1.2. Организация ресторанного бизнеса

Недостаточно управлять только рестораном

Как же сохранить объективный взгляд на общую картину бизнеса и создать систему, при которой ресторан будет работать так, как хочется владельцу? Как стать более способным к принятию ключевых решений, которые ведут к росту продаж, повышению прибыльности и оптимальному увеличению ресурсов? Как сориентироваться и сосредоточиться на расширении своего бизнеса или даже на создании концепции собственной франшизы?

Многие рестораторы при открытии своего бизнеса не до конца понимают, какую роль им предстоит сыграть в качестве владельцев. Они убеждены в том, что управление или выполнение производственных задач ресторана – все, что нужно для получения хорошего результата в бизнесе.

Например, шеф-повар, открывающий бистро, или метрдотель, сумевший привлечь капитал и создавший собственную концепцию. Они уверены в том, что раз они знают, как управлять рестораном, то знают, и как построить успешный бизнес. Однако это заблуждение, которое ведет к негативным последствиям или, как минимум, к нерентабельности.

Одна из распространенных ошибок владельца ресторана – полное погружение в процесс управления своим заведением и неумение определить стратегические задачи бизнеса в целом. Любой ресторан зависит от владельца, от распределения его рабочего времени. Если владелец неспособен оторваться от ежедневных действий по управлению рестораном, он, за редким исключением, не может организовать работу, необходимую для движения бизнеса в правильном направлении. А кроме владельца эти действия выполнять некому.

Принцип работы по созданной системе подходит не только для франшиз и сетевых ресторанов. Системный подход работает везде, и ресторатор должен постараться внедрить его в управление своим рестораном, так как существует очень много переменных деталей и

Как создать свою сеть

функций, которые должны быть выполнены одинаково каждый раз и с каждым гостем. Без системы персоналу нереально выполнять работу с гостями последовательно и предсказуемо, снова и снова.

С системой ресторан становится ценным сам по себе, так как может представлять постоянные результаты как «с», так и «без» вовлечения в процесс владельца. Однако многие рестораторы никогда не прекращают работать на свой ресторан. Во время подготовки к открытию они вникают во все – и это понятно и оправдано. Но если они застревают в этом состоянии в течение последующих многих месяцев и даже лет, бизнес (да и владелец тоже) страдает. Если владелец полностью загружен ежедневными рабочими моментами ресторана, он перестает быть владельцем, а превращается в обычного служащего.

Причина, по которой у многих ресторанов возникают проблемы, – это то, что владелец погрузился в ежедневную рутину и не фокусирует свое внимание на тех целях, которых нужно достичь, чтобы продвинуть бизнес вперед.

Представьте себе, что вам сделали заманчивое предложение по инвестированию капитала в создание сети ресторанов, подобных вашему. Итак, вы столкнулись с перспективой открытия еще, к примеру, 500 ресторанов. Вы больше не сможете управлять своим заведением так, как делали это ранее, часть рутинной работы по собственному ресторану придется переложить на плечи других своих работников. А ваши силы должны быть брошены на построение системы, способной к постоянному, предсказуемому, высококачественному результату, и почти всегда «без вас».

Чем больше ваш ресторан зависит от вашего ежедневного присутствия, тем выше шансы, что ваш ресторан не достигнет максимально возможного успеха. Ваш ресторан должен стать способным работать без ва-

У каждого ресторана есть три основных направления, которые должны хорошо функционировать для до-

стижения желаемого результата работы.

1. Направление действий.

Набор действий, которые необходимы для приготовления и подачи ваших продуктов вашим клиентам. Это включает все то, что каждый день происходит у вас на

кухне, в зале и баре.

2. Направление финансов.

Бухгалтерский учет, управление наличностью, цено-

вой контроль, расчет издержек и т. д.

3. Направление маркетинга.

Это направление выходит за рамки самого слова «ресторан», это то, как он представляется публике. Маркетинг включает PR, рекламирование, причастность к сообществам, проектирование правильного образа.

Несомненно, ваш ресторан был бы намного успешнее, если бы вы регулярно уделяли достойное внимание каждому из этих трех направлений. Тогда правильные действия обеспечивали бы постоянное качество продуктов и обслуживания, соответствующее вашим высоким стандартам. Финансовые и бухгалтерские функции предоставляли бы вам всю необходимую, своевременную и исчерпывающую информацию, а также полностью соответствовали требованиям контролирующих органов. А маркетингу вашего ресторана уделялось бы достаточное внимание, чтобы он приносил свои результаты – прирост в базе данных ваших постоянных клиентов.

