Глава 2

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

Глава 2 содержит общие нормы и правила оформлениядокументов. В ней дается характеристика стиля деловой до­кументации, анализируются типичные ошибки, допускае­мые при подготовке текста документов.

В результате изучения этой главы студенты должны:

• знать порядок нумерации страниц документов, спо­собы оформления дат, общепринятых сокращений, цифро­вой и иной информации, оформления таблиц; специфичес­кие особенности официально-делового стиля речи; типич­ные ошибки, допускаемые при составлении текста деловой документации;

• уметь составлять текст делового документа в соответ­ствии с общими нормами и правилами, с учетом требований к стилю официальных документов.

61

Делопроизводство

2.1. Оформление элементов текстаделовых документов

2.1.1. Нумерация страниц

При оформлении деловой документации установился определенный порядок нумерации страниц для многостра­ничных документов.

Все страницы, кроме первой, нумеруются.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посе­редине. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

2.1.2. Написание дат и периодов времени

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие спосо­бы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Наиболее экономичным является цифровой способ, по­скольку сокращает длину написания даты и может одно­временно служить кодом при обработке документов. Эле­менты даты приводятся одной строкой арабскими цифра­ми, отделенными точками, без переносов, в такой после­довательности; число, месяц, год. Например: 02 сентября 2005 года пишется 02.09.2005.

Допускается оформление даты в «обратной» последова­тельности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.

Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько ва­риантов написания. На финансовых документах даты офор­мляются следующим образом: 02 сентября 2005 года. Обо­значения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2005/2006 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2004—2008 гг.

62

Общие нормы и правил* оформления документов

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например,в 2004 году). Если кроме года указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., в Ш—IV квар­талах 2006 г.).

2.1.3. Общепринятые сокращения

В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нор­мативными документами.

Наиболее распространенные случаи употребления сокра­щений следующие:

• в географических названиях: город — г., село — с, поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед на­ званиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Вол­гоград, Зерноград и др.);

• в словах при фамилиях: товарищ — т. (в начале пред­ложения — Тов.), господин — г-н, госпожа — г-жа, про­фессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.;

• слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 — п. 2., подпункт 1.1. — подл. 1.1., пункты — пп., рисунок 5 — рис. 5., раздел 2 — разд. 2;

• слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн р., мил­ лиард рублей — млрд р.;

• слова, сокращения которых пишутся через дефис: министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр- во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол- во, человеко-час —чел.-час, и т. п.

Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Рос-