Глава 2. Информационные системы управления производством учетного типа

ются в итоговую таблицу «Кассовый бюджет». Для этого следует от­крыть лист Общее и выполнить соответствующую операцию.

Для построения таблицы используется среда MS Excel 97/2000. Для ана­лиза таблицы следует подготовить соответствующий макрос на языке VBA.

Модуль «Справочники» предназначен для формирования и ведения общесистемных справочников:

• «Валюта» — включает в себя справочник видов валют, использу­емых в программе, и справочник курсов валют;

• «Партнеры» — включает в себя справочник групп партнеров и картотеку партнеров;

• «Номенклатура» предприятия — включает в себя справочник групп номенклатуры и справочник артикулов (рис. 2.18).

Рисунок 2.18.

Справочник артикулов

Заполнение справочника партнеров осуществляется по мере оформ­ления соответствующих документов, а его редакция — только через реестр «Картотека партнеров».

Справочник «Номенклатура предприятия» состоит из отдельных объектов, называемых артикулами. Однородные артикулы можно объе­динить в группы.

В реестре «Справочник артикулов» (рис. 2.18) отражаются опера­тивные данные об остатке материальных запасов и их цене по основ­ному прейскуранту.

Новые позиции номенклатурного справочника создаются путем запол­нения карточки артикула (рис. 2.19). В карточку заносятся: наимено-

57

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

вание, код, артикул. Если группа, к которой относится данный арти­кул, включена пользователем в прейскурант, то заполняются поля «Тор­говая надбавка» и «Цена». На листе Налоги следует ввести налоговые ставки, действующие для данной номенклатуры. Лист измерения пред­назначен для ввода дополнительных единиц измерения, число кото­рых не ограничено. Лист Доп. поля позволяет вводить дополнительную информацию о номенклатуре, для этого следует отредактировать кар­точку справочника в подсистеме Настройка.

Рисунок 2.19.

Карточка артикула

2.3.3. Документооборот и управленческие системы

В процессе оперативного учета хозяйственной деятельности пред­приятия создаются документы, взаимосвязь которых поддерживается ИС. Процессы формирования одних документов на основе других по операциям закупок/продаж можно представить в виде схемы, изобра­женной на рис. 2.20.

Сделки по закупкам и продажам оформляются с использованием счета или договора, на основании которого формируются все необхо­димые документы: накладная, платежный документ, акт или справка о зачете. Например, после выполнения операции по отгрузке (по дого-

58

Глава 2. Информационные системы управления производством учетного типа

вору или счету) формируется соответствующая накладная (документ), договор или счет автоматически регистрируется в «Картотеке расчетов с партнерами». Остальные документы формируются либо непосред­ственно в договоре (счете), либо в карточке расчетов с партнерами и также автоматически регистрируются в соответствующих журналах.

Система позволяет регистрировать сделки и без оформления дого­вора или счета. Такая ситуация рассматривается как выполнение сдел­ки «по устной договоренности». В этом случае в одном из журналов формируется соответствующий документ, который автоматически по­падает в «Картотеку расчетов с партнерами» модуля «Расчеты» с по­меткой «без договора». Затем все документы по этой сделке могут фор­мироваться в карточке расчетов с партнерами. Сформированные доку­менты автоматически регистрируются в соответствующих журналах.

Из режима накладной может быть сформирована счет-фактура. За­пись по счет-фактуре на продажу проводится в книгу продаж при реги­страции в счете-фактуре документа на отгрузку в зависимости от выб­ранной учетной политики: «по отгрузке» или «по оплате». Запись по счет-фактуре на покупку проводится в книгу покупок по инициативе пользователя после регистрации в счет-фактуре документа, породив­шего данную счет-фактуру (например, накладной).

При получении денежных средств авансом в счет предстоящей от­грузки товарно-материальных ценностей авансовая счет-фактура фор­мируется непосредственно из платежного документа. В этом случае при регистрации в счет-фактуре данного платежного поручения автомати­чески проводится запись в книгу продаж. В дальнейшем при осуще­ствлении отгрузки в счет получения этой предоплаты сторнирующая запись формируется непосредственно в режиме Книга продаж модуля «Налоги».

59

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Для принятия управленческих решений необходима информация о наличии ресурсов предприятия. Стандартный бухгалтерский учет не может дать такой информации, поскольку он построен по системе еже­месячного формирования отчетных данных, которые быстро устарева­ют, а ведение отдельного управленческого учета неэффективно. Для организации управленческого учета используют первичные бухгалтер­ские документы (данные оперативного учета). В рамках оперативного учета в ИС регистрируются первичные документы предприятия по пла­тежам, закупкам, продажам, а бухгалтерский учет сводится к конти-ровке документов первичного (оперативного) учета и формированию полного набора бухгалтерской и налоговой отчетности.

В ИС представлен следующий набор управленческих отчетов о:

• продажах (ведомости учета продаж по номенклатуре или по парт­нерам, картотека сделок продажи, исполнение этапов договоров продажи, ведомости учета консигнации, ведомость расчетов с по­купателями, ведомость отгрузки по сделкам продажи, ведомость заказанных товаров, прейскуранты и ценники);

• запасах (ведомости учета остатков, ведомость поступления и ведо­мость выбытия запасов, оборотная ведомость, ведомость движения запасов, картотека складского учета, журнал документов склада);

• закупках (ведомости учета закупок, реестры документов закупок, контроль исполнения договоров, ведомости учета консигнации);

• дебиторской и кредиторской задолженности (ведомости расче­тов с контрагентами, ведомости обязательств, журнал расчетов с партнерами, опись авансовых отчетов);

• движении денежных средств (оборотная ведомость денежных средств, журнал платежных документов, ведомость операций, специальные кассовые отчеты).