3. Подготовка документов для сдачи в архив

В подразделениях сельскохозяйственных предприятий доку­менты должны храниться год после окончания текущего года. По истечении этого срока дела сдают в архив.

Подготовка к сдаче дел в архив включает: проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описей на дела с постоянным и долговременным сроком хранения.

Для проведения экспертизы создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Она оформляется приказом директора и включает 3—5 человек. Как правило, в экспертную комиссию входят и специалисты экономической службы.

Правила работы экспертной комиссии отражены в Положении об экспертной комиссии конкретного учреждения. Работа экспер­тной комиссии по определению сроков хранения документов на­чинается с рассмотрения проекта номенклатуры дел, то есть с со­здания документов на предприятии. После рассмотрения номенк­латура утверждается руководителем сельскохозяйственного предприятия.

Отнесение документов к определенным делам в соответствии со сроком хранения — первый этап работы экспертной комиссии. Главная ее работа начинается после формирования документов в дела — проводится экспертиза их ценности и отбор дел постоян­ного хранения, составление на них описи и утверждение ее в соот­ветствующем архивном органе. После этого дела, отобранные на постоянное и временное хранение, включают в соответствующие описи, а на дела, сроки которых истекли, составляют акты об от­боре к уничтожению.

Литература

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фир­мы (на основе ГОСТов РФ). — 3-е изд., перераб. и доп. — М., 1996.

2. Королев Ю. Б. и др. Основы документационного обеспечения управле­ния.-Ч. !, 2.-МСХА, 1998.

З. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: Учебник, —М.: ИНФРА-М, 1998.

4. Кузнецова Т. В. Секретарское дело. — М.: ЗАО «Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 1997.

5. Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству (руководство К составлению). — М.: ПРИОР, 1998.

6. Управление в АПК/Под ред. Ю. Б. Королева. — М.: Колос, 2002.

Управление качеством труда и продукции

3.3. Семинар «организация управления качеством труда и продукции»

•

Цель занятия. Изучить теоретические аспекты организации уп­равления качеством труда и продукции в сельском хозяйстве.

План семинара

1. Сущность категории «качество».

2. Современное представление о качестве труда и продукции (услуги).

3. Качество как объект управления.

4. Управление качеством на предприятиях АПК.

Методические указания. Качество как социально-экономичес­кая категория носит двоякий характер. С одной стороны, это со­вокупность объективно существующих свойств и характеристик, определяющих потребительную стоимость продукции; с другой — субъективное представление потребителя о продукции.

Качество — комплексная категория, отражающая эффектив­ность всех сторон деятельности предприятия.

Следует различать предметное и функциональное качество. Предметное качество — это качество определенного предмета, вещи, их способность удовлетворять ту или иную потребность; функциональное качество — уровень удовлетворения потребности независимо от предметного, вещественного воплощения.

Различают также общее и специфическое качество. В различ­ных регионах сложились разные представления о важности и ка­честве товаров; однако есть товары, которые пользуются спросом во всем мире. В первом случае мы имеем дело со специфическими представлениями о качестве отдельных групп покупателей, отра­жающими культурно-исторические, социальные, хозяйственные особенности этих групп; во втором —со всеобщим признанием товара. Пример специфического качества — региональное каче­ство. Учет регионального качества важен при анализе отдельных рынков сбыта, для понимания запросов потребителей, а также при построении систем управления качеством, в большей мере соот­ветствующих местным условиям.

Качество труда — характеристика труда, отражающая степень его сложности, напряженности (интенсивности), условия и зна­чимость для развития экономики. Оно измеряется посредством тарифной системы, позволяющей дифференцировать заработ­ную плату в зависимости от уровня квалификации (сложности труда), условий, тяжести труда и его интенсивности, а также зна­чимости отдельных отраслей и производств, районов, террито­рий для развития экономики страны. Качество труда находит вы­ражение также в заработной плате работников, складывающейся на рынке труда под воздействием спроса и предложения рабочей силы.

Качество труда как категория включает различные факторы: экономические (сложность труда, квалификация работника, на­родно-хозяйственное значение отрасли, условия труда, трудовой стаж); личностные (умелость, добросовестность, оперативность, инициатива, творческая активность, трудовая дисциплина); организационно-технические (привлекательность труда, харак­тер и насыщенность производства оборудованием, уровень тех­нологической организации производства, рациональная органи­зация труда); социально-культурные (коллективизм, социальная активность, культурное и нравственное развитие).

Качество продукции (услуги) — определенная совокупность свойств продукции (услуги), потенциально или реально способ­ных в той или иной мере удовлетворять потребности при их ис­пользовании по назначению, включая утилизацию или уничто­жение.

Качество продукции (услуги) не имеет однозначной трактов­ки как в отечественной, так и в зарубежной литературе. Напри­мер, в международных стандартах серии ИСО 9000 качество оп­ределяется как совокупность свойств и характеристик продукции или услуги, которые придают им способность удовлетворять обусловленные или предполагаемые потребности. В ряде зару­бежных источников качество рассматривается как соответствие требованиям потребителей, а иногда как пригодность к эксплуа­тации. Однако подобный подход требует дополнительных пояс­нений.

