8.3. Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации

Современный электронный офис базируется на про­мышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет со­бой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае — ПЭВМ), связанных между собой с помощью се­тевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концент-

250 Компьютеризация янюптоязводства

раторы и др.), ресурсы которых доступны пользователям.В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные ком­пьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут со­вместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными.

Компьютеры, установленные в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную (рис. 8.5). В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную сеть образуют рабочие станции или под­чиненные компьютеры, соединенные по двухточечному прин­ципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (кон­центратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабо­чие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные сети явля­ются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов свя­зи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения ее к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства — модемы для выхода в различ­ные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматри­вать как своеобразные узлы электронной почты.

251

Компьютеризация делопроизводства

Внастоящее время разработаны эффективные средстваэлектронной почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом катего­рий срочности их доставки и квитирования получения, а так­же с соблюдением всех требований по защите информации.

Если на ПЭВМ установлен программный продукт Microsoft Exchange, то любой документ, созданный сред­ствами Word, Excel, PowerPoint, может быть отправлен по электронной почте или помещен в папку коллективно­го доступа. Средства планирования работы пользователя Microsoft Outlook 2000 также обеспечивают включение в разрабатьюаемые приложения возможностей электронной почты. Предусмотрена возможность электронной подпи­си, которая сверяется при получении письма.

Запуск Microsoft Exchange осуществляется по его пиктограмме на панели задач Office или через значок Входящие. В результате на экране появится соответству­ющая панель. Личные папки Microsoft Exchange полнос­тью совпадают с папками программных средств Outlook. С помощью этой панели пользователь может создать любое сообщение, переместить или удалить любой эле­мент в папках, ответить отправителю или ответить всем по списку, переслать сообщение, создать и применять адресную книгу, распечатать материалы.

Папка Входящие содержит все сообщения, полученные пользователем. Он может отсортировать корреспонденцию, поместить материалы в разные папки или удалить их. Эта папка позволяет работать с электронной почтой или с фак­сом, не вызывая другие программы, включать в сообще­ния файлы и объекты, работать с адресными книгами. В папку Исходящие помещаются все отправляемые сообще­ния. Их доставка осуществляется через меню Сервис по команде Доставить почту. Завершать работу с Microsoft Exchange можно по команде Выход в меню Файл.

Создание сообщений осуществляется с помощью меню Сообщение. Выбрав команду Создать сообщение, пользова-