«Использование графиков в управлении производством»

Цель занятия. Изучить основные типы графиков, используемых для управления, и освоить методику их построения.

Условия и исходные материалы. По заданным преподавателем условиям разработать несколько типов графиков: число, виды и содержание графиков зависят от профиля подготовки студентов 11 отведенного времени. Целесообразно использовать данные из годового отчета и производственно-финансового плана хозяина, в котором студенты проходили практику (составляют сельскохозяйственных культур, размеры посевных площадей, поголовье скота, объемы реализации продукции и т. д.), а также технологические карты с указанием сроков проведения работ, другие источники.

Порядок и методика выполнения задания. В управлении кроме основных, широко при меняют другие графики. Цель их использования - исследование, проектирование, моделирование и анализ структуры и процесса управления.

Особое значение графиков в управлении обусловлено тем, что изучаемых в этой области знаний предмет не носит вещественно­го, физического характера, а представляет собой определенную систему (связей, пропорции и отношений). Чтобы отчетливо ото­бразить эту систему или хотя бы ее часть, удобно прибегнуть к графическому изображению.

Графические методы позволяют изучать громоздкое текстовое описание изучаемой системы в статике и динамике, благодаря чему позволяют обозримость, наглядность и целостность ее вос­приятия, выявляются недостатки в организации структуры управ­ления и управленческих процедур.

График дающий возможность найти элементы дублирования в управленческой деятельности, выявить резервы времени. Пользу­ясь ими, можно сбалансировать потоки и объемы информации между структурными подразделениями и отдельными работника­ми, а так же выявить неудачное распределение функций, о чем бу­дут свидетельствовать запутанные линии взаимодействия.

График, применяемые в управлении, можно разделить на три группы.

К l-й группе относятся программы, отражающие структуру и функции управления как в статике, так и в динамике, в основном без количественных характеристик. Их используют для выявления системы Субординации или зависимости подразделений и основ­ных функций, выполняемых отделами, службами и работниками аппарата управления. Программы характеризуют также порядок обмена информацией.

Во 2-ю группу входят диаграммы и номограммы - графики ко­личественных отношении.

3-ю группу составляют графики, отображающие расположение предметов явлений во времени (хронограммы) и в пространстве (топограммы).

Большинство графиков, используемых в управлении входят в l-ю групп: классификационные и классификационно-аналити­ческие, оргсхемы, оперограммы, документограммы и др.

К классификационным и классификационно-аналитическим отно­сятся графики использования рабочего времени, простоев рабочей силы и технических средств, состава персонала по профессиям или другим признакам и т. д.

Организационные схемы (оргсхемы) применяют для наглядного отображения существующей структуры и организации предприя­тия, подчинения и соподчинения структурных подразделений и ра­ботников, находящихся на разных степенях управления, распреде­ления функции и границ полномочии и др. По ним можно опреде­лять изменение соотношения линейных и функциональных связей на предприятиях при совершенствовании структуры управления.

Схемы рабочего процесса (оперограммы) служат эффективным средством совершенствования управления, выявления ступени участия служб и отдельных работников в осуществлении тои или иной операции.

По форме изображения оперограммы делятся на координатные

и символические. Координатные оперограммы представляют со­бой таблицы в подлежащем которых указаны исполнители, а в сказуемом - 'операции в хронологической последовательности. Координатные оперограммы заметно облегчают анализ взаимо­связей и взаимозависимостей в системе управления. Их можно ис­пользовать не только для исследования существующей организа­ции труда, но и для проектирования новой.

Символическая оперограмма - это графическая модель про­цесса, на рабочем поле которой отдельные операции или этапы работ размещены при помощи специальных условных обозначений: прямоугольников, кружков и т. д., соединенных между собою соответствующими линиями.

Анализ оперограмм позволяет совершенствовать рабочий про­цесс на основе упрощения и сокращения отдельных элементов ра­бот, уточнения хода операций, перераспределения их между служ­бами и исполнителями.

Документограммы дают возможность проследить все операции, связанные с выработкой документов, проанализировать целесооб­разность их перемещения и методов обработки, установить повто­ряемость реквизитов. На основе анализа документограмм можно вносить предложения о возможностях унификации и типизации форм документов, изменения реквизитов и т. д.

В отличие от документограмм карты документооборота отража­ют не только формы отдельных документов, но и действия, произ­водимые с ними. С этой целью карты документооборота увязыва­ют с организационными схемами и с последовательностью опера­ций по их обработке.

Из графиков количественных отношений (2-я группа) можно выделить диаграммы сравнения величин и структурные. По диаг­раммам сравнения величин прослеживаются изменения взаимосвя­занных величин, динамика показателей развития предприятия, отклонения от плановых заданий при осуществлении оперативно­го управления производством и т. д.

Структурные диаграммы используют для отражения структуры сравниваемых совокупностей по процентному соотношению в них отдельных элементов. На практике чаще всего применяют столбиковые и круговые (секторные) диаграммы. При построе­нии диаграмм изучаемые величины изображают в принятом мас­штабе.

Чтобы уяснить соотношения (пропорции) и динамику опреде­ленных показателей, в управлении предприятиями широко ис­пользуют аналитические графики-диаграммы, выражающие количественные отношения. Это графики сравнения величин (простые и групповые), их изменения и распределения.

Широкое распространение в практике управления получили планово-контрольные графики, в которых отражаются процессы во времени и дается характеристика этих процессов (3-я группа графиков). Этот тип графиков часто при меняют для оперативно-­календарного планирования и контроля за ходом выполнения работ. Планово-контрольные графики отражают план и выпол­нение его во времени, отклонения от плана и их причины. Коли­чественное выражение плана на определенный отрезок времени принимается за 100 %, при этом объем производимой работы и время образуют единицу учета. Для составления такого графика необходимо иметь плановое задание и данные о фактическом его выполнении.

Существует множество планово-контрольных графиков. Наи­более распространены линейные графики, которые условно мож­но подразделить на два вида: с постоянным плановым заданием (нормой) и с переменным.

Топограммы - это графики, отображающие расположение ве­щей и явлений в пространстве (топографические карты, планы организации земельной территории, расположения предметов и рабочих мест, маршрутные графики перемещения предметов тру­да с одного рабочего места на другое, персонала управления по территории хозяйства).

Графики служат для решения конкретных организационных задач, поэтому прежде всего необходимо проанализировать эти за­дачи и, исходя из результатов анализа, решить, какие графики применимы в данном случае. Строить график начинают с отбора данных, которые надо отобразить, затем определяют его формат, символы, порядок их расположения, масштаб шкалы. Необходимо следить за тем, чтобы график отвечал следующим требованиям: точно отображал наиболее важные и существенные сведения и факты; его формат (размеры и пропорции) соответствовал назна­чению, целям и задачам.

График должен быть простым и понятным, удобным в обраще­нии, хранении, технически хорошо выполненным.