93 Делопроизводство

раничения доступа к документу. Гриф означает, что с дан­ным документом может быть ознакомлен строго опреде­ленный круг лиц. Пример нанесения грифа — см. с. 50.

По юридической силе различают подлинные и под­ложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдени­ем всех правил; подложными — документы, содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по ка­ким-либо причинам, например по истечении срока действия.

По стадиям создания документы подразделяют на под­линники (оригиналы) и копии.

Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформлен­ный. Как правило, созданию документа предшествует ста­дия черновика-документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и заверенная копия с него имеют равную силу.

Копия — документ с точным воспроизведением рекви­зитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходя­щего документа, остающаяся в делах у отправителя, кото­рая изготовляется одновременно с подлинником и также заверяется подписью.

Выписка из документа — распечатка части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заве­ряются и имеют равную юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временно­го срока хранения свыше 10 лет и временного срока хране­ния до 10 лет.

По степени обязательности документы бывают инфор­мационные, содержащие сведения и факты о производствен-

94

Организационно-распорядительная документация

ной и иной деятельности организаций, и директивные —обязательные для исполнения, носящие характер юриди­ческой или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (об­разцы) и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончатель­ном оформлении.

Примерные документы (образцы) носят ориентировоч­ный характер и используются для составления и оформле­ния документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности предприятий и организа­ций используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотруд­ничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в част­ности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглаше­ния и т. п.

По характеру содержания документы бывают первич­ные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информа­цию, которая суммируется, обобщается во вторичных до­кументах.