Принесла бы такая организация работы в ресторане успех вашему бизнесу? Безусловно! Так в чем же проблема? У большинства ресторанов проблема заключается в решении вопроса: кто занимается разработкой, организацией и выполнением этих функций? Все эти функции должны быть возложены на владельца заведения. Давайте определим роль владельца и его вовлеченность в процесс.

Три направления в управлении рестораном

Роль владельца в управлении рестораном

На рис. 1.2.1.1 представлены три направления ресторана: действие, финансы и маркетинг. Линия, разделяющая владельца и эти направления, отделяет владельца от ежедневной рутины, ведь выполнение указанных функций входит в обязанности наемных работников. Это очень выгодное положение не только для владельца, но и для бизнеса.

ВЛАДЕЛЕЦ Финансы. Операции. Маркетинг

Разработка системы или руководства к действию – задача не простая и быстровыполнимая, создать и со-

держать успешный бизнес без нее невозможно.

Система:

1.Помогает преодолеть нерентабельную фазу сразу после открытия ресторана. Создание системы контрольных листов, различных форм и другой документации значительно сокращает дезорганизацию

ихаос во время открытия нового ресторана.

2.Увеличивает шансы в привлечении высококлассных работников. Хорошие люди хотят работать на хорошие компании с хорошей внутренней организацией

исерьезным подходом к работе сотрудников. Нужен систематизированный подход к найму, собеседованию и отбору работников и обеспечение их должностными обязанностями, обучающими руководствами и т. д.

3.Указывает направление деятельности сотрудников: дает инструкции по качественному выполнению их функций и информацию о желаемых результатах.

4.Способствует постоянству: делает возможным повторение одних и тех же действий работников, что создает впечатление постоянства для гостей. А постоянство – ключ к созданию хорошей репутации заведения.

5.Дает владельцу больше шансов получить капитал на расширение бизнеса и способствует открытию новых точек. Представьте, что владелец одного ресторана решил построить еще один такой же, не имея «системы». В результате возникнут неурядицы в новом ресторане в связи с открытием, и проблемы в давно функционирующем заведении из-за отсутствия должного внимания и управления директора.

Преимущества разработки собственной системы

Руководство по функционированию

Как начать создание

6.Позволяет ресторану функционировать без постоянного присутствия в нем владельца, дает возможность ресторатору уйти от ежедневной детальной работы в ресторане и наслаждаться законным положением владельца.

7.Увеличивает стоимость ресторана в случае продажи. Стоимость фирм, зависимых от владельцев, гораздо

меньше, чем фирм, которые могут хорошо функционировать без участия владельца.

Это руководство еще называют «внутренней документацией». Руководство должно охватывать следующие пункты:

•меню и управление производством;

•управление залом;

•управление баром;

•администрирование работы сотрудников;

•закупки и инвентарь;

•обучение персонала;

•гигиена и санитария;

•безопасность труда;

•маркетинг и реклама;

•управление финансами;

•контроль оборудования;

•контроль средств обслуживания.

Чтобы достичь хороших результатов, для каждого из этих направлений должны быть разработаны бланки, контрольные листы, детальные инструкции. Например, «Меню и управление производством» должно содержать инструкции и документацию по разработке и ценообразованию рецептур, по составлению меню, безопасности продуктов, заготовке, обороту продуктов, хранению продуктов, обязательным действиям при открытии и закрытии кухни, ежедневные производственные задачи и т. д.

Мысль о создании системы документирования всех функций и процессов ресторана для слаженной и организованной работы может показаться страшной и трудновыполнимой. Поэтому начать необходимо с разделения всего процесса работы ресторана на отдельные части, создавая инструкции не более чем по двум областям одновременно.

В первую очередь следует обратить внимание на те области, которые непосредственно влияют на впечатление гостя. Как упоминалось ранее, одной из наиболее важных составляющих успеха ресторана является постоянство качества. Поэтому начать надо с тех пунктов,

которые гарантируют ресторатору, что его персонал приносит одну и ту же еду на одном и том же уровне обслуживания каждому посетителю. Если постоянство является приоритетом и глубоким убеждением ресторатора, то начало разработки системы осуществляется с пунктов «Меню и управление производством» и «Управление залом».

