особи, про яку можна стверджувати, що вона і володіє професією, і задоволена своєю працею.

Неможливо підвищити виробничу та соціальну активність людини не враховуючи закономірностей організації її психічного життя. Це стосується і трудової діяльності виконавців і самоорганізації діяльності керівника.

Тому значними факторами у підвищенні професійної майстерності та професійно-посадовим ростом працівника є бачення ним перспективи професійного росту в даній організації, наявність відповідних мотивів праці, бажання вчитись, а також зовнішніх факторів: створення умов для навчання, стимулювання та об’єктивна оцінка результатів трудової діяльності.