7.4. Причини необхідності корегуючих дій

Якщо контроль над виконанням плану показує, що хід робіт відрізняється від за планового, тоді слід застосувати корегуючі дії. Форма корегуючих дій буде залежати від причин, які викликали порушення плану. Те, як швидко повинні бути проведені корегуючи дії, буде визначатись характером причини.

Необхідність корегуючих дій викликають, головним чином, такі причини:

1. Недолік планування. У тих випадках, коли менеджер планує роботу, з якою недостатньо знайомий, він буває надто оптимістичним. Він, як правило, розраховує отримати більш високі та більш швидкі результати, ніж це реально можливо. Або йому не вдається передбачати деякі труднощі.

2. Недоліки організації. Іноді менеджеру не вдається своєчасно отримати у своє розпорядження необхідні матеріали або потрібних працівників.

3. Недоліки керівництва. Провали у цій сфері, звичайно, виникають через погані комунікації: менеджеру не вдається пояснити працівникам досить точно те, що від них вимагається за планом.

4. Недолік мотивації. Працівники не бажають виконувати план.

5. Зміна умов. Після того як план було сформовано, затверджено і почалося його виконання, можуть змінитися умови. Це буде потребувати корегування плану – для забезпечення нормальної роботи у нових умовах.

7.5. Види контролю

Дієвість та ефективність контролю підвищуються також шляхом встановлення раціональних строків його проведення. Розрізняють такі види контролю: системний, періодичний і разовий.

Системний контроль організується до найбільш важливих, відповідальних аспектів діяльності організації або підприємства. Він проводиться у заздалегідь встановленому режимі. При цьому строки перевірок прямо залежать від ступеню важливості відповідних явищ або процесів, інтенсивності їх протікання або розвитку.

У звичайній повсякденній діяльності організації використовуються в більшості періодичні форми контролю. Це перевірка ходу роботи, присутність матеріалів на складах, виходу робітників на роботу. До цієї групи належить і статистична звітність, що забезпечує контроль господарської діяльності організацій і підприємств за певний період - добу, тиждень, декаду, місяць, рік. Дані відповідного обліку дозволяють отримати необхідну інформацію, порівнювати її з плановими нормативами або завданнями.

Як правило, періодична форма контролю передбачає здійснення, спостереження за станом контрольованих процесів або явищ на деякий визначений момент часу – годину, декаду.

Систематичний і періодичний контроль, звичайно, ніби вбудовується в інші функції управління, здійснюється відповідним персоналом і допомагає йому забезпечувати виконання встановлених планово-економічних та інших завдань. Таким чином, контроль сприяє реалізації управлінських рішень у розрізі всіх функцій регулювання виробництва, підвищує рівень функціонування системи управління.

Особливе місце в управлінні належить разовому контролю. Він, як правило, проводиться спеціалізованими функціональними органами і направлений на всебічну перевірку окремого аспекту або всієї діяльності організації чи підприємства. Прикладом такої роботи можуть служити перевірки, які виконуються податковою інспекцією, міжвідомчими та відомчими контрольно-ревізійними органами. Типовий приклад - перевірка стану бухгалтерського обліку.

У ході разових контрольних акцій ставиться завдання всебічної оцінки діяльності, визначення правомірності тих або інших господарських операцій організації. Велика увага приділяється культурі професійної діяльності менеджерів, виявленню передового виробничого досвіду. Одним словом, разовий контроль, що забезпечує отримання реальної діяльності організації або підприємства, якості роботи їх управлінського персоналу.

Важливість функції контролю в системі управління обумовлює безперервне вдосконалення його практики і методології. Особливо важливе значення надається підвищенню кваліфікації відповідних менеджерів, широкого активу працівників, що беруть участь у таких операціях. Все більше використання в цих роботах знаходять технічні засоби обробки інформації. Зокрема, на підприємствах для такої мети використовуються автоматизовані системи управління виробництвом.

Підвищення рівня та якості контролю – серйозний важіль удосконалення всього механізму управління. Спостереження і перевірки дозволяють оцінити адекватність використовуваних методів планування закономірностями перебігу різноманітних господарських процесів. Вони розширяють можливості для встановлення напрямку дії. Найважливіше призначення контролю - сприяння виконанню планів економічного і соціального розвитку організації та її комерційних підрозділів. Цей вид контролю здійснюється у всіх гілках управління і на всіх його рівнях. Він служить задля успішного виконання планових завдань, забезпечення випуску необхідної продукції і послуг. Особливістю контролю за ходом виконання планових завдань є всі види обліку – оперативного бухгалтерського і статистичного. Особливе значення такий контроль знаходить безпосередньо в організації і на підприємстві, де здійснюється процес виробництва, виготовлення продукції.

Контроль за ходом виконання плану в об'єднаннях і на підприємствах носить всеоб'ємний характер, зачіпає діяльність кожного члену колективу. Він здійснюється на ділянках, в цехах і в масштабах всього підприємства. І саме тут у його проведенні головну роль виконує оперативний облік.

Безпосередньо на виробничих ділянках контроль виконання планових завдань, як правило, проводиться на базі даних служби технічного контролю. Прийом готової продукції контролером забезпечує одночасно формування даних про виконання планових завдань. Матеріали всіх видів контролю зводять по всіх підрозділах в цілому, вони в подальшому забезпечують необхідною інформацією менеджерів усіх рівнів управління.