Создание системы следует начинать с информирования об этом персонала. Многие люди не любят перемен, а процесс систематизации работы ресторана несомненно приведет к потенциальным возражениям работников и кадровым изменениям. Объясните своим подчиненным, что вы собираетесь составить детальные рабочие инструкции, которые в дальнейшем сделают работу легче, сократят возможные ошибки и сэкономят время, что поможет всему ресторану функционировать более организованно. Скажите им, что вам очень помогут их идеи и предложения. Попросите всех сотрудников подготовить собственные должностные инструкции и составить перечень выполняемой работы в течение рабочего дня.

Это вовлечет их в процесс создания системы. Очевидно, каждый работник изложит мысли по-своему, но в результате вы получите достаточно материала для создания хороших инструкций, где будут учтены все основные моменты рабочего процесса.

Разработка руководства означает сбор и объединение большого количества информации. Этот процесс следует подготовить и хорошо организовать, психологически собраться и сконцентрироваться. Приобретите отдельные папки для каждой секции, по одной для каждого пункта. Затем в каждую папку поместите стандартные папки-файлы, помеченные названием внутренней категории в пределах главной секции. Например, папка «Администрирование работы сотрудников» будет содержать следующие файлы:

•должностные инструкции;

•заявление работника;

•собеседование;

•отбор и наем;

•обучение;

•расписание;

•дисциплина;

•отчетность;

•график выходных и отпусков;

•система скидок для работников.

Вовлечение

персонала

Организация разработки системы

Анализ

информации

Типовое содержание пакета документов

Возьмите эту информацию из уже существующих форм, прошлых заметок, наблюдений и обсуждений с сотрудниками и поместите эти записи или документы в соответствующие файлы. Владельцу ресторана не следует делать это все самостоятельно. Поручите сбор информации своим менеджерам (в соответствии с их должностными обязанностями).

Как только будет собрано достаточное количество информации по каждому пункту, следует начать оценку фактически происходящего в пределах каждого пункта и решить, что станет важнейшим для ваших гостей,

ине противоречит ли это интересам ресторана. Этот процесс может задействовать не только владельца, но

икоманду менеджеров, а в некоторых случаях – ключевых сотрудников.

После того как указания, графики и инструкции будут обсуждены и закончены, их нужно скомпоновать, напечатать, разместить в отдельных файлах по каждому пункту. Когда каждый пункт будет закончен, владельцу следует его просмотреть, обсудить вместе со своими менеджерами и внести необходимые изменения. После этого необходимо сопоставить то, что подготовлено, с тем, что в действительности должно быть. Если будет принято решение, что изменения не соответствуют действительности, следует внести изменения и зафиксировать это в подготовленных документах. Вносить изменения в руководство рекомендуется до тех пор, пока владелец не получит приемлемые результаты работы каждого сотрудника. По завершении поместите копии каждого пункта в папку. Это станет началом вашего руководства. Продолжайте процесс, пока каждый пункт не будет заполнен.

Как правило, пакет документов состоит из отдельных папок.

1.Организация:

•устав;

•история компании;

•структура организации.

2. Меню и управление производством:

•разработка меню;

•разработка рецептур;

•технологические карты и фото блюд;

•составление меню;

•оборот продуктов;

•ценообразование;

Преимущества системного подхода

6.Закупки и инвентарь:

•спецификации продукции;

•сертифицированные поставщики;

•процедуры заказа;

•процедуры приема;

•процедура инвентаризации.

7.Обучение персонала:

•расписание тренингов по должностям;

•обучающие руководства по должностям;

•проверка в работе;

•контрольные листы по тренингам.

8.Гигиена и санитария:

•зал;

•кухня;

•комнаты отдыха;

•предотвращение отравлений;

•первая медицинская помощь;

•пожарная безопасность;

•вывоз мусора.

9.Маркетинг и реклама:

•реклама;

•промо-акции;

•база данных клиентов;

•связи с общественностью;

•нововведения.

10.Управление финансами:

•оборот и учет наличных средств;

•еженедельная отчетность;

•заработная плата;

•бухгалтерский учет;

•расходы;

•система скидок;

•страхование.

11.Управление оборудованием:

•установка и перестановка оборудования;

•заказ нового оборудования;

•заявка на обновление оборудования;

•расписание по уборке оборудования;

•поломки и ремонт;

•сертифицированные фирмы по ремонту.

Разрабатывая собственную систему, вы увеличиваете возможность перемещения вашего бизнеса на следующий, более высокий уровень, позволяя себе больше времени находиться вне ресторана. Разве не в этом заключается вся суть владения собственным бизнесом?