Литература

1.Гончаров В. В. Высшего управленческого персонала.Поиска совершенства управления: М .«Сувенир», 1993.

2. Менеджмент в АПК/под ред. Ю Б Королева.-М.: Колос 2000

3 Организация управленческого труда в сельском хозяйстве / Под ред. В. А. Тихон . М .

4. Управление в АПК/под ред. Ю. Б. Королева. - М.: Колос, 2002.

Процессы и технология управления

2.7. Практическое занятие по теме методика подготовки и проведения производственного совещания (деловая игра»)

Цель занятия. Изучить технологию подготовки и проведения служебных совещаний и оперативных планов-нарядов.

Условия и исходные материалы. По заданной преподавателем ситуации и разработанному сценарию с учетом изложенной ниже методики подготовить и провести служебное совещание .

Из числа студентов назначить руководителя, который опре­делит тему совещания и распределит роли специалистов и руко­водителей сельскохозяйственного производства между членами студенческой группы (число участников не менее 20-25).

Порядок и методика выполнения задания. В связи с переходом на рыночные отношения и усложнением задач управления на сельскохозяйственных предприятиях возникает необходимость коллективного обсуждения принимаемых решений на производ­ственных совещаниях. Помимо прямого назначения каждое ра­ционально организованное деловое совещание выполняет важ­ную учебно-воспитательную функцию: сотрудники учатся, в пер­вую очередь у руководителя, мыслить масштабно, подходить к обсуждаемой проблеме комплексно, всесторонне, учитывать не только ближайшие, но и отдаленные последствия разбираемых на совещании вариантов решений. При этом они обучаются культуре речи, грамотности и четкости изложения мыслей, уме­нию аргументировать и отстаивать свои позиции.

Для большинства участников пребывание на деловом совеща­нии - возможность видеть и слышать руководителя, сотрудников, учиться у них.

Руководитель, планируя совещание, должен продумать, как его провести, чтобы получить наибольшую отдачу.

Совещание оправдывает себя, если оно проводится:

для обсуждения вопросов, решение которых требует участия компетентных специалистов;

для выработки и согласования совместной программы или пла­на действий различных лиц, служб или отдельных подразделений хозяйства.

Не следует собирать совещание только для того, чтобы «под­строить» свое решение. За правильность решения ответствен­ность в любом случае несет руководитель, а не участники сове­щания. Основная цель совещания - выработка конкретного кол­лективного решения. Это должно отражаться в его повестке.

По назначению и характеру можно выделить следующие виды

совещаний:

связанные с выработкой и принятием решений; организацией выполнения уже принятого решения; по итогам какого-либо решения с целью его оценки.

На практике при организации и проведении совещаний руко­водителями и специалистами сельского хозяйства нередки недо­статки, наиболее характерные из которых следующие: низкая ква­лификация работников аппарата управления; неправильная орга­низация информационных каналов для целей управления; недостаточно творческий подход руководящих работников всех ступеней к специальным производственным вопросам, при реше­нии которых следует определять не только цели, но и способы до­стижения; узко функциональное понимание работы управленчес­кого аппарата, влекущее за собой недостаток сотрудничества меж­ду подразделениями; неправильное разделение полномочий и ответственности между вышестоящими и нижестоящими руково­дителями; неясная линия управления; несоответствие между вре­менем подготовки к совещанию, его длительностью и результата­ми; плохая подготовка материалов, особенно при предваритель­ном обсуждении вопроса подразделениями.

Существенный недостаток коллективного обсуждения вопро­сов на многих собраниях и совещаниях - неумение кратко изла­гать мысли. Растянутые доклады и выступления поглощают цен­ное время и отвлекают от сути обсуждаемой проблемы. Руководи­телю необходимо овладеть навыками содержательного, точного и краткого изложения своих мыслей.

Подготовка совещания включает ряд действий: принятие решения о проведении совещания; определение тематики;

формирование повестки дня;

определение задач;

уточнение состава участников; ориентировочная продолжительность; дата и время начала совещания;

подготовка руководителя, доклада и проекта решения; предварительная подготовка участников;

выбор помещения..

Обязанности руководителя по подготовке совещания:

1. Четко определить тему совещания.

2. Разработать конкретную повестку дня, наметить наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. Ис­ходить следует прежде всего из психологических критериев. Начи­нать лучше с того вопроса, решить который легче.

3. Определить состав участников совещания. На совещание следует приглашать только работников, участие которых действи­тельно необходимо и при отсутствии которых оно было бы неэф­фективным.

Среди работников нужно выделить тех, кого обсуждаемые вопросы касаются непосредственно, кого они касаются в меньшей степени и кого непосредственно не касаются. Сотрудников после­дних двух групп достаточно после совещания ознакомить с пись­менными материалами.

Проблемное совещание должно проводиться в узком кругу компетентных работников. Отсутствие любого из них снижает ка­чество обсуждения и принимаемых решений. Оптимальный вари­ант - когда число участников совещания и число активно уча­ствующих в обсуждении вопроса совпадают. Участниками инст­руктивного и оперативных совещаний должны быть исполнители и (или) их непосредственные руководители.

Приглашения работникам, которые примут участие в совеща­нии, желательно разослать заранее. Из приглашения должны быть ясны тема и цель совещания.

