2.5. Правила организации и проведения брифингов и пресс-конференций.

Пресс-конф и брифинги — прекрасная форма работы с каналами мас. инфы, т.к.: они дают уникальную возможность одновременной передачи инфы практически во все СМИ; поднимаемую Вами тему или проблему жур-ты осветят шире, чем это изложено в Вашем пресс-релизе, благодаря тому, что будут иметь возможность задавать интересующие их вопросы.

Пресс-конф и брифинг — это встреча, беседа офиц. лиц или участников важных событий с представителями печати, радио, тв по вопросам, представляющим широкий общест.интерес. В классическом варианте брифинг предназначен д/ознакомления и распр-я инфы,а пресс-конф и д/ее обсуждения.

Брифинг более мобильная форма общения со СМИ — короткая офиц. форма уведомления и ознакомления жур-тов с только что вышедшим офиц. док-том или произошедшим событием. Орг-ся не тогда, когда удобно жур-ту, а когда удобно ньюсмейкеру-важ.лицо гос-ва (президент, министр). Длительность-20 минут. Освящается только одна тема. К брифингу часто прибегают в случаях, когда нужно пояснить или расширить имеющуюся инфу (пришествия, чрезвычайные ситуации, аварии, офиц.ответ/реакция на манифестацию и т.п.). В этих случаях брифинг позволяет донести до СМИ, а ч/з них до всего об-ва Вашу интерпретацию произошедших событий. Если же во время не среагировать, то инф. в СМИ пройдет в вольном стиле видения жур-тов и оказать негативное влияние на общест. мнение. Сущ-ет еще неск-ко отличий брифинга от пресс-конф.

В классич.варианте пресс-конф. заканч-ся фуршетом/коктейлем, на кот.имеет место продолжение общения и обсуждение поднятых пресс-конф. проблем.

После брифинга не желательны контакты с прессой — возможна утечка неофиц.инфы. Она может свести на нет все усилия брифинга. Кроме того, на пресс-конф. помимо жур-тов часто приглашают и других заинтересованных лиц (представи-лей др.орг-ций и учреждений, работающих в той же области, партнеров, в том числе потенц-х, всех, в ком Вы заинтересованы) д/кот. также необ-мо донести инфу. На бриф-ге инф. распр-ся только среди жур-тов-профессионалов.

Основные этапы организации пресс-конф и брифингов

1.Определение целей и задач.

2.Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы.

3.Выяснение имен и должностей спикеров, необходимое д/их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале).

4.Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конф.. Факторы, которые важны: место проведения мероп-тия; продолжит-ть пресс-конф; спикеры, время и темы их выступлений; наличие инф.материалов и сувенирной продукции; привлечение дополнит.вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик); привлечение других подрядных орг-аций, в том числе PR-агентства; оформление зала; обеспечение транспорта, кот.привезет жур-тов к месту проведения мероприятия; ведущий пресс-конф.

5.Составление списков СМИ и их утверждение

6.Разр-ся примерная смета возмож.накладных расходов, кот. утверждается с руководством компании.

7.Пишется пресс-релиз-приглашение, кот.должен содержать: логотип комп.; дату, время и место проведения пресс-конф.; очень краткую инфу о комп., краткое описание освещаемой темы; темы выступлений и имена спикеров предстоящего меро-тия; инф. о контакт.лицах, у кот. можно получить доп. инф. о мероприятии и зарегист-ся; для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конф.

8.Пресс-релиз рассылается по медиа-карте в СМИ, которым потенциально м.б. интересна тематика пресс-конф.

9.По списку СМИ проводится телеф.обзвон жур-тов, в ходе кот. выясняется их интерес к теме пресс-конф (первый звонок необ-мо сделать не менее чем за неделю до мероприятия).

10.В процессе устного приглашения жур-тов необ-мо фиксировать их комментарии в письм.форме д/дальнейшего анализа, оценки ситуации, составления списка возмож.вопросов и послед. консультирования спикеров.

11.Еще 1 звонок жур-там делается накануне пресс-конф, яв-ся напоминанием и сопровож-ся ?-ом: «Не изменились ли ваши планы посетить пресс-конф.?»

12.Обяз-но создается инф. папка для жур-тов. Пресс-кит состоит из следующих док-тов (указаны в том порядке, в котором их должны видеть журналисты):

• программа пресс-конф, включая список спикеров;

•пресс-релиз;

•биографии с фотографиями спикеров компании;

•копии презентаций спикеров (могут предоставляться в элект.виде на CD);

• фото и/или слайды (могут предоставляться в электронном виде на CD);

• инф. о рынке, на котором работает компания;

• актуальн.цветные мат-лы(о прод/услугах комп.);сувениры с символикой комп.

• истории успеха;

• цифры и факты (факт-лист);

• background компании;

• брошюра (или история компании);

• корпоративный бюллетень или издание;

•визитки конт.лица(PR-мен-ра комп./др.мен-ра,в обяз-тях кот.общение со СМИ).

•папка с лого комп.(или пакет), в кот.упаковывается весь указ.набор мат-лов.

13.Заблаговременно, до пресс-конф, сост-ся список наиб. трудных вопросов. Вопросы форм-ся двумя способами:

а) с использованием профессиональной интуиции;

б)в ходе общения с жур-тами во время их приглашения и неформального выяснения у них отношения к теме, поднимаемой компанией.

14. До пресс-конф PR-менеджер проводит со спикерами консультационную беседу

15.На мероприят. PR-мен-ры д.прибыть не менее чем за час до нач. регистрац.

16.Необходимо проверить степень готовности залов для пресс-конф и фуршета.

17.На регистрации должно присутствовать не менее двух менеджеров. В больших отелях (помещениях) встречать журналистов у входа.

18.Во время регистр.следует зафиксир-ть в списках посещ-ть жур-тов,собрать их визитки/(если не присут-ют)коор-ты,предоставить им пресс-кит и доп.инфу.

19.Во время рег-ии участ. пресс-конф предложить чай, кофе/легкие прохл. напитки.

20.PR-менеджер д.следить за регламентом провед-я пресс-конф. Время офиц. части не д. превышать 40мин., 10-15мин. - на вопросы журналистов.

21.По окончании офиц.части во время фуршета PR-мен-ры д.активно общаться с жур-тами д/выявления инф. пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини-интервью со спикерами компании.

22.По окончании пресс-конф PR-менеджер не должен покидать место проведения мероприятия до ухода последнего журналиста.

23.В тот же день после проведения пресс-конф необ-мо распр-ть пресс-релиз среди изданий, представители кот-х не смогли присутствовать на мероприятии.

24.В теч.2-3 дней готовятся фотографии с мероп-я д/жур-тов по их запросу.

25.В течение 3-5 дней необходимо провести телефонные беседы с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления дополнительной информации для развития темы. По результатам этой работы составляется план выхода публикаций.

26.Публикации собир-ся по мере их выхода,подшив-ся,копии рас-ся по комп.