247 Делопроизводство

имени, занесите в документ вашу информацию и сохра­ните файл под другим именем, чтобы не испортить ис­ходный шаблон (позднее он может снова понадобиться). Большинство шаблонов содержат базовые инструкции, об­легчающие создание документа (рис. 8.3). В Office предусмотрена также и другая возможность создания документов — с использованием специальных шаблонов или мастеров. Мастером называется специаль­ный автоматизированный документ, способный руководить процессом пошагового создания делового документа.

Общие] VVeb-странмцы (Другие документы] Записки [отчеты Письма и факсы [Публюоци*]

£1

■ Просмотр——-,,_—-—

Изысканное Изысканный факс Мастер конвертов

письмо Нг

Мастер писем Мастер почтовых Мастер факсов наклеек

Для просмотра ще^жте значок.

Современнее Современный Стандартное письмо Нг факс письмо (tr

Создагть --' ■'

_vj i <? документ С шаблон t

Рис. 8.3. Типичный список шаблонов Microsoft Word

Использование мастеров во многих случаях предпочти­тельнее простых шаблонов, поскольку мастера позволяют изменять стиль или формат документа во время его созда­ния (шаблоны по определению всегда содержат один и тот же формат). Например, Мастер факсов позволяет указать в факсе настраиваемые поля для имени, адреса и номера те­лефона, а также украшает документ декоративными эле­ментами. Полезные мастера содержатся в многочисленных вкладках окна диалога Создайие документа (рис. 8.4).

248

Компьютеризация делопроизводства

Этот мастер поможет создать ппульный лист факсимильного сообщали и . отправить его по назначению

Рис. 8.4. Внешний вид заставки мастера факсов

Чтобы воспользоваться мастером для создания доку­мента, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Пуск и вьшолните команду Создать до­ кумент Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога со вкладками шаблонов документов.

2. Выберите вкладку, которая соответствует типу создавае­ мого документа. Например, чтобы воспользоваться ус­ лугами мастера для создания факса, выберите вкладку Письма и факсы.

3. Сделайте двойной щелчок на мастере, с которым вы хо­ тите работать. Так, чтобы создать факс с помощью масте­ ра, произведите двойной щелчок на значке Мастер факсов на вкладке Письма и факсы. Windows 95 открывает вы­ бранного мастера и запускает связанное с ним приложе­ ние Office. Работа с мастером сводится к ответам на по­ ставленные вопросы — для этого пользователь уста­ навливает опции, вводит информацию или нажимает управляющие кнопки.

249 Делопроизводство

Таким образом, современные ПЭВМ предоставляютпользователю широкие возможности для создания разно­образных документов в кратчайшие сроки.

Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым раз-, ным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них является недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его ра­боты. Среди других многочисленных причин следует от­метить возможность разрушения информации компьютер­ным вирусом. Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПЭВМ:

• создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов;

• периодически освобождать память компьютера от исполненных и заархивированных документов, а также чер­ новиков (копий);

• ограничивать доступ исполнителей (операторов) к документам;

• использовать в работе специализированные программы защиты от вирусов для проверки поступающих данных извне и периодического тестирования собственного компьютера.