2. Документальное оформление расходов предпринимателя

Какими документами могут подтверждаться произведенные предпринимателем за­траты?

Произведенные предпринимателем затраты могут подтверждаться следующими документами:

1. Товарный чек.

2. Кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру или банковские документы при безналичном расчете.

Может ли кассовый чек приниматься в затраты без товарного?

Кассовый чек без товарного принимается в затраты предпринимателя, когда на данный вид товара товарные чеки, как правило, не выдаются (например при приобретении горюче-смазочных материалов на АЗС). В этом случае предприниматель должен расшифровать количество и цену приобретенного товара в книге учета доходов и расходов.

Вопрос.Я предприниматель, осуществляющий свою деятельность без образования юриди­ческого лица, произвожу расчет за поставленный товар наличными деньгами с водителем при предъявлении последним доверенности от поставщика. Выдача денег водителю осуществляется по расходному кассовому ордеру. Являются ли доверенность и расходный кассовый ордер осно­ванием для исключения данных расходов из совокупного дохода?

Ответ.Надлежаще оформленная доверенность (по правилам, содержащимся в ст. 185—189 ГК РФ) и расходный кассовый ордер (оформленный в порядке, предусмотренном приказом Мин­фина России от 22 сентября 1993 г. № 40) могут служить основанием для исключения данных рас­ходов из совокупного дохода, полученного индивидуальным предпринимателем.

Отсутствие кассового чека в данной ситуации не препятствует определению расходов инди­видуального предпринимателя (постановление Президиума ВАС РФ от 24 ноября 1998 г. №512/98 и Информационное письмо ВАС РФ от 21 июня 1999 №42).

3. Оплаченный счет.

4. Накладные.

5. Путевые листы.

6. Товаро-закупочные акты и акты приемки-сдачи работ.

Вопрос.Я — частный предприниматель без образования юридического лица. Занимаюсь мелкими ремонтными работами. Для своей деятельности все необходимые материалы приобре­таю на рынке. Однако инспектор не принимает купленные мной на рынке материалы в качестве затрат, так как нет кассового чека. Но где же я возьму чек, если на рынке нет кассовых машин и чек, соответственно, никто из продавцов выдать не может?

Ответ.В данном случае подтверждением произведенных расходов могут быть следующие документы: товарные чеки, торгово-закупочные акты, приходные кассовые ордера, накладные.

При этом на документах должна быть пометка об освобождении торговой точки от обязатель­ного использования ККМ.

Требовать представления кассового чека инспектор не имеет права.

Действия налогового инспектора можно обжаловать в установленном законом порядке в вы­шестоящую налоговую инстанцию или в суд.

Может ли налоговая инспекция не принять торгово-закупочный акт в качестве доку­мента, подтверждающего расходы предпринимателя, на том основании, что он (акт) фор­мально не является расчетным документом?

Действительно, возможны ситуации, когда налоговые органы могут не принять торгово-заку­почный акт в качестве оправдательного документа, когда речь идет о расчетах предпринимателя с юридическими лицами. Однако у предпринимателя в этом случае есть все шансы выиграть дело, учитывая позицию по этому поводу ВАС РФ (см. постановление Президиума ВАС РФ от 24 июня 1997 г. № 4569\96). В этом деле речь как раз и шла об аналогичной ситуации: у предпринимателя отсутствовала квитанция к приходному кассовому ордеру, но имелся акт на закупку товара. Осно­ванием для отмены решения суда первой инстанции послужили:

• факт оплаты полученного товара свидетельскими показаниями;

• наличие акта на закупку товара, в котором содержался перечень оплачиваемых товаров, их цены в соответствии с накладными, суммы, полученные представителями фирмы со ссылками на документы, удостоверяющие их личность.

7. Справки с обязательным представлением платежных документов, подтверждающих фак­тическую передачу наличных средств за полученные материальные ценности (работы, услуги).

Может ли неотражение продавцом товара операции по его реализации в бухгалтерском учете послужить препятствием для предпринимателя для учета понесенных расходов?

В данном случае показательно следующее дело.

Налоговая инспекция обратилась в арбитражный суд с иском к индивидуальному предприни­мателю о взыскании с него сумм финансовых санкций за занижение налогооблагаемого дохода на том основании, что часть расходов, указанных в декларации, не подтверждена надлежащими до­кументами.

