Делопроизводство

1.1. Отечественные традиции в практике составления деловых документов

1.1.1. Оформление документов в Древней Руси

Практика составления деловых документов восходит к далекой древности. Виды официальной коррес­понденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками.

Уже в далекие времена письменный документ слу­жил гарантией выполнения обязательств и ему придава­лось важное значение. Так, в договоре с Византией 944 г. читаем: «...Отныне же да приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мир­ное намерение... Если же придут без грамоты, да содер­жатся под стражею, доколе известим о них князя рус­ского».

С древних времен существовали процессуальные нор­мы, сохранившиеся до наших дней: «...Сии условия на­писаны на двух хартиях: одна будет у царей греческих; другую, ими написанную, доставят великому князю рус­скому Игорю...»

Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквях и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц, татаро-монголь­ских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках.

Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», юридический памятник «Русская Правда», известные меж­дународные акты — договоры Руси с Византией (X в.),

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

которые являются первыми международными договора­ми Древней Руси.

В Пскове письменные документы хранились при Тро­ицком соборе в ларях-сундуках. Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, поме­щали в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу. После того как акт терял свое значе­ние, по постановлению вече его извлекали из ларя и унич­тожали. Псковский ларь был не только архивом, но и своеобразной канцелярией.

В Новгородской республике решения вече оформля­лись в особой канцелярии — «вечевой избе», возглавляе­мой вечевым дьяком. Здесь же находилась и печать «вели­кого Новгорода».

До XV в. деловым письмом при князьях занимались дьяки, а при наместниках и волостных правлениях — пис­цы и подьячие.

В XVI—XVII вв. в Русском государстве действовала система приказов — центральных государственных уч­реждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было от 3 до 7, а в отдельных — более 400 «приказных людей» (дьяки, подьячие, писцы, переписчики).

Таким образом, уже в период XV—XVII вв. сложил­ся штат людей, непосредственно занимавшихся состав­лением документов или причастных к этому. Делопро­изводство этого периода времени ученые-документоведы называют «приказным делопроизводством».

Следует отметить, что уже на раннем этапе деятель­ности русской канцелярии документ являлся плодом кол­лективного творчества; с середины XVI в. имеются пря­мые указания на необходимость коллективного состав­ления ряда документов. В делопроизводстве этой эпохи

Делопроизводство

отчетливо различались функции администраторов и ис­полнителей документов.

В составлении деловой бумаги участвовали как ми­нимум два лица: один сочинял текст, был ответствен­ным за его содержание, другой являлся непосредствен­ным исполнителем, отвечал за точность передачи тек­ста. Это видно из отметок в конце документа: один «справлял», другой «скреплял», «закреплял» «справлен­ный» (написанный и выправленный) текст.

Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной стороны листа. Для разного рода пометок обыч­но использовалась оборотная сторона. Лицевая сторона документа так и называлась «лицо»:

Площадь листа, на котором размещался основной текст документа, также имела свои названия. Так, верх листа и помещенная на нем часть текста документа называлась «головой»; часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны называлась «исподом» (на этой площади обычно размещались отдельные отметки офор­мляющей части документа). Окончательно подготовлен­ный, вступивший в документооборот беловой вариант до­кумента назывался «матица». При составлении копии до­кумента обязательно указывались отличительные особен­ности его матицы как подлинника, иногда сообщалось мес­то ее хранения.

С созданием приказов в Русском государстве сложилось обширное бумажное делопроизводство. В деятельности приказов появились прямые предписания по содержатель­ной и оформляющей частям документов, порядок их офор­мления (рис. 1.1) и движения как внутри приказа, так и между приказами. Делопроизводство требовало определен­ных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа — судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки.

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

Лета 7198 г. [1689 год] сен­тября въ 17 день, по указу великихъ государей, царей i великих князей Иоанна Алексеевича, Пет­ра Алексеевича всея великия и малыя Pocui самодержцевъ окольничему князю Iвану Степа­новичу Хотетовскому с товарыщи. В нынешнем во 198-мъ году сентября въ 7 день, Великие го­судари, цари i великие князи Иоаннъ Алексеевичь, Петръ Алексеевичь всея великия и белыя Pocui самодержцы, указали в своихъ великихъ государей грамотахъ i в приказехъ во делехъ i в челобитныхь писать свое вели­кихъ государей именование и ти­тулу по сему, какъ писано в семь ихъ великихъ государей указе выше сего.

Рис. 1.1. Грамота, устанавливающая некоторые правила оформ­ления документов

Делопроизводство в учреждениях XVI—XVII вв. осно­вывалось на сложившихся традициях и не регулировалось законодательством.

1.1.2. Реформы Петра I в делопроизводстве

С созданием в 1720 г. Петром I «Генерального регла­мента», ставшего основой организации делопроизводства в XVIII в. в государственных учреждениях, в законодатель­ном порядке была оформлена новая система документиро­вания.

Было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя,