2.6. Спец. Мероприятия в со: понятие, основные виды, правила организации и проведения

СпецМероп – это мероприятия, проводимые орг-цией в целях привлеч-я вним-я общ-ти к самой орг-ции, её деят-ти и продуктам. Они призваны стать событием для ЦА общ-ти. Их провед-е предполагает какую-то причину или повод (вывод нов. продукта на рынок) Но при отсутствии повода его можно создать, и сделать из повода событие (выпуск 100 000-го автомобиля).

Виды:

1. Церемонии открытия

Причина: открытие нов. стр. в жизни компании (нач. нов. бизнеса, становление нов. услуги)

Цель: 1) укрепл-е имиджа. 2)укрепл-е корпор.духа. Улуч-ся отн-я с мест.общ-тью (офиц.открытие нов. магазина направ-но на привлеч-е нов. покуп-лей и партнер)

Необх-ть извест-ти делает участие в церемонии открытия значимым не только д/бизнеса, но и д/политиков, гос.должностных лиц и неприбыльных орг-ций: напр., открывая нов. корпус универа, политик усиливает позитивные стороны своего имиджа, что обеспечит ему дополнит. поддержку на выборах.

Критерии выбора персоны:

- масштаб соб-я; - общественная знач-ть официальной персоны

Общест.статус персоны прямо пропорц-но влияет на интерес СМИ к церемонии: чем выше статус приглашен. лиц, тем выше интерес СМИ к церемонии НО! тем выше затраты на провед-е меропр-я.

2. Приемы (1 из форм «внеш/внутриполитич.» деят-ти орг-ции. Это организован.совместное время провождения представителейлей орг-ции и гостей, сопровожд-ся угощением)

Причина:

а) случай торжественной даты;

б) случай посещения орг-ции известным/почетным гостем;

в) в порядке повседневн. деят-ти фирмы на регуляр. основе.

Цель: 1) расшир-е/углубл-е контактов в сфере деят-ти компании, 2) получ-е необходимой инф-ции, 3) формир-е имиджа орг-ции во внеш. деловой среде.

Подготовка:

1.цель,

2.выбор формы приема,

3.опред-е состава участников,

4.сценарий приема, рассылка приглаш-й,

5.сост-е плана рассадки за столом (если предусмотр)

6.сост-е меню,

7.сервир. стола и обслуживание гостей,

8.подгот-ка тостов и речей.

Виды: - дневные/вечерние, формальные/неформальные; с рассадкой (заранее распределёнными местами участников)/без рассадки)

Дневн. приёмы :

«Бокал шампанского» !стоя! нач. в 12ч. и длит. около 1ч. (годовщина фирмы, открытие выставки). Наиб. простая форма приема, аналогич. тип — «бокал вина». Форма одежды — повседневная.

«Завтрак» с 8 до 12ч. и длит. 1-1,5ч. (визит извест. лиц, прибытие/отъезд гостей). Отлич-ся от обеда меньшим кол-вом блюд. Форма одежды — повседневная.

«Коктейль» с 17 до 19.00,длит.ок. 2ч. Официанты разносят напитки и холод. закуски, иногда горяч. блюда.

«Фуршет» те же часы. Но здесь гости сами подходят столам, набирают закуски.Стоя! В конце м.б. предложен кофе, шампанское, морож-е. После приема возможен показ фильма или неб. концерт. Торжественность приёма м.б. подчеркнута указ-ем торжеств. формы одежды в приглашении.

«Обед» наиболее торжеств. форма приема. Нач. в период с 17-19ч. и длит. 2-3ч. Гости сначала находятся за столом в течение 1ч., затем переходят в менее официальн. помещ-е. Форма одежды — торжеств. Обед нередко провод-ся «с рассадкой».

«Чай» устраивается м/у 16-18ч., обычно, для женщин.

«Ужин» с рассадкой отличается от «обеда» только более поздним временем провед-я.

3. Презентации (это представл-е орг-ции, проекта, тов/услуг), время пров-я:15.00.Длит.:1,5—2ч. После оконч.–коктейль/фуршет (1,5-2ч.)Приглашенным рассыл-ся пригласит, в кот. указ. место, время провед-я, прогр., состав участников и гостей.

Причина: 1)открытие/созд-е фирмы,

2)ежегодно (нов. достиж-я и результаты работы компании),

3)при выходе на нов. рынки (в стране созд-я филиала)

Этапы подгот-ки:

•Цель (привлеч-е нов. клиент./партнер./потребит.; формир-е имиджа)

•Генерирование идеи (осн. замысла) презентации;

•Место, сроки провед-я, состав участн-в; бюджета.

