Стаття 63. Секретар судового засідання

Сб, 02/07/2009 - 11:27 — Консультант

 

1. Секретар судового засідання:

1)      здійснює судові виклики і повідомлення;

2)      перевіряє наявність та з'ясовує причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, і доповідає про це головуючому;

8) забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами;

4) веде журнал судового засідання;

б) оформляє матеріали адміністративної справи;

в) виконує інші доручення головуючого у справі.

1. Відповідно до ст. 63 Кодексу адміністративного судочинства України секретар судового засідання: 1) здійснює судові виклики і повідомлення; 2) перевіряє наявність та з'ясовує причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, і доповідає про це головуючому; 3) забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами; 4) веде журнал судового засідання; 5) оформлює матеріали адміністративної справи; 6) виконує інші доручення головуючого у справі.

З огляду на аналіз ст. 29 Кодексу адміністративного судочинства України, де передбачені підстави відводу секретаря судового засідання, можна зробити такі висновки: 1) секретар судового засідання є обов'язковим суб'єктом адміністративно-процесуальних відносин, який здійснює організаційно-технічне забезпечення розгляду справи судом; 2) якщо йому може заявлятися відвід особами, які беруть участь у оправі, а такі підстави передбачені уст. 29 Кодексу адміністративного судочинства України як підстави для відводу судді, як особі, яка належить до апарату суду, то він може нести й певну відповідальність, наприклад, кримінальну, за підробку документа, фальсифікацію протоколу або журналу судового засідання (якщо не ведеться технічний  запис процесу) тощо. Тому він має вважатися службовою або посадовою особою апарату суду. Крім того, до такого висновку можна дійти, аналізуючи Типову посадову інструкцію секретаря судок засідання, яка була затверджена наказом державної судової адміністрації України від 20 липня 2005 р. № 86, де закріплені вимоги до посади секретаря судового засідання, його посадові обов'язки, які знайшли своє закріплення в Кодексі адміністративного судочинства України. Отже, коментована стаття встановлює процесуальне положення секретаря судового засідання. Як вже зазначалося, що секреті судового засідання належить до складу апарату суду, який відповідні до ст. 130 Закону України «Про судоустрій України» здійснює організаційне забезпечення роботи суду. З огляду на зміст ст. 63 цього] Кодексу, слід зазначити, що секретар судового засідання виконує низку важливих функцій не тільки під час судового засідання, а й за його межами: 1) він здійснює судові виклики і повідомлення І додержанням усіх норм глави 3 Кодексу адміністративного судочинства України; 2) секретар судового засідання доповідає судові, хто з викликаних та повідомлених осіб прибув у судове засідання, чи вручено судові повістки та повідомлення тим, хто не з'явився, і повідомляє причини їх неприбуття, якщо вони відомі; 3) згідно зі ст 41 Кодексу адміністративного судочинства України, секретар судового засідання під час судового розгляду адміністративної справи здійснює повне фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу. У випадку, коли за розпорядженням головуючого це робить інший працівник апарату суду, секретар судового засідання забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами; 4) як передбачено ст. 42 Кодексу адміністративного судочинства України одночасно із технічним записом судового засідання секретар судового засідання веде журнал судового засідання; 5) секретар судового засідання оформлює всі матеріали адміністративної справи. Цей перелік повноважень секретаря судового засідання є орієнтовним. У Кодексу адміністра­тивного судочинства України містяться також деякі інші його обов'язки: 1) обов'язок скласти протокол про вчинення окремої процесуальної дії поза залою судового засідання; 2) обов'язок скласти протокол під час виконання судового доручення (ст. 45 Кодексу адміністративного судочинства України); 3) в п. 6 ст. 63 Кодексу адміністративного судочинства України передбачена обов'язковість виконання секретарем судового засідання інших доручень головуючого у справі; 4) секретар судового засідання виконує функції судового розпорядника в справах, які не визначаються складністю в разі відсутності останнього в судовому засіданні (ч. 4 ст. 64 Кодексу адмі ністративного судочинства України).