4. Определить время и место проведения совещания. Дата сове­щания должна быть реальной и учитывать время, необходимое для его подготовки.

Следует избегать внеплановых совещаний, как правило, недо­статочно эффективных, снижающих уровень культуры служебных взаимоотношений. Совещания желательно проводить в начале или в конце рабочего дня или после обеденного перерыва.

Длительность оперативного совещания должна составлять ори­ентировочно 20-30 мин, а деловых совещаний - 1,5-2 ч. Рас­смотреть любой вопрос можно за 40-45 мин.

В приглашении на деловое совещание следует указывать, кроме времени его начала, время ожидаемого окончания. Если люди ориентированы на определенное время окончания совещания, то его длительность сокращается примерно на 5-10 %. Кроме того, это позволит работнику спланировать оставшееся до конца рабо­чего дня время.

5. Подготовить самому или поручить соответствующему специ­алисту подготовку доклада по обсуждаемому вопросу.

6. Подготовить участников совещания, заблаговременно озна­комить их с повесткой дня и со всеми необходимыми материала­ми, чтобы у них было время определить свою точку зрения по об­суждаемым вопросам.

Отсудиться в том, что участники совещания зна­ком, пунктами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии. Ознакомление с ними следует организовать до начала совещание, предоставив участникам соответствующие материалы, до­кументы,

Обязанности участников по подготовке совещания:

1. Изучить состояние дел в отрасли или подразделении, кото­рые они представляют.

2. Проанализировать те аспекты обсуждаемых вопросов, кото­рые имеют отношение к сфере их деятельности, и сформулиро­вать свою точку зрения на обсуждаемый вопрос.

3. Быть готовым выступить или ответить на те или иные вопро­сы, которые возникают в ходе обсуждения.

Обязанности руководителя по проведению совещания:

1. Во вступительном слове четко сформулировать цель совеща­ния, предложить его регламент и определить общую продолжи­тельность.

2. Обеспечить возможность участникам высказать свое мнение и разобраться в решаемых вопросах.

3. Не допускать развития неаргументированной дискуссии.

4. Воспитывать у выступающих привычку говорить сдержанно, негромко, не торопясь.

5. Не допускать прямых выпадов против оппонентов.

6. Проявлять особую осторожность при высказывании своего несогласия с чьей-то точкой зрения. В этом случае обсуждение бу­дет проходить активно, люди не почувствуют себя скованными, будут держаться непринужденно.

7. Соблюдать регламент. Его нарушение создаст неделовую об­становку на совещании.

Обязанности участников по проведению совещания:

1. По возможности не читать заранее подготовленный текст, а излагать его своими словами, имея перед собой тезисы, другие не­обходимые материалы.

2. Периодически резюмировать изложенные мысли, что способ­ствует лучшему восприятию основных положений выступления.

3. Завершить выступление конкретными предложениями.

4. Выступать кратко, не повторять сказанного предыдущими участниками совещания.

5. Высказывать свое мнение и свои предложения по корректи­ровке решения. Критиковать спорные положения, высказанные другими, но не человека, высказавшего их.

Ход служебного совещания отражается в протоколе. Правиль­ное ведение протокола имеет исключительно важное значение, так как юридическую силу приобретают только те решения, кото­рые нашли в нем отражение. Кроме того, протокол позволяет про­верить оптимальность принятых решений, контролировать их ис­полнение.

Протоколы бывают полные и ее в полных протоколах сжато передается содержащие документы выступлений участников за­седания (совещания) и полностью на принятые решения. В кратких протоколах записывают только вопросы повестки дня, рассматри­ваемые на заседании (совещания) воспринятые по ним решения. Форма протокола служебного сознании приведена в разделе «Документация и делопроизводстве.

Решения могут приниматься следующими путями:

специально избранная комиссия представляет проект решения,

его зачитывают на совещании участника вносят в проект добавления и изменения, после чего рабочие утверждается,

председатель подводит итоги обещания и формулирует реше­ние.

Руководитель (председательствуют) должен ориентировать коллектив на четкие, прямые, доступные, не допускающие кри­вотолков решения.

Выполнение принятого на деле совещании решения - за­вершающая часть работы над хозяйственной проблемой. Следует заметить, что в решении должны б заложены все необходимые вопросы, облегчающие его реализацию.

По ряду задач решение должны включать в себя информацию не только о том, кто, где, когда средствами его выполняет, но и каким образом использовать должен построить свою работу по выполнению решения.

Контроль за выполнением решения осуществляет руководитель или специальный работник аппарата управления (секретарь ре­ферент и др.). Техника контроля может быть журнальной кар­точной, ручной, механизированной автоматизированной с по­мощью компьютера.

Ответственный за контроль должен регулярно информировать руководителя о ходе исполнения указания и сообщать о срывах, трудностях, чтобы своевременно устанавливать меры. Не рекомендуется принимать новое решение (производящие одно совещание по данному вопросу) до реализации предыдущего, доклады; какое и кто принял решение; кому из работников аппарата управления было разрешено выполнить решение и в ка­кие сроки.

В контрольный документ в последующие данные. Дата проведения совещания; содержащие обсуждаемого вопрос.