Питання до самоконтролю

1. Які етапи включає процес контролю?

2. Як менеджери можуть виміряти фактичні результати роботи?

3. Чому менеджери повинні визначати діапазон відхилень?

4. Які управлінські дії повинні почати менеджери на основі аналізу відхилення результатів роботи від запланованих стандартів?

5. Яким чином персонал організації може реагувати на проведення контролю?

6. Які рекомендації розробив Ньюмен для менеджерів, які б хотіли уникнути негативного впливу контролю на поведінку підлеглих?

7. Які характеристики повинні мати ефективні системи контролю?

11.3. Інструменти й методи управлінського контролю Навчальні цілі

• З'ясувати сутність інструментів й методів управлінського контролю.

• Оволодіти методикою використання інструментів й методів управлінського контролю у майбутньої професійної діяльності.

Інструменти та методи контролю докладно розглядаються в роботі С. Роббінса та М. Коултера (6).

При вивченні матеріалу необхідно з'ясувати сутність та зміст інструментів та методів використання контролю: інструментів інформаційного контролю (модель MIS), інструментів фінансового контролю (перевірка бюджетів, аналіз відносних показників), інструментів та методів операційно-виробничого контролю (контроль над витратами, контроль над закупівлями, системи замовлень, контроль технічного обслуговування, контроль якості, контрольні графіки), інструментів поведінкового контролю (спостереження, оцінка інтенсивності праці, дисциплінарна політика).

Основна мета використання інформаційної системи менеджменту - забезпечення управлінського персоналу точною й оперативною інформацією, необхідною їм у процесі управління й прийняття рішень. MIS характеризується не просто даними, а якраз інформацією. Дані являють собою вихідні, непроаналізовані факти. Інформація - це дані, представлені в придатній для використання формі.

Основними елементами розробки інформаційної системи менеджменту є: аналіз структури рішень, аналіз потреби в інформації, узагальнення рішень і забезпечення реальних можливостей і потужностей для обробки інформації.

Впровадження MIS вносить у діяльність менеджера цілий ряд змін: підвищується ступінь їхнього практичного залучення в робочий процес; поліпшується можливість приймати рішення; структура організації стає більше однорідною і органічною; змінюється принцип розподілу владних повноважень, заснованих на доступі до важливої інформації.

Бюджети забезпечують менеджерів кількісними нормами, на основі яких проводиться вимір фактичних показників споживання ресурсів організації і їхнє порівняння. Оскільки бюджети дозволяють виявляти відхилення між плановим і фактичним споживанням, вони є одним з діючих інструментів контролю. Аналіз відносних показників здійснюється за допомогою таких коефіцієнтів, як коефіцієнт ліквідності, коефіцієнт ефективності, операційні коефіцієнти. До типів контролю над витратами відносяться центри витрат. До інструментів і методів контролю над закупівлями відносяться збір та аналіз інформації про закупівлі, системи замовлень товарно-матеріальних запасів, модель економічного розміру замовлень (модель EOQ).

Модель EOQ служить для визначення оптимального співвідношення витрат на розміщення замовлень і поточних витрат. Для розрахунку найбільше економічно вигідного розміру замовлення необхідно знати прогнозовану потребу в даній продукції протягом певного часу, витрати на розміщення одного замовлення, витрати на придбання продукції й поточні витрати на зберігання й обробку всіх товарно-матеріальних запасів. До основних видів технічного обслуговування відносяться: профілактичний ремонт, відбудовний ремонт, умовний ремонт.

Контроль якості здійснюється за допомогою контрольного графіку TQM. Контрольні графіки TQM являють собою управлінські інструменти контролю, у яких відображаються результати вимірів за певний період часу й вказуються статистично встановлені верхня й нижня границі відхилень. Вони забезпечують можливість візуально визначати, чи не вийшов аналізований процес за встановлені межі.

Сучасний управлінський персонал застосовує наступні шість методів оцінки інтенсивності праці персоналу: письмові звіти (письмовий опис сильних і слабких сторін працівника, його фактичної продуктивності й потенціалу, а також вказівка аспектів, що потребують поліпшення); критичні події (ситуативні приклади основних ліній поведінки, що дозволяють чітко розмежувати ефективне й неефективне виконання робочих обов'язків); графічні рейтинги (бальна оцінка різних факторів інтенсивності праці по певній шкалі); поведінкові рейтинги (оцінка працівника по конкретним поведінковим аспектам, що визначають інтенсивність його праці); міжособистісні порівняння (порівняння працівників один з одним); цілі (оцінка ефективності працівників у досягненні реалістичних цілей, а також тих, які піддаються перевірці і виміру).

Основні принципи правила «розпеченої плити», що повинне лежати в основі будь-якої дисциплінарної політики, включають негайність (дисциплінарні санкції повинні без зволікання реагувати на порушення), попереднє попередження (покаранню повинне передувати вичерпне попередження), сталість (дисциплінарна політика повинна бути постійної) і знеособленість (дисциплінарна політика повинна засуджувати вчинок, а не особистість, що його зробила).

Чотирма організаційними факторами, які служать засобом непрямого контролю над поведінкою працівників, є процес відбору персоналу, культура організації, ступінь формалізації й навчання персоналу.