Відповідно до п. 1 ст. 63 цього Кодексу на секретаря судового засідання покладаються обов'язки щодо здійснення судових викликів

і повідомлень. Виконуючи такі обов'язки, секретар судового засідання повинен  суворо дотримуватися  закону, а саме норм Кодексу адміністра- тинвого судочинства України. Згідно зі ст. 33 Кодексу адміністратив- ного  судочинства України судові виклики здійснюються судовими повістками про виклик, а судові повідомлення –судовими  повістками - повідомленнями. Саме на практиці виникає велика кількість проблем з неправильним заповненням секретарем судового засідання судової повістки, з недотриманням строку, в який така повістка має бути на- діслана.

Секретар повинен чітко заповнювати повістку з вказівкою, до якого суду викликається особа, який суддя слухає справу, в якій справі викликається особа, якщо в адміністративній, то зазначити її предмет та ким саме, тобто відповідачем, свідком тощо, час, дату, місце (адресу) слухання справи. Своєчасне направлення повісток також має досить важливе значення для розгляду справи. Так, за ч. З ст. 35 Кодексу адміністративного судочинства України повістка повинна бути направлена не пізніше ніж за сім днів до судового засідання. Дотримання цих строків дасть змогу особі підготуватися до справи, найняти собі адвоката тощо, і не буде підстав для  відкладення розгляду справи.

Тому в цій частині секретар судового засідання має бути дисциплінованим  та своєчасно виконувати свої обов'язки, направляючи такі повістки через канцелярію суду, які повинні фіксуватися у реєстрі пошти на замовлення, тому що у випадку необхідності перевірки особою своєчасного відправлення повістки, вона може звернутися до гуду про видачу їй довідки з реєстру про дату відправлення такої повістки. Знання секретарем норм Кодексу адміністративного судочинства, а саме статей 33, 34, 35, 36, 37 та 38 Кодексу адміністра­тивного судочинства України, є необхідним, оскільки в цих нормах |розкриті усі процесуальні аспекти щодо можливості повідомлення різними засобами або телеграмою, факсом чи за допомогою інших засобів зв'язку, які забезпечують фіксацію повідомлення або виклику свідків, експертів, перекладачів, спеціалістів.

Можливе також повідомлення через оголошення у пресі (ст. 38 Кодексу адміністративного судочинства України), тому усі ці аспекти вживати усіх необхідних заходів для своєчасного забезпечення явки осіб в судове засідання на розгляд справи.

Відповідно до п. 2 цієї статті секретар судового засідання перевіряв наявність та з'ясовує причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, і доповідає про це головуючому. Перевірка наявності та з'ясування причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, здійснюється секретарем судового засідання до початку судового розгляду справи, в матеріалах справи в наявності повинні бути розписки про отримання судових повісток або дані про те, що особи належно були повідомлені іншим чином, наприклад, факсом. Після відкриття судового засідання головуючим за ч. 2 ст. 124 Кодексу адміністративного судочинства України секретар судового засідання доповідає судді, хто з викликаних та повідомлених осіб прибув у судове засідання, чи вручено судові повістки та повідомлення тим, хто не з'явився, і повідомляє причини їхнє неприбуття, якщо вони відомі (так, особа після отримання повістки передала суду заяву про відкладення розгляду справи у зв'язку з тим, що вона направляється в службове відрядження та додала до такої заяви розписку про отримання повістки та копію наказу про направлення у відрядження). Незалежно від того, в який спосіб, передбачений Кодексом адміністра­тивного судочинства України, секретарем судового засідання, повідомлялась особа, в матеріалах справи мають бути докази того, що секретар здійснив таке повідомлення, адже саме від таких відомостей може залежати можливість розгляду справи за відсутності особи, наприклад, як це передбачено ч. З ст. 122 Кодексу адміністративного судочинства України - судовий розгляд справи в порядку письмового провадження.

