5.3. Управління запасами

Кінцеві результати діяльності будь-якого підприємства матеріальної сфери представляють похідну від рівня оптимізації його (підприємства) запасів. Ефективне управління запасами дозволяє: прискорити оборотність капіталу; підвищити його дохідність; мінімізувати поточні витрати на зберігання; вивільняти з обороту частину капіталу та реінвестувати його в інші активи. Складові системи управління запасами наведено на рис. 5.8.

Роль контролю в будь-якому управлінському процесі є загальновідомою, а мінімізація витрат (усіх їх видів, а не тільки з обслуговування запасів) є невід’ємною складовою діяльності менеджерів усіх рівнів ієрархії в будь-який період діяльності організації. Не важко помітити і взаємозалежність елементів системи, що розглядається (рис. 5.9)

Інтервали поставок матеріалів на підприємство та інтервали їхнього використання, як правило, не збігаються: багато з них поступають у виробництво безперервно, тобто щоденно. Тому виникає потреба в запасах матеріалів. За призначенням запаси поділяються на поточні, підготовчі й страхові.

Оптимізація структури запасів

Управління запасами

Виробництво

Мінімізація витрат з їх обслуговування

Оптимізація загального обсягу запасів

Постачальники

Контроль за рухом запасів

Рис. 5.8. Система управління запасами підприємства

Певна річ, що елементи системи управління запасами є взаємопов’язаними: оптимізація загального обсягу запасів немає сенсу якщо вони (запаси) не є оптимальними за структури (тобто загальний обсяг, наприклад, у вартісному виразі, дорівнює оптимальному, але за видами запасів існує дисбаланс).

Поточний запас забезпечує роботу підприємства в період між двома черговими надходженнями партій матеріалів. Він є величиною змінною: досягає максимуму в момент надходження партії матеріалів, поступово зменшується внаслідок їхнього використання і стає мінімальним безпосередньо перед черговою поставкою.

Максимальний поточний запас (М_з.пт.max) дорівнює партії поставки матеріалів, яка залежить від інтервалу між двома поставками та середньодобових витрат матеріалів:

М_з.пт.max = М_д*t_н, (5.6)

де М_д — середньодобові витрати матеріалу в натуральному вимірі; t_н — інтервал між надходженням чергових партій матеріалів у днях.

С

Витрати з обслуговування

Оптимізація загального обсягу

Високий рівень

истема управління запасами підприємства

max

max

max_i

Оптимізація структури

min

optim

optim_i

Контроль

min

min_i

Ритмічність і безперебійність роботи виробничих підрозділів

Довіра клієнтів, імідж підприємства

Привабливість підприємства для постачальників

С

Оптимізація структури

истема управління запасами підприємства

max

Витрати з обслуговування

max

Оптимізація загального обсягу

max_i

Зниження рівня

min

optim

optim_i

Контроль

min

min_i

Ритмічність і безперебійність роботи виробничих підрозділів

Довіра клієнтів, імідж підприємства

Привабливість підприємства для постачальників

Система управління запасами підприємства

Високий рівень

max_i

Оптимізація структури

max

Оптимізація загального обсягу

optim_i

Контроль

optim

min_i

min

max

Витрати з обслуговування

min

Ритмічність і безперебійність роботи виробничих підрозділів

Довіра клієнтів, імідж підприємства

Привабливість підприємства для постачальників

Система управління запасами підприємства

max_i

Оптимізація структури

Зниження рівня

max

Оптимізація загального обсягу

optim_i

Контроль

optim

min_i

min

max

Витрати з обслуговування

min

Ритмічність і безперебійність роботи виробничих підрозділів

Довіра клієнтів, імідж підприємства

Привабливість підприємства для постачальників

Рис. 5.9. Взаємозв’язок елементів системи управління запасами

Різновидом поточного є сезонний запас, який утворюється за умов сезонного використання, сезонної заготівлі або сезонного транспортування матеріалів.

Підготовчий запас створюється тоді, коли перед використанням матеріали потребують спеціальної підготовки (сушіння, розкрою, правки тощо). Він визначається за формулою

М_з.пд = М_д t_п , (5.7)

де t_п — час на підготовку матеріалів у днях.

Страховий запас потрібний на випадок можливої затримки надходження чергової партії матеріалів. Його обчислюють за формулою

М_з.стр. = М_д t_т , (5.8)

де t_т — час термінового поповнення запасу в днях або за стандартних інтервалів постачання — середнє відхилення від нього.

