2 Планирование работы аппарата управления

Важным условием рационального использования рабочего времени руководителя является планирование работы. Проблема состоит в правильном выборе форм участия в решении задач производства, организации взаимосвязей с вышестоящими органами, установлении рационального режима труда и отдыха. Фонд рабочего времени дня, недели, месяца распределяется с учетом требований наиболее эффективного решения этих задач. План должен определять время работы с документами, приема посетителей, посещения производственных участков, участия в собраниях, проведения совещаний с подчиненными и т. д.

План руководителя способствует нормальному ритму работы всего аппарата управления, избавляет от необходимости, не закончив одну работу, приступать к другой, позволяет выделить время для творческой деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения квалификации. Руководитель получает возможность компетентно и своевременно заниматься постановкой и решением стратегических задач, работать менее напряженно и более производительно. Отсутствие у руководителя личного плана неизбежно создает нервозность в аппарате управления, ведет к некачественному решению задач, повышает напряжение и снижает производительность труда.

Для эффективной деятельности аппарата управления на предприятиях должны разрабатываться индивидуальные распорядки рабочего дня, общий распорядок работы предприятия, графики взаимозаменяемости, личные творческие планы и т. д. Распорядки рабочего дня позволяют упорядочить работу руководителей и специалистов в течение рабочего дня, недели, месяца; установить общую координацию и согласованность работы аппарата управления; повысить оперативность управления производством с целью согласованной и ритмичной работы предприятия.

В индивидуальном распорядке рабочего дня руководителя предприятия планируется время на посещение производственных объектов, контакты с подчиненными, решение текущих и перспективных вопросов, выполнение общественных поручений, выезды в другие организации, участие в различных совещаниях. С ним согласуются распорядки работы заместителей, главных специалистов и т. д.

Индивидуальные распорядки рабочего дня составляют в определенной последовательности. Вначале деятельность по отдельным должностям расчленяется на трудовые операции (элементы) и разрабатывается структура рабочего времени. Путем экспертной оценки устанавливаются необходимые затраты рабочего времени на выполнение отдельных видов работ. С учетом рациональной структуры рабочего времени и фактически сложившегося распорядка рабочего дня составляют график индивидуальной работы. В индивидуальный распорядок рабочего дня руководителя в первую очередь необходимо включить выполнение общих работ (участие в совещаниях, нарядах), а затем другие работы, характерные для того или иного руководителя предприятия.

Принципы планирования рабочего времени следующие.

1. При разработке распорядка рабочего дня необходимо предусмотреть системный подход, то есть план рабочего времени надо рассматривать как систему взаимосвязанных трудовых операций, направленных на согласованное функционирование управляющей и управляемой систем.

2. В распорядке рабочего дня необходимо фиксировать самые важные работы по основной деятельности. Как правило, это трудовые операции, периодически повторяющиеся. Однако встречаются такие виды работ, которые выполняются редко; на них необходимо оставлять определенный резерв времени.

3. При планировании рабочего времени следует исходить из нормативной продолжительности рабочего дня. Перегрузок допускать нельзя. Для обеспечения непрерывности производственного процесса в субботу и воскресенье должно работать минимальное число руководителей и специалистов. Составляется график взаимозаменяемости в выходные и праздничные дни.

4. Распорядок рабочего дня должен быть четким, недопускающим разных толкований и реальным; в случае необходимости его можно уточнять.

5. При составлении распорядка рабочего дня необходимо обратить внимание на то, чтобы работы, в выполнении которых участвуют многие работники, были запланированы на одно и то же время.

Индивидуальные распорядки рабочего дня руководителей и специалистов должны включать виды работ, их очередность, время для выполнения управленческих работ по основной деятельности предприятия. Поэтому в их основе должно быть время выполнения рабочих процессов в том или ином подразделении в технологической последовательности. В распорядках дня руководителей и специалистов показывают основные виды выполняемых работ, так как излишняя детализация функций управления и деление распорядка на короткие промежутки времени (менее 10-20 мин) не позволяют пользоваться им.

