2 Уровень информационного обеспечения и внутренняя система информации

В систему информационного обеспечения входят звенья формирования и сосредоточения информации; каналы движения информации (коммуникации); носители информации; технические средства преобразования информации (сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и т. д.).

Управленческая деятельность на различных иерархических уровнях требует различных видов информации (табл. 6).

Таблица 6 - Используемая информация в зависимости от уровня управления

Уровень управления	Используемая информация
Стратегический	Внешняя и внутренняя — для перспективного планирования и прогнозирования деятельности предприятия
Подразделением	Внешняя и внутренняя — для руководства деятельностью подразделений предприятия и контроля
Оперативный	В основном внутренняя — для планирования, осуществления повседневной производственной деятельности и контроля

На стратегическом уровне руководители нуждаются в информации, которая помогает планировать и принимать решения о долгосрочных направлениях деятельности предприятия. Для этого необходимо всесторонне проанализировать внешнее окружение. Информация должна быть комплексной и ориентированной на перспективу.

Информация, необходимая на уровне управления подразделением, касается направляющих и контрольных действий по отношению к подчиненным.

На оперативном уровне руководителей интересует ежедневное выполнение различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу подразделений.

Регистрация информации прежде осуществлялась в различного рода документах — книгах, на карточках, в формулярах и т. д. С появлением на предприятиях компьютеров возможности накопления информации резко возросли, а задача ее сбора и хранения облегчилась.

Успешное руководство предприятием в современных условиях требует применения высокоэффективной внутрихозяйственной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств и технологий.

Информационная система представляет собой совокупность информационных процессов и включает в себя собственно информацию, а также способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, предоставление и использование. Управляющие информационные системы призваны последовательно реализовывать принципы единства производственного процесса, информации и организации на основе применения технических средств, аналитических методов обработки и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Выделяют простые и сложные информационные системы.

Простые информационные системы обеспечивают передачу информации от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки (например, одноразовые устные сообщения, сообщения по телефону, факсу и т. д.). При этом формирование управляющего решения (выходного документа) и его реализация осуществляются непосредственно управляющим лицом. Простые информационные системы характерны для нижних уровней управ­ления предприятием (звено, бригада и т. д.).

В сложных информационных системах существуют параллельные потоки первичной информации от мест ее возникновения. Переработка такой информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимые для получения вариантов управленческих решении. Сложные информационные системы — основной вид информационных систем в сельском хозяйстве.

В зависимости от места обработки различают централизованные и децентрализованные информационные системы.

Важнейшими классификационными признаками информационных систем являются уровни механизации (на базе оргтехники) и автоматизации (на базе ЭВМ) процессов передачи и обработки информационных потоков. По этому признаку выделяют три вида сложных информационных систем: с низким, средним и высоким (автоматизированным) уровнем развития.

Нередко полученная информация не отвечает требованиям современных систем управления. К недостаткам информации относятся следующие:

• расхождение плановых, отчетных и фактических данных;

• запутанность потоков поступления;

• многократное дублирование;

• запаздывание;

• чрезмерность и громоздкость документации;

• отсутствие эффективных средств обработки.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем их сквозного построения и совместного использования. Это позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить число показателей, уменьшить объем информационных потоков. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, то есть предоставление ее пользователям для решения научно-производственных задач. Создание благоприятных условий для распространения информации предполагает проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка — важные факторы повышения эффективности производства. Ответственную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к единой внутрифирменной сис­теме сбора, обработки, хранения и предоставления информации (ВСИ). Деятельность в сфере обработки информации была переориентирована на конечные цели: удовлетворение потребностей в ней руководителей на всех уровнях внутрихозяйственного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы ее обработки.

Внутрихозяйственная система информации выполняет следующие функции:

• определение характера и содержания необходимой каждому конкретному руководителю информации для оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью предприятия;

• определение потребностей в технических средствах предприятия в целом и каждого руководителя для обеспечения их необходимой информацией;

• централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

• обеспечение высокого уровня сбора, хранения и предоставления информации;

• разработка программных средств, прикладных программ и др.

Важное значение в информационном обеспечении имеет технология информационной деятельности. Она включает такие понятия, как материально-техническая база информационной деятельности; виды информационной технологии; носители информации, информационные базы данных; система ведения записей; создание пакетов прикладных программ. Современная материально-техническая база информационной деятельности позволяет использовать во внутрихозяйственной системе информации ЭВМ крупногабаритные и персональные; микропроцесоры; средства телекоммуникаций; электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной ЭВМ, множительную технику, средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления производством ЭВМ целесообразно использовать:

• для разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

• контроля движения запасов материалов, необходимых в процессе производства;

• расчета заработной платы;

• контроля за поступлением заказов;

• анализа данных о сбыте продукции;

• регистрации поступления платежей;

• ведения учета и отчетности и др.

Контрольные вопросы и задания

1. Что понимают под управленческой информацией?

2. Каковы основные признаки классификации информации?

3. Назовите основные уровни информационного обеспечения.

4. Что представляет собой информационная система предприятия?

5. Каковы основные функции внутрихозяйственной системы информации?