Відповідно до п. З ст. 63 цього Кодексу забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами. Якщо особи, які беруть участь у справі, клопотали про фіксування процесу технічними засобами (ст. 126 Кодексу адміністративного судочинства України) та таке клопотання було задоволено судом, секретар судового засідання повинен забезпечити таке фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу та контролювати під час судового засідання такий запис. Таке фіксування здійснюється секретарем судового засідання. Така фіксація може здійснюватися за розпорядженням головуючого іншим працівником апарату суду. 0дночасно з проведенням фіксування процесу технічним засобом секретарем судового засідання ведеться протокол судового засідання. В такому випадку таку фіксацію повинен вести спеціаліст, який має спеціальні технічні знання щодо роботи із записувальними приладами, чи інший секретар судового засідання, який вільний, тобто не слухає справу. Касета з записом судового засідання є додатком до журналу (протоколу) судового засідання і після закінчення судового засідання приєднується до матеріалів справи.

Відповідно до п, 4 ст. 63 цього Кодексу секретар судового засідання веде журнал судового засідання. Щодо ведення секретарем судового засідання журналу (протоколу до 2008 року) судового засідання, то це питання  потребує радикального покращення. Досить часто доводиться зіштовхуватися із проблемою неправильності та неповноти протоколу і витрачати час та зусилля на подання зауважень. Ці зауваження не завжди судді задовольняють у повному обсязі, хоча такі обставини (дії, пояснення, показання тощо) були наявні під час судового засідання, а секретар їх не зафіксував у протоколі. Секретарям потрібно пам'ятати, що протокол - це дзеркало судового засідання, та саме від його змісту і правильності й повноти може залежати майбутнє рішення апеляцій­ного чи касаційного судів. Журнал (протокол) ведеться секретарем судового засідання та підписується ним невідкладно після судового засідання і приєднується до справи. Саме це положення повинні врахувати секретарі, оскільки саме воно прямо стосується їхніх обов'язків, що протокол невідкладно готується після судового засідання та приєднується до матеріалів справи і з цього часу він є складовою справи, з якою може ознайомитися особа.

У п. 4 ст. 63 Кодексу адміністративного судочинства України законодавець зазначає, що секретар судового засідання веде журнал (протокол) судового засідання. Але, крім протоколу судового засідання та його технічного запису, ст. 45 цього Кодексу передбачається така  процесуальна дія, як складання та оформлення протоколів про окремі процесуальні дії. Такий протокол також повинен складатися секре­тарем судового засідання. Стаття 48 цього Кодексу сформульовані вимоги щодо змісту такого протоколу.

Відповідно до п. 5 ст. 63 цього Кодексу секретар судового засідання оформлює матеріали адміністративної справи. Отже, секретар судового засідання після розгляду справи та постановлення судового рішення пов инен оформити матеріали справи та передати їх у канцелярію суду. Під оформленням матеріалів справи слід розуміти, що усі документи, які є  у справі, мають бути прошиті та пронумеровані, складений опис справи із включенням до нього додатків, наприклад, дискет, касет, ямі належно повинні бути опечатані, а також інших речових доказів, ямі можуть бути у справі. Справа передається до канцелярії, про що в журналі повинна бути зроблена відмітка (дата) про здачу справи до і канцелярії, оскільки зазначення такої дати може мати важливе процесуальне значення, наприклад, коли особа ознайомилась їй протоколом судового засідання, рішенням суду. Щоб цьому запобігти, особи повинні мати доказ, що справа, зокрема рішення, було здане  в канцелярію з порушенням строків, тому особа не змогла своєчасно з ним ознайомитись та своєчасно подати, наприклад, апеляційну скаргу на таке рішення. Тому має об'єктивні підстави клопотати перед судом про поновлення строку на апеляційне оскарження.

Відповідно до п. 6 ст. 63 цього Кодексу секретар судового засідання виконує інші доручення головуючого у справі. Отже, секретар судового засідання виконує інші доручення головуючого, що стосуються розгляду справи, наприклад, направляє запити про витребування доказів, може віднести запит суду до іншого суду з метою витребування матеріалів кримінальної справи, яка необхідна для розгляду адміні­стративної справи, медичної картки тощо