Виходячи з вищенаведеного загальний запас матеріалів становить:

максимальний

М_з.max = М_д (t_н + t_п + t_т) , (5.9)

середній

М_з.ср = М_д ( + t_п + t_т) , (5.10)

мінімальний

М_з.min = М_д (t_п + t_т) , (5.11)

Важливе значення для підтримування поточних запасів на належному рівні має система регулювання запасів. На вибір системи регулювання впливає багато факторів і передовсім величина потреби в матеріалах, регулярність запуску у виробництво, форма постачання тощо. Регулювання запасів може здійснюватися за системами «максимум-мінімум», «стандартних партій», «стандартних інтервалів» тощо.

В Україні найбільш відома система «максимум-мінімум», згідно з якою запаси поповнюються до рівня не нижчого за їхню мінімальну величину, а після надходження чергової партії не бувають більшими за встановлену максимальну кількість. Для забезпечення цих умов замовлення на чергову поставку матеріалів видається за такої величини поточного запасу, якої вистачить для роботи аж поки замовлений матеріал надійде. Ця величина запасу називається «точкою замовлення» (М_з.з) та обчислюється за формулою:

М_з.з = М_з.пд + М_з.стр + М_дt_з, (5.12)

де t_з — час в днях від моменту оформлення замовлення до надходження чергової партії матеріалів.

Інші системи регулювання запасів, як це видно з їхніх назв, жорстко регламентують величини партій поставок або інтервал між ними.

Рис. 5.10. Графік залежності річних витрат на придбання і зберігання матеріалів від величини партії поставки.

Величина запасів матеріалів істотно впливає на ефективність роботи підприємства і вплив цей неоднозначний. З одного боку, збільшення запасів унаслідок постачання великими партіями потребує більших обсягів оборотних коштів, додаткових витрат на зберігання матеріалів, компенсацію можливого псування та втрат. Ці втрати й витрати можна вважати пропорційними величині запасу, тобто партії поставки. З іншого боку, постачання великими партіями зменшує кількість поставок і, відповідно, транспортно-заготівельні витрати, бо останні відносно мало залежать від величини партії поставки, а в більшій мірі обумовлені кількістю цих партій (витрати на оформлення, пересилання документів, роз’їзди агентів, транспортування тощо). Зменшення величини партії поставок спричиняє зворотний ефект: втрати й витрати, зв’язані зі зберіганням запасів, зменшуються, а транспортно-заготівельні витрати зростають (рис. 5.10).

Оптимальною є така партія поставки (п_м), яка забезпечує мінімальні сумарні витрати (С_м.с) на придбання (С_м.п) і зберігання (С_м.з) матеріалів, тобто коли

С_м.с = С_м.п + С_м.з → min. (5.13)

Підставивши у складові цієї функції відповідні значення, одержимо

; (5.14)

, (5.15)

де М_р — річна потреба у матеріалах; С_п — транспортно-заготівельні витрати на одну партію поставки; Ц_м — ціна одиниці матеріалу без урахування транспортно-заготівельних витрат; Р_н — коефіцієнт, що враховує втрати від відволікання коштів у запаси й витрати на зберігання матеріалів.

Звідси оптимальна партія поставки обчислюється за формулою

. (5.16)

Слід відмітити, що задачею управлінців будь-якого підприємства є оптимізація, найчастіше – мінімізація запасів. Одним із найбільш поширених методів мінімізації запасів є система точно вчасно (ТВ). Її основною задачею є зменшення рівня запасів організації до нульової відмітки. Система ТВ і подібні до неї (система без складу, нульових запасів, система Канбан) заснована на принципі, згідно до якого постачальники доставляють матеріали точно в той момент, коли в них виникає необхідність. Крім того, на мінімальному рівні підтримується незавершене виробництво, оскільки відповідні вироби виготовляються тільки по мірі необхідності обслуговування наступної стадії виробництва. Запаси готових товарів мінімізуються до їх точної відповідності заказам торгівлі.

Концепція ТВ передбачає просту, добре координовану виробничу систему (рис. 5.11), коли продукція проходить певні стадії обробки тільки відповідно до плану.

Дана концепція є протилежністю традиційної системи «зроби партію та передай далі», коли деталі виробляються крупними партіями і передаються на наступну операцію згідно жорсткого календарного графіку.