Делопроизводство

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является докумен-тационное и информационное обеспечение деятельности гене­рального директора. Для этого секретарь-референт:

1. Ежедневно в установленные сроки получает и просмат­ ривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2. Готовит проекты резолюций на поступившие докумен­ ты,

3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и помогает его выполнению.

4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения до­ кументов и устных поручений генерального директора руко­ водителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.

5. Готовит по поручению генерального директора проек­ ты документов, согласовывает их с руководителями структур­ ных подразделений.

6. Осуществляет контроль оформления (полнота визиро­ вания, наличие и комплектность приложений) исходящих до­ кументов, переданных структурными подразделениями на под­ пись генеральному директору.

7. Готовит по поручению генерального директора про­ екты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполня­ ет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

8. Еженедельно готовит для генерального директора ин­ формационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует генерального директора.

10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

11. Участвует в работах по совершенствованию докумен-

278

Приложения

тооборота в организации, унификации документации и совер­шенствованию работы службы ДОУ.

12. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

13. Организует выполнение указаний и поручений гене­ рального директора по бронированию номеров в гостиницах, за­ казам авиа- и железнодорожных билетов, размещению коман­ дированных.

14. Организует работу приемной, регулирует поток посе­ тителей, самостоятельно решает вопросы о возможности при­ ема.

15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в ар­ хив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

16. Оказывает методическую помощь в работе секрета­ рей (или работникам, выполняющим функции секретаря) струк­ турных подразделений.

3. Обязанности

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

1. Сохранять конфиденциальность информации.

2. Выполнять распоряжения руководства.

1. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов.

2. Соблюдать правила делового общения, нормы служеб­ ного этикета, служебную субординацию.

3. Обеспечивать сохранность документов.

3. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию.