7.2. Прием заказа

Правильная организация приема заказа на банкет ш прием способствует успешному его проведению.

Заказ на обслуживание банкета принимает менедэ..^ или метрдотель. Он уточняет вид банкета (свадьба, юбилей др.) и предлагает заказчику ознакомиться с помещение! планом расстановки столов и размещения гостей, согласоед вает дату и время проведения банкета, количество участ ков, состав по возрасту, полу, национальности, метод служивания (банкет с полным или частичным обслужива. ем), предполагаемую стоимость заказа, особенное, оформления банкетного зала, подачи аперитива, вид муз! кального обслуживания.

Заказчику можно предложить несколько вариантов ранее подготовленного меню или вновь составить его с, j том возможного изготовления блюд и закусок, не входя! в меню ресторана. По желанию заказчика может быть нят заказ на фирменные кулинарные и кондитерские j.. лия, изготовляемые предприятием. Стоимость заказа or чивается заказчиком по ценам калькуляций.

В заказе указывается номер телефона, адрес и фами-i заказчика, порядок расчета (наличный, безналичный или . кредитной карте). После предварительного согласован» меню заказчик оплачивает 50% стоимости заказа, на щ нятые деньги ему выписывают приходный кассовый &рм и квитанцию к нему, которая вручается заказчику. 3ai регистрируется в специальной книге учета заказов на с служивание торжеств. Одновременно работник, принимав щий заказ, знакомит заказчика с правилами работы пр приятия, порядком обслуживания, возмещения возможг убытков по вине заказчика и гостей, с расценками на ог аренды залов, составляет контракт.

При окончательном согласовании меню (не позднее за два дня до начала торжества) менеджер или метрдс

совместно с заказчиком составляет заказ-счет в пяти эъ

плярах, который утверждается директором предприятия

служит расчетным документом. Номер заказа-счета де

соответствовать номеру данного заказа в книге учета за»

и и». Кассир, получив утвержденный заказ-счет и выписан­ный бухгалтерский приходный кассовый ордер, принимает "Т заказчика доплату за заказ, проставляет на всех экземп-шрах штамп «Оплачено», заверяет каждый экземпляр под­писью. Первый экземпляр менеджер или метрдотель пере­лает заказчику. Второй экземпляр заказа-счета остается у рч.нсира до дня обслуживания. В день обслуживания он пере­даст его в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом; тре-1ий— официанту, которому поручено выполнение заказа; •и-тертый и пятый— на кухню и в сервис-бар. Четвертый и питый экземпляры заказа-счета после выполнения заказа • ■даются в бухгалтерию.

Продукцию из кухни и сервис-бара отпускают по чекам, печатаемым на принтерах согласно заказу-счету. В процессе обслуживания заказчик может сделать дополнительный за-ка.ч, который он оплачивает наличными деньгами. Дополни­тельный заказ фиксируется на обратной стороне заказа-сче-П4 Об изменениях в заказе-счете заказчик должен преду­предить не позднее чем за сутки до начала банкета. В этом случае заказчику могут быть возвращены деньги или пред-•тжоны дополнительные услуги (подача шампанского, фрук-II т. коктейлей, аперитива, если это не было предусмотре­но и заказе). Если отказ поступил в день проведения банке-II», заказчик должен оплатить предприятию фактически понесенные расходы, т. е. стоимость блюд по продажным це­нам, которые не могут быть реализованы (истек срок реали-мции, отсутствует возможность передать изделия для про­дажи в зале и др.). Заказчик может распорядиться с указан­ной продукцией по своему усмотрению.

По окончании проведения банкета для возмещения причи­ненного ущерба (бой или пропажа посуды, приборов, салфеток и нанесение других убытков предприятию по вине гостей) за-каачику выписывают счет, а деньги приходуются кассой.

7.3. Роль менеджера в организации банкетной службы

Специальные банкетные службы существуют в крупных ресторанах и гостиницах. Менеджер банкетной службы дол-

272

Обслуживание на предприятиях общественного га

i.iiia 7. Обслуживание приемов и банкетов

273

жен разъяснить заказчику весь перечень оказываемых j*, и скрупулезно обсудить с ним каждую деталь контракта.; всегда люди, заказывающие банкет, имеют четкое и вильное представление о его типе. Иногда возникают сь ции, когда необходимо проинформировать заказчика об и бенностях организации и проведения какого-либо при* или банкета.

Менеджер банкетной службы должен определить н« ходимое количество официантов, барменов и четко расг делить обязанности между ними. Он должен информироЕ о предстоящем банкете весь занятый в нем персонал: i дотеля, официантов, барменов, поваров и др., особое в* ние обратить на соблюдение санитарных норм при приг лении и подаче блюд на банкете.

Принимая заказ, менеджер должен руководствова! наличием соответствующих продуктов, алкогольных и хладительных напитков в ресторане, а в случае их вия принять меры к приобретению недостающих np^_MJ, напитков. Менеджер помогает заказчику в выборе закус блюд, а в случае необходимости дает кулинарную xaj ристику блюдам, товароведную характеристику алког и безалкогольной продукции.

Менеджер банкетной службы несет ответственность подготовку залов к обслуживанию. Для банкета необхс три зала: первый — для подачи аперитива, второй зал—*щ проведения банкета и третий— небольшой — для десерт* ^ горячих напитков. Некоторые рестораны предоставляют стникам банкета комнаты или холлы для отдыха, кур* ные и т. д.

В процессе приема заказа и его выполнения менед* банкетной службы должен руководствоваться правилами ждународного этикета, соблюдать требования к обслуг нию иностранных гостей, обеспечивать в зале добро»», тельную атмосферу, располагающую к отдыху, рассмат вать все претензии, связанные с обслуживанием участи банкета, и принимать по ним оперативные решения. В подготовки и проведения банкета менеджер следит за товкой зала, сервировкой столов и обслуживанием п официантами и барменами. Цель — произвести максим!

хорошее впечатление на гостей, которые будут рассказы-и.т. друзьям и близким, создавать рекламу предприятию. После проведения банкета менеджер продолжает поддер-жмнать связь с заказчиками— рассылает поздравления с праздниками, приглашения на дегустации блюд от шеф-по-иара или блюда дня. На рабочем месте менеджера банкетной службы должны находиться альбомы со схемами различных нириантов расстановки столов в залах, фотографиями бан-к<- шых блюд и засервированных столов для различных ви­дом банкетов и приемов.