3.ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1.Процесс управления

Управление строительством есть процесс воздействия подсистемы управления на исполнительские коллективы трудящихся,

занятые в научных исследованиях, проектировании и производстве строительной продукции. Этот процесс необходим для удовлетворения потребностей государства и населения и осуществляется с целью обе с- печения эффективного функционирования и развития строительного производства. Только благодаря управлению возможен труд, концентрируемый в больших масштабах, осуществляемый на основе разделения, специализации, кооперации, комбинирования. Такой труд, как известно, оказывается более производительным по сравнению с трудом разрозненных производителей.

Основой управления является управленческое воздействие, т. е. воздействие субъекта на объект управления, которым являются люди.

Управленческое воздействие (процесс управления) схематически можно представить в следующем виде:

а) осуществляется учет, т. е. собирается информация о состоянии окружающей среды, объекта управления и результатах его деятельности;

б) принимаются и используются решения в виде различных норм, регламентирующих поведение объекта управления. Основные решения принимаются на длительный период. Это нормы: правовые (трудовое, хозяйственное законодательство и другие); экономические (нормы затрат труда, ресурсов, цены, тарифы и прочие); технические (ГОСТы, СНиПы и другие); организационные (положения, правила, инструкции);

в) принимается решение, определяющее цели деятельности и конкретные задания по их достижению, устанавливающее что, где, когда, чем и как надо сделать;

г) осуществляется контроль соблюдения норм и выполнения заданий;

д) по результатам контроля принимается решение о мерах активизации (стимулирования) и способах устранения нежелательных отклонений от установленных заданий.

Таким образом, коротко процесс управления состоит из трех ви-

дов деятельности: принятие решений, учет и контроль.

Процесс управления является циклическим и в то же время непрерывным. Непрерывность создаётся одновременным и последовательным выполнением многочисленных циклов. Цикл управления начинается с выработки целей и заканчивается их достижением. Основными этапами цикла являются: планирование, регулирование реа-

24

лизации плана, анализ и оценка достигнутых результатов, активизация (мотивация) (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1. Структура процесса управления 1 – постановка задачи; 2 – цикл регулирования; 3 – постановка новой цели

В процессе управления можно выделить информационное, политическое, производственно-технологическое, организационное, юридическое, социально-психологическое и воспитательное содержание. Особое место занимает информационное содержание процесса управления, суть которого заключается в обработке информации, ее хранении и передаче с целью принятия и реализации управленческих решений. Политическое содержание процесса управления строительным производством обусловлено реализацией в строительстве политики государства, определяющей главные

направления, стратегию и тактику в развитии общества. Экономическое содержание процесса управления строительством связано с руководством воспроизводством основных фондов и всей системой экономических отношений в строительстве. Производственно- технологическое содержание процесса управления связано с преобразованием исходных материалов в готовую строительную продукцию. Организационное содержание процесса управления проявляется в организации производства, т. е. регулировании взаимодействия различных строительных подразделений при создании строительной

25

продукции и организации самих подразделений. Юридическое содержание процесса управления реализуется в соблюдении законов: Конституции РФ, трудового и хозяйственного законодательства и дру-

гих. Социально-психологическое содержание процесса управления обусловлено необходимостью учитывать при осуществлении управляющих воздействий психологические качества личности и межличностные отношения в коллективе, создавать благоприятный для работающих морально-психологический климат. Воспитательное содержание обусловлено направленностью управления на идейное, трудовое, нравственное и эстетическое воспитание работников.

Процесс управления может быть автоматизирован. Автоматизиро-

ванное управление осуществляется человеком с помощью автоматических устройств, когда одну часть процесса управления выполняет человек, другую часть – автоматы. Этот вид управления применяется как для управления техникой, так и людьми. Для управления строительным производством создаются автоматизированные системы управления (АСУ), применение которых позволяет с помощью ЭВМ и другой оргтехники существенно расширить возможности аппарата управления по решению сложных задач управления, осуществлять их оптимизацию на основе экономико-математических методов, ускорять составление планов.

3.2. Функции управления

Строительные организации и фирмы по роду своей деятельности связаны с различными предприятиями-поставщиками материалов и конструкций, с транспортными организациями, с проектными, финансирующими и снабженческими организациями. Поддержание и регулирование этих взаимосвязей в силу открытости строительной системы является важной задачей управления. Кооперация и разделение труда

в процессе строительного производства требуют расчленения и специализации работ в области управления по отдельным элемен-

там. Процесс управления производством проявляется в деятельности подсистемы управления и в реализации ею своих функций.

