3.4.2. Служебное письмо

Особое место в системе информационно-справочной до­кументации занимает переписка (корреспонденция) — обобщенное название разных по содержанию документов, вы­ступающих в качестве инструмента оперативного информа­ционного обмена между организациями. Переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации организации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, теле­грамма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определя­ются способами передачи деловой информации, которые под­разделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.

Служебное письмо (синонимы: официальное письмо, деловое письмо) — название различных по содержанию до­кументов, выделяемых в связи с особым способом переда­чи текста — пересылкой по почте.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д. (пример служебного письма — см. рис. 3.9).

121

Делопроизводство

Министерство образования

Российской Федерации

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ

ОБЪЕДИНЕНИЕ

по экономике и социологии труда пер. Стремянной, 36,

Москва, Н3054

ОКПО 03944527, ОГРН1038800839857 ИНН/КПП 6708022410/817002002

I контроль I

^лену Совета УПО по специальности Об .02.00 Н. М. Шумину, ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007

99/97

16.12.2003

от

на№

О выпуске учебных пособий

Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соот­ветствии с учебным шином специальности 06.02.00 «Экономика и со­циология труда» выпускает в све- в 2000 г. следующие работы:

1. Олегов Ю. Г., Журавлев 'Л. В. Управление персоналом —30 п.л.;

2. Руденко Г. Г., Кулапов •Л. Н., Карташов С. А. Рынок труда — 30 п.л.

Эти работы рекомендованы Министерством общего и профес­сионального образования РФ в качестве учебников для студентов эконо­мических специальностей.

По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36. РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».

Приложение: бланк заказа на двух стр. в 1 экз.

Председатель совета УПО по специальности 06.02.00 зав. кафедрой управления персоналом, д. э.н., профессор

Ю. Одегов

Ю. Г. Одегов

М.М.1

(495)232-64-15

В дело 01-02 11.017004

Запрос сделав

Вишнякова 5.01.2004 doc/H-01/doc

РГЭУ Вх. №72 «20. П 2003 г.

Рис 3.9. Пример служебного письма 122

Организационно-мспомдительная документация

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

• документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем (см. рис. 1.6, 1.7, 1.8) — и подписыва­ ются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

• текст должен излагаться грамотно, официально-де­ ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

• события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат: мотивирующую часть, основную часть (изложение просьбы, выводов и т. п.), заключение (приводится ожидаемый результат, кон­статируются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (дока­зательстве) излагается существо вопроса, приводятся до­казательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обо­снованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом.

Речь может предшествовать предпринимаемым действи­ям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свер-