137 Делопроизводство

«Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текуще­го года с запросом на ...».

Если к вам обратились с просьбой, которую вы не може­те выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адреса­ту обратиться в другую организацию или к вам же, но по­зднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под назва­нием «отписка».

В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости вы­полнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «На_: поминаем Вам, что срок вьшолнения договора от 16.12.2005 № 25/42 истекает...». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извинить­ся за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказ­чикам вследствие несвоевременной отправки груза...».

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.

Проявлением этикета является также употребление за­ключительных формул вежливости. Если текст письма начи­нается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная фор­мула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях — «Ваш ...», «Искренне Ваш ...».

Проверьте себя:

/. Какими факторами определяется комплекс документов орга­низации?

2. Каковы основные признаки классификации документов?

3. На какие группы делятся документы в классификации по роду деятельности ?

138

Организационно-распорядительная документация

4. Каковы значение и функции организационно-правовых доку­ ментов?

5. Устав организации и его структура.

6. Расскажите о назначении и содержании положения $ш при­ мере типового положения о канцелярии организации).

7. Каковы требования к содержанию и оформлению инструк­ ции? Должностная инструкция секретаря-референта, ее со­ держание.

8. Что такое штатное расписание ? Его назначение в комплек­ се документации организации.

9. Каковы основные функции распорядительных документов?

10. Перечислите стадии подготовки распорядительных докумен­ тов.

11. Дайте определение документам: постановление, решение, указание, распоряжение.

12. Приказ. Понятие и виды приказов.

13. Значение, структура и содержание приказа по основной дея­ тельности.

14. Каково назначение информационно-справочных документов?

15. Охарактеризуйте основные информационно-справочные до­ кументы протокол, докладная записка, объяснительная за­ писка, заявление).

16. Какие требования предъявляются к составлению и оформ­ лению актов?

17. Что собой представляют справка, сводка, заключение?

18. Что такое деловое письмо? Его место в переписке организа­ ции.

19. Какие требования необходимо соблюдать при ведении пере­ писки?

20. Классификация деловых писем.

21. Какова структура делового письма?

22. Приведите примеры распространенных языковых формул де­ лового письма.

23. Каковы особенности оформления писем, передаваемых элек­ тронной почтой?

24. Изложите основные положения об этикете в деловой пере­ писке.