Под функциями управления понимают определенный вид управленческой деятельности, в процессе которого решаются конкретные производственные задачи, осуществляется уравновешивание производственной системы с внешней средой, вырабатывается система связей и отношений. Функции управления отвечают на вопрос, что необходимо делать в подсистеме управления, чтобы процесс управления протекал наиболее эффективно. Таким об-

разом, функция – это ещё не сама деятельность, а лишь потенци-

альная возможность деятельности, определение её необходимого

26

содержания. Процесс реализации функций и есть функционирование (т. е. управление). Функции управления тесно связаны со сбором, обработкой, хранением и передачей большого объема информации по управлению производством, они определяются производственной подсистемой, её структурой, структурой процессов производства.

В соответствии с классификацией все функции управления разделяют на три группы:

1общие функции управления;

2специальные функции управления; 3 функции метауправления.

Общие функции управления (рисунок 3.1) раскрывают содержание процесса управления по трем основным признакам: а) по элементам (частям) процесса управления; б) по этапам цикла управления; в) по продолжительности цикла управления.

Рисунок 3.2. Модель общих функций управления

По элементам (частям) процесса управления можно выделить функции принятия решений, учета и контроля.

Функция принятия решения – одна из важнейших функций управления. От качества управленческих решений в очень высокой степени зависит эффективность управления. Решение – это управ-

ленческий акт, в котором определяется и стимулируется деятельность (поведение) подчиненного коллектива и отдельных работников, составляющих объект управления. Решение

27

регламентирует: цель деятельности, нормы поведения, состав работ, подлежащих выполнению, и средства, которые могут быть использованы для достижения целей, методы и сроки выполнения работы и ее режим, качество работы и т. п.

Учёт как функция управления – это, во-первых, сбор и реги-

страция данных о состоянии объекта управления и результатах его деятельности, а также об окружающей производственной среде; во- вторых, измерение и фиксация всех изменений этих данных; в- третьих, группировка и хранение полученных данных. Данные учета используются для принятия решений, для контроля, а также обобщаются и представляются в виде отчетов в вышестоящие органы управления.

Учет принято делить на три вида: оперативный, бухгалтерский и статистический. Оперативный учет предназначен для наблюдения за ходом производственных процессов и хозяйственной деятельности, для сбора данных необходимых для оперативного управления, бухгалтерского и статистического учета. Данные оперативного учета – это первичные документы, содержащие информацию о каждой конкретной операции. Например, первичными документами являются наряды, табели, приемо-сдаточные накладные, путевые листы. Бухгалтерский учет охватывает все материальные и денежные средства строительных организаций, источники их поступления и выполняемые операции и осуществляется с целью контроля их сохранности и правильного использования. Важными чертами бухгалтерского учета являются: документирование хозяйственных операций, двойная запись в счетах, калькуляциях, обобщение счетных записей в балансе. Бухгалтерский баланс является основной формой бухгалтерской отчетности, в которой отражается состояние средств строительной организации на определенный момент: т. е. во что вложены средства, в какой форме они находятся (актив), и откуда они поступают (пассив). Статистический учет, используя данные оперативного и бухгалтерского учета, характеризующие деятельность отдельных организаций и предприятий, призван отражать состояние хозяйства страны в целом и его отдельных отраслей, в том числе и строительства. Главной задачей статистического учета в области строительства является получение данных, необходимых для контроля выполнения планов капитального строительства и для выявления резервов повышения его эффективности, Методологическое руководство статистическим учетом осуществляет Центральное статистическое управление РФ и его органы на местах.

Контроль как функция управления – это процесс установления

степени соответствия состояния и деятельности объекта управления принятым решениям, планам, правовым, экономическим, тех-

28

ническим и моральным нормам, отчетности, политике государства. При контроле используются данные учета. В ходе контроля выявляются имеющиеся отклонения и обусловившие их причины, а также определяются пути устранения недостатков. Контроль является

средством, побуждающим руководителей к принятию новых решений, направленных на устранение обнаруженных недостатков, а в случае необходимости на корректировку ранее принятых ре-

шений. Хорошо налаженный контроль дает возможность работать по принципу обратной связи, что повышает надежность управления, своевременно обнаруживать и устранять имеющиеся недостатки, принимать меры, исключающие их повторение. Контролю принадлежит важное место в обеспечении сохранности и экономного, рационального использования государственной и частной собственности, устранении потерь, хищений и порчи. В зависимости от источника полномочий контроль делится на государственный и обществен-

ный (в т. ч. народный). Контроль может быть предварительным

(проводится перед принятием решения), текущим (проводится в ходе реализации решения) и последующим (проводится по завершении реализации решений для установления правильности их исполнения, выявления допущенных нарушений, их виновников и практической проверки правильности самих решений). По полноте охвата деятельности контроль делится на общий и специальный (например, финансовый, технический) различают также контроль внешний (вневедомственный) и внутренний (внутриведомственный).