В распорядке рабочего дня отражается дневной режим труда. Многочисленные исследования, проведенные в хозяйствах различных зон и в разное время года, показывают наличие серьезных недостатков в распорядках рабочего дня руководителей и аппарата управления. Основной из них - несогласованность в выполнении управленческих функций между линейными и функциональными руководителями, между руководителем хозяйства и главными специалистами. Это порождает потери времени из-за поиска одного работника другим, необходимости согласовывать действия и организовывать взаимодействие между службами и подразделениями. У специалистов и руководителей среднего звена на это уходит до 35 % всего рабочего времени. Руководитель хозяйства и работники аппарата управления должны заканчивать рабочий день одновременно, чтобы иметь возможность совместно подвести итоги и увязать планы предстоящих работ.

Важным резервом повышения эффективности управленческого труда и экономии времени является перевод аппарата управления на рациональный общий распорядок дня. Характерная особенность такого распорядка - взаимная согласованность выполнения функций управления руководителями и специалистами в течение дня и по объектам, регламентация каждой работы по времени. Распорядок дня составляется следующим образом. Первоначально уточняется распорядок дня руководителя хозяйства и производится согласование этого распорядка с работой вышестоящих инстанций и общественных организаций, а также с графиком проведения собраний и совещаний. Распорядки работы служб, отделов и руководителей подразделений составляются с учетом распорядка работы руководителя и мероприятий по линии общественных организаций.

Практическую разработку распорядка дня всего аппарата управления удобно производить, пользуясь графиками продолжительности и содержания работ. Для этого планируемые работы и места пребывания работников управления группируются по определенным признакам и относятся на шкалу времени.

При рациональном распорядке руководитель хозяйства и специалисты в начале рабочего дня собираются вместе для согласования и корректировки плана работы. После этого руководитель хозяйства и аппарат управления работают в производственных подразделениях или конторе по личным планам-графикам, строго увязанным с согласованным общим распорядком дня.

Методика составления недельных графиков работ такова. Первоначально выделяется время и указываются часы и дни выполнения работ, общих для всего аппарата управления. К ним относятся оперативные совещания (наряды, собрания, производственные совещания и т.д.). Остальное рабочее время распределяется на выполнение функций, специфичных для каждого специалиста или руководителя.

В конце рабочего дня руководитель и специалисты собираются вместе для подведения итогов и конкретизации плана работы на следующий день. При наличии радио- и телефонной связи отпадает необходимость сбора всех работников аппарата управления на центральной усадьбе для проведения нарядов. Основные вопросы решаются с помощью средств связи. Для решения вопросов, требующих тщательного согласования, могут назначаться локальные встречи.

Важно, чтобы работники управления могли правильно планировать личное время, регулярно пользоваться выходными днями и отпусками. Для этой цели на предприятиях применяются скользящие графики выходных, дежурств в период напряженных полевых работ и праздничные дни, используется взаимозаменяемость, то есть рабочая неделя организуется таким образом, чтобы для большинства работников воскресенье было общим выходным днем. Второй выходной день для одной половины работников - суббота, для другой - понедельник; работающим в воскресенье предоставляются выходные дни в пятницу и субботу или в понедельник и во вторник.

В индивидуальных творческих танах предусматриваются конкретные мероприятия по совершенствованию техники и технологии производства, его организации и управления, улучшению условий труда работников, повышению на этой основе экономической эффективности производства. Специалисты хозяйства по этим планам осуществляют целенаправленную работу по широкому применению достижений науки и практики.

Контроль - завершающее звено плановой и организационной деятельности руководителя. Проверка выполнения личного плана и заданий исполнителями должна быть регулярной и последовательной. Это дисциплинирует руководителя и его подчиненных, ведет к более рациональному и эффективному использованию рабочего времени, повышению производительности управленческого труда.

Рациональность использования рабочего времени руководителем в значительной степени зависит от четкости и согласованности систем связей между ним, его заместителем, главными специалистами, начальниками цехов и отраслей. При текущем управлении трудовыми и производственными процессами система взаимодействия между руководителями всех рангов и специалистами должна исключать непроизводительные затраты рабочего времени и дублирование.

Исследования показывают, что неупорядоченный характер управленческой деятельности руководителя хозяйства может нанести такой ущерб общему процессу управления производством, который не компенсируется внедрением, например, самых современных технических средств, совершенствованием структуры управления и т. д.