4. Счет 04 "бланки строгой отчетности"

Забалансовый счет 04 "Бланки строгой отчетности" предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов с определенной степенью защиты (далее - бланки).

Согласно п. 7Инструкции N 196 поступившие в организацию бланки подлежат оприходованию материально ответственным лицом.

Примечание. Поступление бланков отражается материально ответственным

лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по

форме согласно приложению 2к Инструкции N 196 (п. 8Инструкции N 196).

При этом поступление бланков отражается получателями по фактически произведенным затратам на их приобретение следующими бухгалтерскими записями (п. 21Инструкции N 196):

Д-т субсч. 210 "Расходы к распределению" - К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";

одновременно:

Д-т сч. 04 "Бланки строгой отчетности" (субсчета по материально ответственным лицам) с отражением конкретных серий и номеров бланков.

Обратите внимание! В связи с тем что в бюджетных организациях бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к денежным документам, их учет ведется на субсчете 132 "Денежные документы" (п. 28Указаний N 364). Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по движению трудовых книжек (вкладышей к ним) в министерствах, в подведомственных министерствам бюджетных организациях, в местных исполнительных и распорядительных органах, а также операций по расчетам с работниками за трудовые книжки (вкладыши к ним) определен в приложении 1к Письму N 02-2-28/57

Бланки хранятся у материально ответственного лица до передачи их ответственным исполнителям.

Испорченные материально ответственным лицом бланки (до передачи их ответственным исполнителям) списываются с учета следующими записями (абз. 3 п. 24Инструкции N 196):

Д-т субсч. 080 "Затраты на производство", 200 "Расходы по бюджету", 202 "Расходы за счет других бюджетов", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 215 "Расходы за счет внебюджетных фондов" - К-т субсч. 210 "Расходы к распределению".

Одновременно списываются конкретные серии и номера бланков:

К-т счета 04 "Бланки строгой отчетности".

В случае наличия виновных лиц, не обеспечивших сохранность бланков в местах хранения, стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков отражается бухгалтерскими записями (абз. 3 п. 25Инструкции N 196):

Д-т субсч. 170 "Расчеты по недостачам" - К-т субсч. 210 "Расходы к распределению".

Одновременно списываются конкретные серии и номера бланков:

К-т счета 04 "Бланки строгой отчетности".

Пример.Организация приобрела за счет бюджетных средств бланки. Материально ответственным лицом (до передачи ответственному исполнителю) не была обеспечена их надлежащая сохранность. Стоимость бланков отнесена на виновное лицо. Сумма удержана из заработной платы работника.

Отразим в учете данные операции следующими бухгалтерскими записями:

1) Д-т 210 - К-т 178 - оприходование бланков;

одновременно:

Д-т 04;

2) Д-т 170 - К-т 210 - отражение суммы, подлежащей возмещению материально ответственным лицом;

одновременно:

К-т 04;

3) Д-т 180 - К-т 170 - удержание из заработной платы работника стоимости бланков, подлежащей возмещению.

Бланки передаются материально ответственными лицами ответственным исполнителям под отчет.

При этом выдача бланков осуществляется с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных, по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности по форме согласно приложению 3к Инструкции N 196 (п. 11Инструкции N 196).

Выдача бланков под отчет отражается бухгалтерскими записями (абз. 3 п. 23Инструкции N 196):

Д-т субсч. 080 "Затраты на производство", 200 "Расходы по бюджету", 202 "Расходы за счет других бюджетов", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 215 "Расходы за счет внебюджетных фондов" - К-т субсч. 210 "Расходы к распределению".

Таким образом, при выдаче бланков ответственным исполнителям их стоимость списывается бюджетной организацией на расходы, производимые за счет бюджетных или внебюджетных средств. После этого в активе баланса выданные бланки числиться уже не будут. Далее учет движения бланков ведется только на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности" по фактическим затратам на их приобретение вплоть до их использования (списания).

Обратите внимание! Списание с подотчета конкретных серий и номеров бланков отражается по кредиту забалансового счета 04 "Бланки строгой отчетности" (абз. 3 п. 22Инструкции N 196)

Примечание. Выданные ответственным исполнителям бланки списываются с

учета на основании акта на списание использованных бланков строгой

отчетности по форме согласно приложению 5к Инструкции N 196 (п. 14

Инструкции N 196).

В целях контроля за использованием бланков бухгалтерией организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности по форме согласно приложению 4 к Инструкции N 196 (п. 12Инструкции N 196).

В случае наличия виновных лиц, не обеспечивших сохранность бланков, стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков отражается бухгалтерскими записями (абз. 3 п. 25Инструкции N 196):

Д-т субсч. 170 "Расчеты по недостачам" - К-т субсч. 080 "Затраты на производство", 200 "Расходы по бюджету", 202 "Расходы за счет других бюджетов", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 215 "Расходы за счет внебюджетных фондов".

Одновременно списываются конкретные серии и номера бланков:

К-т счета 04 "Бланки строгой отчетности".

Инвентаризация бланков в местах их хранения проводится комиссией организации в соответствии с ИнструкциейN 180 (п. 6Инструкции N 196).

При проведении инвентаризации проверка фактического наличия бланков производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения, за которое отвечает материально ответственное лицо. Данные о наличии бланков вносятся в инвентаризационную описьпо форме согласно приложению 18 к Инструкции N 180 (п. 59Инструкции N 180).

Аналитический учет бланков ведется на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности" по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам). Централизованные бухгалтерии дополнительно ведут учет бланков по каждому обслуживаемому учреждению (п. 20Инструкции N 196).

Корреспонденция счетов основных бухгалтерских операций по

учету на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности"

N п/п	Содержание операций	Шифры субсчетов
		Дебет	Кредит
1	Поступление бланков	210	178
	Одновременно	04
2	Списание конкретных серий и номеров бланков с подотчета		04
3	Списание с учета испорченных и (или) аннулированных бланков (до передачи их ответственному исполнителю)	080, 200, 202, 211, 215	210
	Одновременно списываются конкретные серии и номера бланков		04
4	Списание с учета (при наличии виновных лиц) стоимости недостающих, испорченных и (или) аннулированных бланков:
	- до передачи ответственному исполнителю	170	210
	- после передачи ответственному исполнителю	170	080, 200, 202, 211, 215
	Одновременно списываются конкретные серии и номера бланков		04