В соответствии с содержанием каждого этапа цикла управле-

ния выделяют четыре функция управления: а) планирование; б) регулирование реализации планов; в) анализ и оценка достигнутых результатов; г) активизация (стимулирование) деятельности работников.

Функция планирования реализуется в процессе составления планов, представляющих собой комплексные решения о будущей деятельности управляемой подсистемы. В плане указываются: цели и задачи деятельности; порядок, сроки и методы их достижения; выделяемые для этого ресурсы. Планирование можно рассматривать как предварительный этап цикла управления, который предшествует непосредственной исполнительской деятельности. Планирование должно осуществляться на основе научного предвидения поведения объекта управления, предусматривающего знание закономерностей его функционирования и развития. Инструментом предвидения является прогнозирование. Под прогнозированием понимается определение состояния или свойств определенного объекта в какой-либо будущий момент времени. В отличие от плана, который является директивным документом, прогноз носит вероятностный характер.

29

Функция регулирования состоит в поддержании управляемой системы в режиме, обеспечивающем выполнение плана и принятых решений. Регулирование необходимо в связи с вероятностным характером производства, когда при планировании трудно предусмотреть все возможные случайные воздействия на ход производства. Посредством регулирования реализуется принцип обратной связи. С

помощью учета и контроля выявляются отклонения, возникающие в ходе производства, а затем принимаются регулирующие решения, направленные на их предупреждение или устранение. Задача состоит в том, чтобы функция регулирования осуществлялась преимущественно на основе предвидения развития процесса производства. Не следует ждать момента, когда то или иное нарушение станет совершившимся фактом, необходимо стремиться его предотвратить. Регулирование включает также координацию дея-

тельности участников строительства.

Функция анализа и оценки достигнутых результатов выполня-

ется на заключительном этапе каждого цикла управления с целью подведения итогов деятельности в прошедшем периоде. В ходе реализации этой функции устанавливается степень достижения це-

лей, эффективность полученных результатов, качество работы, имевшие место недостатки и успехи, расход ресурсов и др. В ито-

ге дается оценка работы подразделений, выявляются передовики и отстающие, поощряются хорошо работающие, наказываются нерадивые, намечаются меры устранения недостатков. Реализация этой функции дает возможность учиться на собственных ошибках, своевременно обнаруживать и решать возникающие проблемы, непрерывно совершенствовать производство.

Функция активации (стимулирования) – это воздействие на тру-

довые коллективы и отдельных работников с целью повышения их трудовой и творческой активности, направленной на обеспечение выполнения планов и принятых решений, на рост производительности труда, улучшение качества продукции, соблюдение требований дисци-

плины труда. Для реализации этой функции используются методы убеждения, поощрения, принуждения и др. Анализируя мотивацию как управленческую функцию, надо иметь в виду действие не только положительных, но и отрицательных стимулов (лишение премий, штрафы, понижение в должности).

В зависимости от продолжительности цикла управления, т. е.,

времени, необходимого для достижения поставленной цели или промежутков, на которые делится время достижения целей (плановых периодов), различают три группы функций: а) перспективного управления (5 лет и более); б) текущего управления (квартал, год); в) оперативного управления (месяц, неделя, сутки, смена, час).

30

Между общими функциями управления существуют сложные взаимосвязи. Учет, например, служит исходной информацией для контроля. Данные учета и контроля нужны для принятия решения и для его реализации. Функции планирования, регулирования, анализа и оценки результатов деятельности, активизации трудящихся реализуются также через учет и контроль в форме плановых, регулирующих, аналитических, оценочных и стимулирующих решений. Функции перспективного, текущего и оперативного управления осуществляются соответственно через составление перспективных, текущих и оперативных планов, регулирование их реализации, анализ и оценку достигнутых в итоге их выполнения результатов и активизацию. Управление на больших временных периодах по отношению к управлению на менее продолжительных циклах является направляющим, руководящим. Управление на меньших циклах по отношению к большим является регулирующим. Например, годовые планы по отношению к пятилетнему составляют временные рубежи регулирования выполнения пятилетнего плана. Аналогично можно рассматривать месячные планы по отношению к квартальным, недельные к месячным, суточные к недельным. Без таких рубежей нельзя обеспечить надежного достижения отдаленных целей и непрерывности управления.

