217 Делопроизводство

впятидневный срок направлено на рассмотрение вкомпетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обра­щение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументированно обосно­ван, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязан система­тически проводить анализ этой категории документов.

7.6. Требования к регистрации документов

Регистрация документов — это фиксация факта созда­ния или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых све­дений о документе в регистрационных формах. Регистра­ция документов на предприятии, в организации необходи­ма для решения следующих задач: учета количества доку­ментов; обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов; обеспечения поиска до­кументов в информационно-справочных целях. Согласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в спра­вочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их созда­ния (на пишущих машинках или ПЭВМ) и способа получе­ния или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

Рад документов, относящихся к специальным систе­мам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.), регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.

218

Документооборот я формы сто организации

Входящие, исходящие и внутренние документы регис­трируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как ми­нимум из двух частей: порядкового номера в пределах ре­гистрационного массива документов с начала календарно­го года и номера дела по номенклатуре дел (см. требования к оформлению реквизитов 12, 13, с. 44, 45). Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновид­ностям документов, каждая из которых регистрируется от­дельно (приказы по основной деятельности, приказы по лич­ному составу, акты, протоколы и т. д.).

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор документа (корреспондент);

• наименование документа;

• дата документа;

• номер документа;

• дата поступления документа в организацию (для вхо­ дящих документов);

• номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

• заголовок документа и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

• отметка об исполнении (краткая запись решения воп­ роса по существу, дата фактического исполнения или ин­ декс документа ответа, номер дела, в которое подшит ис­ полненный документ). Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка испол­ нителя в получении документа; наличие приложений и др.).

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках. Образец карточки приведен ниже (рис. 7.2), формы журна-гюв см. Приложение 19.

219

Делопроизводство

Лицевая сторона карточки

12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент

Дата поступления и номер |Дата и регистрационный номер документа документа I '

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторонакарточки

Контрольные отметки (ход исполнения)

Фонд№

Опись №

Дело №

Рис. 7.2. Образец регистрационно-контрольной карточки

7J. Контроль исполнения документов

Одной из основных функций делопроизводственной службы является контроль своевременности и качества ис­полнения документов. Контроль осуществляют также ру­ководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подраз-

220

Документооборот и формы его организации

делениях. Сроки исполнения исчисляются в календарныхднях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индиви­дуальным. Типовые сроки исполнения документов уста­навливаются актами высших органов государственной вла­сти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов уста­навливаются руководителем организации. Конечная дата исполнения указывается или в тексте, или в резолюции руководителя.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до ис­ полнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с конт­роля после исполнения заданий, сообщения результатов за­интересованным организациям или должностным лицам или другого документированного подтверждения исполне­ния.

Вся работа по контролю исполнения должна быть по­ставлена так, чтобы руководители и сотрудники организа­ции в значительной степени освобождались от операций по документационному обслуживанию.