Информационное обеспечение и делопроизводство в управлении предприятием апк

3.2. Семинар «информационное обеспечение и делопроизводство в управлении предприятием апк»

•

Цель занятия. Изучить содержание и организацию информаци­онного обеспечения управления и делопроизводства на предприя­тий АПК, приобрести навыки составления основных видов управленческих документов.

План семинара

1. Информационное обеспечение управления производством на предприятии АПК:

Понятие информации и предъявляемые к ней требования; классификация управленческой информации;

уровни информационного обеспечения управления;

виды внутрихозяйственных информационных систем и их фун­кции.

2. Документационное обеспечение систем управления на предприятии АПК:

понятие и нормативная база делопроизводства;

документ и его функции, классификация документов;

требования к оформлению управленческой документации;

системы управленческой документации, их назначение и состав; организация документооборота на предприятии АПК.

3. Совершенствование информационного и документационного обеспечения управления на предприятии АПК.

3.2.1. Практическое занятие «методика разработки управленческих документов»

Цель занятия. Освоить методику и приобрести навыки составления основных видов управленческих документов, изучить реализацию, правила и приемы делопроизводства на предприятиях АПК.

Условия и исходные материалы. Изучить теорию и ознакомить­ся с основами делопроизводства, его местом в системе управле­ния, видами документов и требованиями к их оформлению, орга­низацией делопроизводства и номенклатурой дел сельскохозяй­ственного предприятия.

Составить наиболее часто используемые в управлении пред­приятием АПК организационно-распорядительные документы:

Штатное расписание;

документы по личному составу (заявление, резюме для трудо­устройства, проект трудового контракта, личный листок по учету кадров);

приказы и распоряжения по основной деятельности; докладные и объяснительные записки; протоколы и акты; договоры; служебные письма; деловые письма.

Записать документы в журнал регистрации входящей и исходя­щей корреспонденции.

Подготовить документы для сдачи в архив. Порядок и методика выполнения задания. Любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработ­кой и передачей информации. Информационное обеспечение про­цесса управления на предприятии АПК осуществляется с помощью документов, которые являются основными носителями информа­ции. Четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом зависят от правильной организации делопроизводства.

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечиваю­щая документирование и организацию работы с документами. В основе делопроизводства лежит документ —зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю­щими ее идентифицировать. Любой официальный документ од­новременно выполняет несколько функций, среди которых выде­ляют общие (информационная, социальная, коммуникативная, культурная) и специальные (управленческая, правовая, истори­ческая).

Работники аппарата управления предприятия АПК. распола­гают общим информационным банком данных, но каждый из них на своем функциональном уровне выполняет специфичес­кие виды работ, вносящие определенный вклад в создание доку­мента.

Руководители участвуют в разработке конкретных вопросов, принимают по ним решения и подписывают отражающие их до­кументы. Специалисты соответствующего профиля, кроме того, выполняют вспомогательные операции, документируют проекты решений. Технические исполнители осуществляют информаци­онное обслуживание аппарата управления: получение, обработку, передачу и хранение документов.

Правильная организация системы делопроизводства предпола­гает выполнение следующих функций и работ.

1. Сбор информации, печатание материалов, необходимых ру­ководству для принятия оптимальных решений по вопросам дея­тельности хозяйства, систематический контроль за выполнением приказов, распоряжений, отдельных поручений.

2. Обеспечение отчетности на основе достоверной документа­ции в строгом соответствии с имеющимися положениями и инст­рукциями.

II Управлении в АПК

3. Организация систем приема, регистрации входящей и исхо­дящей корреспонденции, ее обработки, доведения до исполните­лей, контроль за исполнением, а также хранение и выдача спра­вок, архивных документов по просьбе лиц, нуждавшихся в них, в соответствии с существующими инструкциями.

4. Прием, регистрация, направление исполнителям заявлений, жалоб и предложений работников, контроль за ответами на них.

5. Получение бланков строгой отчетности, штампов, печатей и обеспечение их надежного хранения.

6. Ознакомление работников с должностными обязанностями и распорядком дня.

7. Подготовка к проведению общих собраний, совещаний, за­седаний, обеспечение руководителей необходимыми материалами по обсуждаемым вопросам, а также оформление протоколов и другой документации, связанной с ними.

8. Составление и оформление заявок, получение и хранение стандартных, типовых, специальных бланков документов.

9. Проверка состояния рабочих мест аппарата управления, их соответствия требованиям научной организации труда, наличия средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, оборудова­ния и аппаратуры.

10. Организация повышения квалификации работников аппа­рата управления по делопроизводству, ознакомление их с инст­рукциями, рекомендациями, стандартами, документами и литера­турой по этим вопросам.

В сфере управления предприятием АПК выделяют две системы документации: организационно-распорядительную и специаль­ную.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — сис­тема, применяемая при оформлении распорядительно-исполни­тельной деятельности работников аппарата управления. В составе ОРД выделяют подсистемы организационной, кадровой, распоря­дительной и справочно-информационной документации.

К организационной относится нормативная документация, рег­ламентирующая правовой статус предприятия и его структурных подразделений, функции, права и обязанности органов управле­ния и должностных лиц: устав предприятия, положения о струк­турных подразделениях, службах управления, должностные инст­рукции, штатные расписания, правила.

Документы по личному составу (кадровые) характеризуют право­вую, трудовую и служебную деятельность работников организа­ции, учреждения: приказы по личному составу, заявления, трудо­вые контракты, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, доверенности, расписки и т. д.

К распорядительной документации относятся постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Особенность этой подсистемы состоит в том, что ее состав для каждого уровня управления устанавливается соответствующими органами управле­ния или должностными лицами.

Справочно-информационная документация включает служебную переписку, справки, протоколы, акты, докладные, объяснитель­ные записки, предложения, представления, извещения, сводки и т. д. Эта система — самая большая среди подсистем ОРД.

Специальная документация отражает специфику управления от­дельными предприятиями, обслуживает функции управления производством: плановая, финансовая документация, документа­ция по бухгалтерскому и статистическому учету, маркетингу и др.

В штатных расписаниях сельскохозяйственных предприятий не предусмотрены работники, занимающиеся только делопроизвод­ством. Зги функции выполняют экономический отдел, бухгалте­рия, специалисты, управляющие, бригадиры и в значительной мере (по канцелярской части) секретари руководителей. Поэтому всем руководителям и специалистам, особенно работникам эко­номической службы необходимо знать основы делопроизводства, уметь оформлять документы.