Специальные (конкретные) функции управления указывают направления деятельности управляющей подсистемы по отношению к объекту управления, его подсистемам, связям, отношениям. Специаль-

ные функции реализуются через общие функции. Например, для того чтобы реализовать такую функцию, как управление материально- техническим снабжением, нужно выполнять применительно к снабжению все общие функции: вести учет предметов снабжения, принимать снабженческие решения, контролировать, планировать, регулировать и т. д.

Специальные функции могут быть классифицированы по этапам производственного цикла строительства, по процессам, выполняемым в ходе возведения объекта, по направленности на функционирование и развитие, по связям – внутренние и внешние (рисунок 3.2).

По видам процессов, выполняемых в период создания строительных объектов, выделяются функции: а) управление научными исследованиями и опытно-конструкторскими работами; б) управление проектированием; в) управление подготовкой производства; г) управление производством материалов и конструкций; д.) управление мате- риально-техническим снабжением и комплектацией; е) управление транспортом; ж) управление строительно-монтажными работами (производственным процессом), включая сдачу объектов в эксплуатацию.

31

Рисунок 3.2. Модель специальных функций

По подсистемам объекта управления выделяются функции:

а) управление технологической подсистемой; б) управление организационной подсистемой; в) управление экономической подсистемой; г) управление социальной подсистемой. Особое место занимает

функция управления качеством строительной продукции, которая реализуется в ходе всех процессов создания строительных объектов всеми подсистемами.

Необходимость деления функций по видам связей вытекает из рассмотрения строительства и отдельных его организаций как открытых систем. По этому признаку выделяют функции внутреннего

32

управления деятельностью, осуществляемой подчиненными подразделениями, и функции внешнего управления, т. е. управления связями с внешними организациями. Любой процесс может осуществляться на основе внешнего или внутреннего управления. Например, строи- тельно-монтажные работы могут выполняться собственными силами на основе внутреннего управления и внешними субподрядными организациями на основе внешнего управления. То же можно сказать о транспорте, материально-техническом снабжении и др.

В зависимости от направленности управления на функциони-

рование и развитие соответственно различают: управление функци-

онированием и управление развитием. Управление функ-

ционированием в свою очередь делится на управление процессами, в результате которых создается строительная продукция (они были перечислены выше) и управление поддержанием подсистем, участвующих в осуществлении процессов, в рабочем состоянии. Управление развитием есть управление процессами качественного преобразования объекта управления (его подсистем), направленных на интенсификацию производства, т. е. на повышение производительности труда, качества продукции и др. Развитию подлежат технологическая, организационная, экономическая и социальная подсистемы, а также сами процессы (технологические, транспортные и др.)

Более детально рассмотрим функции управления подсистемами производства. Функция управления технологической подсистемой

включает: а) управление формированием средств труда; б) управление техническим обслуживанием и ремонтом активной части средств труда (машин, оборудования, приборов и др.) в) управление инструментальным обслуживанием; г) управление энергетическим обслуживанием; е) управление технической эксплуатацией и ремонтом пассивной части средств труда (зданий, сооружений, мебели и др.). Функции управле-

ния организационной подсистемой (управление организацией) со-

стоит в организации производственных и других подразделений (бригад, участков, СУ, трестов и т. д.) и в организации производственных процессов на рабочих местах, объектах и комплексах объектов.

Функция управления экономической подсистемой включает:

а) управление трудом; б) управление заработной платой и материальным стимулированием; в) управление финансированием; г) управление основными фондами и оборотными средствами; д.) управление себестоимостью, прибылью, рентабельностью; е) управление сохранностью и рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Функция управления социальной подсистемой включает:

а) управление кадрами (набор, подготовка, повышение квалификации, расстановка); б) управление поддержанием высокой дисциплины труда

33

и трудовой активности, организацией соревнования в) управление идейно-политическим, трудовым, нравственным и эстетическим воспитанием; г) управление созданием и поддержанием нормальных условий труда и бытового обслуживания на производстве; д) управление безопасностью труда, е) организацию отдыха, лечения, общественного питания; культурного, жилищного, бытового и торгового обслуживания работающих и спортивной работы среди молодежи.