Арбитражный суд, удовлетворяя иск, исходил из того, что единственным доказательством фактически понесенных расходов, связанных с предпринимательской деятельностью, является квитанция к приходному кассовому ордеру, выданная продавцом. Представленные ответчиком акты на закупку товара не были сочтены надлежащими доказательствами понесенных расходов, поскольку они не являются расчетными документами.

Однако выводы суда не соответствовали обстоятельствам дела.

Как следовало из материалов дела, предприниматель на основании договора, заключенного с торговой фирмой, приобрел у нее телерадиоаппаратуру, получив ее по накладным.

Факт оплаты полученного товара подтвержден: квитанцией к кассовому ордеру; актами на за­купку товара, в которых содержался перечень оплачиваемых товаров с указанием цен в соответст­вии с накладными и сумм, полученных представителями фирмы, со ссылками на документы, удо­стоверяющие личность последних.

Таким образом, индивидуальный предприниматель подтвердил понесенные им расходы до­кументами, которые содержали необходимые сведения.

Представленные налоговой инспекцией документы встречной проверки, свидетельствовав­шие об отсутствии у фирмы-продавца соответствующих бухгалтерских проводок по реализации указанного товара, сами по себе не могли служить основанием для отказа в признании расходов покупателя, поскольку не опровергали доказательств ответчика.

При рассмотрении дела в порядке надзора в иске отказано (см. информационное письмо Пре­зидиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 июня 1999 г. № 42).

Может ли факт произведения предпринимателем затрат подтверждаться договором между ним и юридическим либо физическим лицом?

Нет, поскольку наличие договора, как правило, свидетельствует лишь о намерениях сторон, а не о факте понесенных расходов.

Какие обязательные реквизиты должен содержать в себе документ, подтверждающий расходы предпринимателя?

Такой документ должен содержать следующие реквизиты. При расчетах предпринимателя с юридическим лицом:

• наименование документа;

• наименование сторон, участвующих в операции;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение данной операции, и правиль­ность ее оформления;

• их личные подписи;

• печать юридического лица.

При расчетах предпринимателя с физическим лицом, не являющимся предпринимателем:

• паспортные данные физических лиц (ФИО, номер и дата выдачи паспорта, прописка (реги­страция);

• перечень товаров, их количество, цена, дата;

• личные подписи и печать предпринимателя (если есть),

В каких случаях налоговый орган вправе применить к предпринимателю санкции за зани­жение налогооблагаемого дохода по причине ненадлежащих документов, оформляющих рас­ходы?

Это возможно в следующих случаях:

1. Документы не удовлетворяют вышеуказанным требованиям (отсутствуют необходимые реквизиты).

2. Документы, подтверждающие расходы, оказались фиктивными.

Вопрос.В декларации о совокупном годовом доходе я указал затраты, связанные с получени­ем дохода, подтвержденные документами на приобретение товара. Налоговой инспекцией при документальной проверке декларации установлено, что в документах на приобретение товара (подтверждающих затраты предпринимателя) указана фирма, прекратившая деятельность (фак­тически не существующая) на дату приобретения товара предпринимателем, в связи с чем данные документы объявлены налоговой инспекцией недостоверными и мне доначислены финансовые санкции за занижение (на эту сумму) налогооблагаемого дохода в декларации. Я же считаю, что свои затраты документально подтвердил и занижения дохода в декларации не допустил. Кто в данной ситуации прав?

Ответ.Действительно, в случае установления госналогинспекцией фактов недостоверности документов, представленных физическими лицами для подтверждения своих расходов, в связи с отсутствием существования юридических лиц, указанных в представленных документах, или прекращением деятельности юридических лиц до указанной даты в представленных документах, а также граждан-предпринимателей и физических лиц, указанных в представленных документах, такие физические лица привлекаются к ответственности за занижение (сокрытие) доходов от на­логообложения.

В случае рассмотрения в суде дел о сокрытии (занижении) дохода физическим лицом (в част­ности в результате представления недостоверных документов, подтверждающих расходы) в каче­стве доказательства ГНИ могут быть представлены выписки из Государственного реестра юриди­ческих лиц о дате прекращения деятельности конкретного .юридического лица.

При установлении ГНИ фактов представления налогоплательщиками недостоверных доку­ментов в подтверждение своих расходов обязанность доказывания недостоверности таких доку­ментов лежит на ГНИ.

В данном случае налоговая инспекция имеет доказательства недостоверности документов, представленных предпринимателем в обоснование указанных в его декларации затрат.