В условиях конкуренции на мировом рынке высокое качество продукции (услуги) воспринимается как стратегический коммер­ческий приоритет и источник национального богатства, так как оно во многом определяет престиж государства и общества в це­лом, является важнейшей составляющей конкурентоспособности и ключом к ней.

Управление качеством — это целенаправленный процесс воз­действия на объекты управления, осуществляемый при создании и использовании продукции (услуги), для обеспечения уровня каче­ства, удовлетворяющего требованиям потребителей и общества в целом.

Управление качеством строится на следующих принципах: це­ленаправленность, плановость, непрерывность, интенсивность, системный подход, комплексность, оптимальность, постоянное совершенствование, стремление к росту конкурентоспособности предприятия.

Управление качеством продукции—составная часть управле­ния производством в целом. Оно заключается в выработке поли­тики в области качества, четкой и хорошо организованной работе по выявлению спроса, созданию, изготовлению и обслуживанию продукции, контролю.

Средства управления качеством включают:

оргтехнику, средства связи, которые используют органы управ­ления и лица, управляющие выполнением специальных функций в системах управления качеством;

банк нормативной документации, регламентирующей показа­тели качества продукции и организующей выполнение специаль­ных функций по управлению им;

метрологические средства — государственные эталоны, сред­ства измерений;

регламентирующие документы государственной системы обес­печения единства измерений (ГСИ);

базу государственной службы стандартных справочных данных о свойствах веществ и материалов (ГССД).

Функции, выполняемые предприятием в отношении качества как объекта управления, следующие:

нормирование (стандартизация, сертификация, аттестация);

технологическая подготовка производства (достаточное мате­риально-техническое снабжение, сортовые семена, элитные поро­ды животных, высокий уровень обслуживания и др.);

повышение квалификации кадров, стимулирование, усиление ответственности за качество;

контроль за ходом производственных процессов с помощью информационного и метрологического обеспечения.

Продукты питания и другая продукция АПК составляют круп­нейшую группу товаров конечного потребления. От безопасности и качества этих товаров зависят жизнь и здоровье граждан, а также продовольственная безопасность России.

В условиях жесткой конкуренции с зарубежными товаропро­изводителями качество отечественной продовольственной про­дукции становится важнейшим фактором, определяющим не только возможность удовлетворения спроса, но и самого суще­ствования предприятий отрасли.

Конкурентоспособность товара складывается из технического Уровня продукции и полезности товара для потребителей, выра­жающейся через функциональные, социальные, эстетические, эргономические, экологические его свойства. Высокое качество товара способствует увеличению спроса на него, росту прибыли.

Формирование и обеспечение высокого качества продукции в АПК имеют ряд особенностей, вытекающих из специфики комп­лекса. К ним следует отнести необходимость:

обеспечения параметрических свойств конечной продукции, соответствующих требованиям безопасности и здравоохранения, качества продуктов питания, их питательности, адаптированности к сезонному характеру производства основных отраслей АПК, влиянию фактора времени на осуществление циклов производ­ства, переработки и реализации продукции;

учета локализации агропромышленного производства в опре­деленных географических зонах и микрозонах с различными при­родными условиями;

учета действия тормозящих производство и нередко неуправля­емых факторов (засухи, наводнения, эпидемии, нашествия вреди­телей растений и т. д.).

В сельском хозяйстве не всегда можно сразу оценить качество труда при выполнении отдельных операций (заделка семян, вне­сение удобрений и т. д.). Брак в этой отрасли устраняется только частично, так как иначе могут быть упущены оптимальные сроки, необходимые для нормальной вегетации растений. Это касается и животноводства (плохое качество кормов, воды, недостаточный уход трудновосполнимы).

В системе стандартов сельскохозяйственных предприятий особое место занимают специальные (технологические) стандар­ты. Они определяют типовые технологию механизированного возделывания культур и технологические процессы в животно­водстве, правила товарной обработки и упаковки продукции, ус­ловия ее транспортировки и хранения, методы контроля техно­логических процессов и др.

Рассредоточенность производства затрудняет организацию контроля и оперативное управление качеством. Кроме того, усло­вия производства связаны с социально-демографической и эконо­мической ситуацией в регионе. Для сельского хозяйства характер­ны низкая техническая оснащенность и слабое применение ин­формационных технологий, методов контроля.

Основными причинами низкого качества продукции АПК мо­гут быть:

отсутствие необходимой материально-технической базы;

несвоевременное проведение технологических операций, недо­статочные профессиональные знания исполнителей, слабая ответ­ственность за выполняемую работу;

отсутствие четких критериев оценки качества труда и продук­ции, эффективной системы контроля;

отсутствие действенной системы мер материального и мораль­ного стимулирования работников за достижение высоких каче­ственных показателей;

несовершенство системы управления производством;

другие факторы (низкое качество почв, низкодостаточное приме­нение средств защиты растений, низкопродуктивный породный со­став животных, недостаточное количество и плохое качество кормов, нехватка технических средств, неотработанная технология и т. д.).