Подсистема управления сама нуждается в управлении. Этот процесс получил название метауправление, а связанные с нею функции – функции метауправления. Метауправление имеет большое значение для повышения эффективности управления. В управлении строительством на всех уровнях занято более 2 млн. чел. Обеспечение правильного управления деятельностью этих людей – задача большой сложности и важности. Нередко приходится встречаться с парадоксальным явлением – люди, которые успешно управляют производством, беззаботно относятся к управлению собственной деятельностью,

Степень развитости функций метауправления завысит от ступени управления. На уровне низовых ступеней управляющие подсистемы представлены, как правило, одним руководителем – мастером, прорабом, начальником участка. У них функции метауправления сводятся к управлению собственным поведением в процессе руководящей деятельности, т. е. к самоуправлению. Собой в процессе своего труда, управляет любой работник, в том числе и рабочий, и не имеющий подчиненных специалист аппарата управления. Однако недостатки в самоуправлении простого специалиста отражаются только на результате его личного труда. Недостатки в самоуправлении руководителя отрицательно сказываются на работе всего подчиненного коллектива, поэтому самоуправлению руководителей должно уделяться особое внимание.

Функции самоуправления руководителя, как и специалиста аппарата управления, сводятся к принятию решений по организации своей работы (что, где, когда и как надо делать), к учету проделанной работы (самоучет) и контролю своевременности, полноты, качества ее выполнения (самоконтроль). Руководителю надо планировать свою работу на продолжительные промежутки времени, регулировать реализацию планов (саморегулирование) анализировать и оценивать результаты выполнения плана (самоанализ, самооценка). По результатам анализа и оценкам необходимо вносить коррективы в свою работу и поведение в последующем.

На средних и высших ступенях управления руководители управляют производством, с помощью аппарата управления. По-

34

этому у них появляются функции управления аппаратом управления, которое обычно осуществляется по линейной схеме. При малой численности аппарата руководитель управляет им непосредственно сам, при увеличении численности – через заместителей и руководителей подразделений аппарата управления, а при дальнейшем увеличении появляется иерархия руководителей аппарата управления.

Функции метауправления классифицируются аналогично функциям управления. Они лишь отличаются объектом управления. В одном случае объектом управления являются рабочие,

оснащенные средствами производства, в другом управленческий персонал, вооруженный средствами управления. Функции метауправления также делятся на общие и специальные, Общие функции полностью соответствуют общим функциям управления (отличаются лишь содержанием). В решениях определяются деятельность и поведение управленческого персонала; учет состоит в сборе информации, необходимой для принятия и реализации решений об аппарате управления; контроль устанавливает отклонения состояния и деятельности аппарата управления от принятых решений и норм. То же самое можно сказать о функциях планирования, регулирования, анализа и оценки результатов деятельности, активизации.

Специальные функции метауправления аналогичны специаль-

ным функциям по управлению производством, но имеют некоторую специфику. Здесь также выделяются функции: внешнего и внутреннего управления, по управлению развитием и функционированием подсистемы.

Управление функционированием также включает две группы функций: 1) управление работой подсистемы управления и 2) управление поддержанием ее в работоспособном состоянии.

1) Управление работой подсистемы управления включает:

а) управление технологическим процессом выработки управленческих решений и реализацией других функций управления;

б) управление процессами обработки и хранения документов и других видов носителей информации;

в) управление связью и управленческим транспортом; г) управление материально-техническим снабжением средствами

управления; д) организация процессов управления.

2) Функции управление поддержанием подсистемы управления в работоспособном состоянии включают:

а) организацию подсистемы управления и ее подразделений; б) управление технической эксплуатацией и ремонтом средств

управленческого труда;

35

в) организацию заработной платы и материального стимулирования управленческого персонала;

г) обеспечение сохранности и рационального использования всех видов ресурсов, выделенных для управления;

д) поддержание высокой дисциплины и трудовой активности сотрудников управления;

е) организацию воспитательной работы среди управленческого персонала;

ж) руководство кадрами управления, а также управление всеми видами их обеспечения (культурного, бытового и т. п.).

Функции управления развитием в метауправлении направлены на совершенствование всей системы управления строительством и ее отдельных звеньев. Они включают управление техническим, технологическим, организационным и социальным развитием управления, а также управление развитием методов и стилей управления.

36