15.4. Правомерность применения Квитанции (ф. 0504510)

для приема наличных в кассу

Одним из основных документов, используемых бюджетными учреждениями для приема в кассу денежных средств, является Квитанция (ф. 0504510) (п. 105 Инструкции N 148н). Данный документ относится к бланкам строгой отчетности (БСО). Следовательно, бюджетные учреждения могут применять Квитанцию и при осуществлении наличных расчетов с населением как документ, подтверждающий прием денежных средств от физических лиц за оказанную услугу.

Однако стоит отметить, что формы БСО, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ" (то есть до 13.09.2007), с 1 декабря 2008 г. не применяются. На это указывает п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О Порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ", устанавливающий порядок применения форм БСО.

Форма Квитанции утверждена 30 декабря 2008 г. Инструкцией N 148н, поэтому на нее вышеуказанное ограничение не распространяется.

Таким образом, применение бюджетными учреждениями Квитанции для приема наличных денежных средств от населения в настоящее время правомерно.

Обратите внимание: форма Квитанции, утвержденная Инструкцией N 148н, несколько изменилась по сравнению с формой, утвержденной ранее действовавшей Инструкцией N 25н. В частности, добавились поля "ИНН", "Место нахождения", "в том числе: наличными деньгами", "с использованием платежной карты". Строка для указания источника финансирования поступающих наличных денег из новой формы Квитанции исключена.

15.5. Учет денежных документов

К денежным документам, применяемым в бюджетных организациях, относятся: оплаченные путевки, талоны на бензин, почтовые марки и марки государственной пошлины, карты оплаты услуг связи и так далее.

Их прием в кассу и выдача из кассы оформляются так же, как прием и выдача наличных денежных средств, то есть приходными и расходными кассовыми ордерами с проставлением на них записи "Фондовый", которые регистрируются в Журнале регистрации (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам (п. 108 Инструкции N 148н).

Ответственность за их сохранность несут руководитель учреждения и другие работники по его письменному указанию, с которыми заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

К хранению денежных документов предъявляются особые требования. Так, согласно п. 30 Порядка ведения кассовых операций денежные документы должны храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Для учета денежных документов применяется счет 0 201 05 000 "Денежные документы" (п. 107 Инструкции N 148н).

Поскольку на этом счете учитываются различные денежные документы, аналитический учет следует вести в разрезе их видов (путевки, талоны на ГСМ и так далее). Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции.

В конце месяца в карточке подсчитываются итоги по остаткам.

В бухгалтерском учете под операциями с денежными документами следует понимать их приобретение, выдачу под отчет и оказание услуг по ним (использование их на нужды учреждения) с составлением авансового отчета.

Бухгалтерские записи по учету денежных документов будут следующими:

- отражение предварительной оплаты - Дебет 1 (2) 206 00 560 Кредит 1 304 05 000, 2 201 01 610;

- получение денежных документов (постановка на учет) - Дебет 1 (2) 201 05 510 Кредит 1 (2) 302 00 730;

- зачет предварительной оплаты - Дебет 1 (2) 302 00 830 Кредит 1 (2) 206 00 660;

- выдача в подотчет - Дебет 1 (2) 208 00 560 Кредит 1 (2) 201 05 610;

- списание сумм использованных денежных документов на расходы - Дебет 1 401 01 200, 2 106 04 340 Кредит 1 (2) 208 00 660.

Пример. Организацией за счет бюджетных средств перечислен аванс в сумме 1200 руб. на покупку талонов для заправки ГСМ. Талоны получены и оприходованы на сумму 4000 руб.

За месяц были выданы в подотчет водителям талоны на заправку ГСМ на сумму 1000 руб. По окончании месяца на основании представленных авансовых отчетов водителей оприходованы ГСМ на сумму 1000 руб. Согласно путевым листам за месяц подлежат списанию ГСМ (согласно утвержденным нормам) в сумме 940 руб.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс на приобретение талонов на заправку ГСМ	1 206 22 560	1 304 05 340	1200
Приняты к бухгалтерскому учету талоны на ГСМ	1 201 05 510	1 302 22 730	4000
Отражен зачет аванса	1 302 22 830	1 206 22 660	1200
Произведен окончательный расчет за талоны на заправку ГСМ	1 302 22 830	1 304 05 340	2800
Отражена выдача талонов в подотчет водителям	1 208 22 560	1 201 05 610	1000
Приняты на учет ГСМ согласно представленному авансовому отчету водителей	1 105 03 340	1 208 22 660	1000
Отнесена на расходы учреждения стоимость использованных в течение месяца ГСМ на основании путевых листов	1 401 01 272	1 105 03 440	940

С 1 января 2009 г. Инструкцией N 148н предусмотрено, что денежные документы могут безвозмездно передаваться.

Движение денежных документов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств, отражается проводкой: Дебет 0 304 04 000 Кредит 0 201 05 610.

Движение денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также передача таких документов государственным и муниципальным организациям оформляются записью: Дебет 0 401 01 241 Кредит 0 201 05 610.

При безвозмездной передаче денежных документов организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций, делается проводка: Дебет 0 401 01 242 Кредит 0 201 05 610.

При безвозмездной передаче между бюджетами производится запись: Дебет 0 401 01 251 Кредит 0 201 05 610.