Делопроизводство

Приложение 1

Словарь терминов, применяемых в делопроизводстве

Автор документа — физическое или юридическое лицо, со­здавшее документ.

Адресант — отправитель.

Адресат — получатель.

Аккредитив — документ, содержащий распоряжение од­ного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и под­тверждающий установленные факты или события.

Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архив (Ндп. архивохранилище¹) — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хране­ние архивных документов с целью использования.

Архивный документ — документ, сохраняемый или под­лежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирую­щих автора официального письменного документа.

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), рас­положенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т. д.).

Вид письменного документа — принадлежность письмен­ного документа к системе документации по признакам содер­жания и целевого назначения.

¹ «Ндп.» — согласно ГОСТ Р 51141-98 недопустимый к приме­нению термин — синоним. Архивохранилище (Ндп. архив) — спе­циально оборудованное помещение для хранения архивных доку­ментов.

262 Приложения

Виза официального документа— реквизит документа, вы­ражающий согласие или несогласие должностного лица с со­держанием документа.

Входящий документ — документ, поступивший в органи­зацию.

Выписка из документа — копия части текстового доку­мента.

Гарантийное письмо — письмо, представляющее собой га­рантийное обязательство.

Гриф — реквизит, указывающий на особый характер со­держания официального документа.

Дело — 1) совокупность документов или документ по од­ному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответству­ющим образом оформленную; 2) единица хранения письмен­ных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое (синоним — служебное) письмо — вид офици­ального документа, направляемого от имени организации в адрес другой организации или частному лицу и наоборот.

Делопроизводство — отрасль деятельности человека, свя­занная с разработкой и оформлением документов, организаци­ей их движения, учета и хранения. Равнозначен ему термин-синоним «документационное обеспечение управления (ДОУ)».

Директивный документ — документ, содержащий обяза­тельные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъ­явителю на выполнение каких-либо действий от имени до­верителя.

Договор — документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка — документ, адресованный руковод­ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ; документированная информация — зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизита­ми, позволяющими ее идентифицировать. ,

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.