3.1.2. Правила выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы

Общие требования по выдаче денежных средств под отчет своим работникам установлены Национальным банком Республики Беларусь в ИнструкцииN 107. Так, выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, производится работникам организации как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек.

Обратите внимание! Право на получение и использование корпоративной дебетовой карточки предоставляется работнику организации на основании доверенности организации (ч. 2 п. 18Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34 (далее - Инструкция N 34))

Порядок выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы (ч. 2 п. 34Инструкции N 107).

Сроки, на которые выдаются наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, устанавливает руководитель организации. Однако следует учитывать, что установленные сроки, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денег под отчет, не должны превышать (ч. 3 п. 34Инструкции N 107):

- 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

- 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по организации.

Органы, осуществляющие в соответствии с законодательством оперативно-розыскную деятельность на территории Республики Беларусь и внешнюю разведку, а также органы Комитета государственного контроля Республики Беларусь выдают наличные деньги под отчет на оперативно-розыскную деятельность, связанную с проведением оперативно-розыскных мероприятий, иных аналогичных расходов, внешнюю разведку, а также на контрольные закупки товарно-материальных ценностей, контрольное оформление заказов на выполнение работ, оказание услуг в размерах и на сроки, определяемые в приказе руководителя указанных органов или лиц, им уполномоченных (ч. 6 п. 19Инструкции N 107).

Обратите внимание! В соответствии с ч. 2 п. 36Инструкции N 107 выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным ему суммам. Исключение составляют случаи, предусмотренныеч. 3 п. 36Инструкции N 107

Не допускается передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в том числе с использованием корпоративных дебетовых карточек (п. 43Инструкции N 107).

3.1.3. Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами

Согласно абз. 2,3 ч. 1 п. 27,п. 33Инструкции N 107 иабз. 2,3 ч. 1 п. 20,п. 26Инструкции N 185 разовая выдача денежных средств под отчет работнику оформляется расходным кассовым ордеромформы КО-2илиКО-2в. В случае если кассир производит выдачу денежных средств под отчет нескольким лицам, то составляется платежная ведомость. По результатам выдачи денежных средств по ведомости оформляется расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченных наличных денег без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

По израсходованным суммам работник представляет в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах. К отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств. Документы, приложенные к отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Главный бухгалтер (бухгалтер) проверяет правильность оформления отчета, приложенных документов и расходования средств по целевому назначению, также указывает в отчете сумму утверждения расходов и их код согласно Бюджетной классификации. После этого проверенный и подписанный главным бухгалтером (бухгалтером) отчет утверждается руководителем организации.

Обратите внимание! Форма отчета об израсходованных суммах законодательством не установлена. Данная форма является первичным учетным документом, который следует предусмотреть в учетной политике организации. При разработке формы отчета об израсходованных суммах необходимо соблюдать требования, установленные ст. 10Закона N 57-З

Примечание. Примерную форму отчета(вариант с командировочным

удостоверением) см. в разделе "Формы документов", подраздел "Деловые

бумаги".

Неизрасходованная сумма денежных средств возвращается путем внесения их в кассу организации по приходному кассовому ордеру формы КО-1илиКО-1влибо осуществления работником банковского перевода на счет организации, за исключением случаев, установленных вп. 1 ч. 2 ст. 107ТК (ч. 2,4 п. 41Инструкции N 107,ч. 2,4 п. 31Инструкции N 185).