7.4. Формирование эффективной системы долговременных деловых связей

Какие шаги необходимо предпринять для создания собственной системы деловых связей? Разработаем примерный план действий.

1. Инвентаризация связей. Первое, что необходимо сделать, – это собрать всю имеющуюся у вас информацию о знакомых, с которыми вы поддерживаете или поддерживали добрые отношения, а затем упорядочить ее, приведя в систему. Создайте как можно более подробный список со следующими данными: фамилия, имя, отчество, номера телефонов, почтовый и электронный адрес. Необходимо помнить, что база данных деловых связей – это источник полезнейшей информации.

2. Включение в базу деловых связей первой очереди дополнительных данных. После того как инвентаризация проведена, целесообразно добавить в базу дополнительные сведения, указывающие, когда, где и при каких обстоятельствах вы познакомились с данным человеком. Можно включить и иную известную вам информацию: день и место рождения; учебное заведение, которое он закончил; даты памятных событий, напоминание о которых будет приятно вашему партнеру. Это нужно для того, чтобы при увеличении списка вы не забыли наиболее важные эпизоды, упоминание о которых может впоследствии стать решающим в разговоре с человеком.

3. Пополнение и расширение базы деловых связей. Деловые контакты можно расширять несколькими способами. Например, одна из новых форм деловых связей, эффективно используемых сегодня в Интернете, – сдача в аренду адресов деловых партнеров. Конечно, в обмен на базу деловых связей своих компаньонов. В пользование можно предоставить полную базу данных или только ее часть. Естественно, что сначала каждая из сторон должна проинформировать своих знакомых о том, что к ним обратится партнер, согласовать с ними сферу, объем информации, содержание вопросов и т. д. Есть и традиционные формы пополнения базы деловых связей: обмен визитными карточками при встречах; знакомства на деловых мероприятиях, выставках; рассылка писем и т. п.

4. Создание альянсов как форма расширения деловых связей. В настоящее время все более популярной становится такая форма деловых связей, как создание различных объединений и альянсов: клубов, общественных объединений, ассоциаций, а также негласных товариществ. Их цели – объединение усилий, интеллектуального потенциала и деловых связей участников для решения общей задачи, а также реализация общих интересов.

5. Сегментация деловых связей. На этом этапе целесообразно включить в составленную базу деловых связей сведения, необходимые для последующей разбивки данных по сегментам. Напротив каждой фамилии указывается место работы: банк, страховая компания, строительная организация, охранное агентство, суд и т. п. Чем детальнее координаты, тем легче в дальнейшем сортировать данные и искать в общей информационной базе специалиста или партнера по нужному направлению.

6. Организация работы с деловыми связями. С помощью получившейся базы данных вы можете готовить и рассылать рекламные предложения, факсы, поздравительные открытки, вести телефонные переговоры, использовать директ‑мейлы – целевую почтовую рассылку, а также оперативно обмениваться с партнерами письмами по электронной почте, т. е. оживить деятельность в нужных вам направлениях.