•Разработка сценария.

4. Конференции (организованное собрание людей с целью ознакомл-я, обсужд-я, распр-я знач.инф., представляемой авторитетными экспертами). Конф. могут включать през-ции, круг.столы, приемы. Участие в конф. представителей орг-ции дает ей возм-ть продвиж-я своих технологий.

Виды: -внутр. (для собственных занятых компании); -внеш. (ориентированы на внешнюю аудиторию); -научная, практическая, политическая.

Ядром конф-ции явл-ся выступл-я авторит-ов. Конф-ции освещ-ся в СМИ. Заранее подгот-ть и вручить жур-там медиа-кит,в котором:

1)бэкграундер/общ.инф. об орг-ции (назв-е, профиль д-ти, история, струк-ра, список долж.лиц, фотографии); 2) прог-му, 3) список участ-ков с их характеристикой, 4) тезисы наиболее важн. докладов, 5) текст пресс-релиза.

Орг-ция связи (пресс-офис),питания д/жур-та–вежливость орг-ров в отнош. к его работе.

Конф-ции—ср-во поддерж-я связей, обсужд-я/реш-я проблем в профессион-х, корпоративн., академич., деловых и политич. сообщ-вах.

5. Дни открытых дверей (демонстрация себя внешней общ-ти изнутри)

М.б. открыты д/раз.гр.общ-ти: д/широк.публики и родствен-в занятых, для потреб-лей, для визита группы важн. персон. Посещ-е раб.мест публикой требует обеспеч-я безоп-ти, уборки и наличия сопровождающих д/гостей. Следует учесть, что большая часть посетителей не знакома с орг-цией (поэтому они и пришли) и не ориентир-ся в помещении. Д/новых гостей готовятся спец. инф-ые стенды, раздат.буклеты, развеш-ся указатели.

6. Круглые столы (одна из форм обсужд-я идей, значимых для разн. групп обществен-ти).

Обсужд-е актуальн. проблем м.б. организовано в форме «круглого стола», участн-ки кот-го-авторитет.представители академич. сооб-ва, делового мира, госаппарата, обществен. орг-ций, СМИ.

Подготовка:

- тема и обсуждаемые вопросы планир-ся и объявл-ся заранее и участн-в знакомят с ними до нач. заседания. Число уч-ков – 6-14чел. Таблички-идентиф.имен и орг-ций облегчают проц. общ-ия.

-работу «стола» орган-ет ведущий. Важно, чтобы он имел признанный авторитет модератора для всех уч-в.

- перед нач. обсужд-я и выступл-й все участ-ки должны коротко представиться всем присутствующим.

- очередность представл-я м.б. задана порядком сидящих (по часовой стрелке)

- регламент

7. Выставки (одно из ведущ. ср-в ПР в мире)

Выст-ки различ-ся по тематике:

• многопрофильные,

• отраслевые,

• специализированные.

Выст-ка может провод-ся в масштабе 1 компании или целой отрасли. Она может длиться от неск-х дней до неск-х месяцев и более.

Цели фирмы

• возм-ть продемонстр-ть нов-ки

• получ. инф. о преимущ-х нов-ки

• продемонстр-ть нов-у в действии (презентация нов-ки) и произвести + впечатл-е на клиента/посетит.

• распростр-е инф. о своих тов/услугах

• можно провести исслед-я рынка (получ-е инф.ции о конкур-ах; узнать неизвестн. ф-ры, влияющие на спрос; сравнить себя с конкур-м)

• возм-ть войти в контакт с предварительно намеченной ЦА клиентов

• обновл-е имиджа фирмы

Организация собственной выст-ки:

• генериров-е и разраб-ка идеи экспонирования;

• выбор места (павильон под открыт. небом)

• планир-е экспоз.(стенды, ширмы и экраны)

• управл-е потоком посетителей;

• прием важн. гостей и знаменит-тей;

• обеспеч-е работы пресс-центра;

• организация рекламы;

• информир-е всех уч-в и отделов организации.

• зоны отдыха

• питание

• автостоянки

• медпункты

Кроме того, в последнее время крупные организации, проводят клубные вечера- неформальные-новостные ПР мероприятия, дружеские посиделки, не предусматривающие присутствия СМИ, но, возможно, присутствие привилегир-го СМИ, тематика кот-го совпадает с темой вечеринки.

Также сюда можно отнести пресс-туры - выезды, которые организация устраивает специально для журналистов.