Лекция 18 документационное обеспечение системы управления План:

1. Понятие и нормативная база делопроизводства

2. Системы управленческой документации

3. Организация документооборота на предприятии

4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения управления на предприятиях АПК

1 Понятие и нормативная база делопроизводства

Информационное обеспечение процесса управления агропромышленным производством осуществляется с помощью документов, которые являются основными носителями информации, поэтому четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом зависят от правильной организации делопроизводства.

Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы стал употребляться термин «документационное обеспечение управления». Этот термин подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства, основанную на использовании в работе с документами современных вычислительной техники и информационных технологий.

Под документированием понимают регламентированный процесс записи, обеспечивающий ее юридическую силу. При этом создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи (документы, видеограммы и др.).

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях с использованием этих носителей (магнитные ленты, диски) и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации.

Любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специальные функции документа.

К общим функциям документа относятся:

информационная — создается для сохранения информации;

социальная — является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью; коммуникативная — выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;

культурная — средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.

Специальные функции документа следующие:

управленческая — важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.);

правовая — средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

исторического источника — выступает в качестве источника научных сведений.

Документационное обеспечение управления — важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов РФ) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные системы документации (УСД); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы.

Основу законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который регулирует гражданские правоотношения, в том числе в сфере информации и делопроизводства (устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица и др.). Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документами регулируются специальными федеральными законами.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является из­данная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной. Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления.

В первом разделе ГСДОУ указаны цели системы, порядок ее распространения, использования и внедрения, обязанности должностных лиц на разных уровнях управления.

Во втором разделе приведены основные требования к документированию управленческих действий, то есть созданию управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТов.

В третьем разделе подробно рассматриваются вопросы организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы, контроля за исполнением документов.

В четвертом разделе обосновывается необходимость перехода к принципиально иной и более эффективной информационной технологии в сфере управления, основанной на включении технических средств механизации и автоматизации работы с документами на базе современных персональных ЭВМ. Компьютеризация процессов управления создает условия для безбумажного документооборота и значительного сокращения в оперативной управленческой работе числа традиционных документов — справочных, информационных и др.

В пятом разделе изложены задачи и структура службы документального обеспечения управления, нормирование труда работников службы, организация рабочих мест и условия труда.

Рекомендательная часть ГСДОУ дополняет и разъясняет нормативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их составлении и в работе с ними.

Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается, прежде всего, установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (название, адресат, подпись, текст, печать и др.). Современные требования к оформлению управленческой (административной) документации определяются государственным стандартом (ГОСТом) Р.6.30—97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления, независимо от отраслевой принадлежности. Эта система определяется как комплекс взаимосвязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования ЭВМ, в том числе требования к бланкам, оформлению реквизита и др.