63 Делопроизводство

сийская Федерация, ГОСТ Р — государственный (нацио­нальный) страндарт Российской Федерации, ПК — персо­нальный компьютер, ЭВТ — электронно-вычислительная техника, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ООО — общество с ограничен­ной ответственностью и др.

Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают приня­тый вариант сокращения или аббревиатуры непосредствен­но после первого упоминания полного написания сокращен­ного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно — не допускается.

Допускаются'сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. -г- еди­ница измерения, напр. — например, п/упр. — под управле­нием, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

2,1.4. Оформление в документах цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, не­правильная запись которой может явиться источником ошибок, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды управленческой информации переда­ются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи бу­дет выглядеть так: 509 тыс. Смешанная запись не,только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

64

Общие нормы и правила оформления документов

Вдокументах встречаются многозначные целые числа,простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится груп­пировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других техничес­ких устройств на группы не разделяются и пишутся слит­но, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. На­пример, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 5 68. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера до­мов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через де­фис (например, 1-й вопрос повестки дня).

■ Некоторые порядковые числительные для отличия обо­значаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).

Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое со­четание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные чис­ла следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

3. Зак. 199 65

Делопроизводство

2,1.5. Единицы измерения

В соответствии с ГОСТ 8.417—81' определены правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой до­кументации.

Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозна­чаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 41 т; 517 м²; 25 см³.

Единицы измерения, не являющиеся самостоятель­ными, но которые входят в наименование сложной едини­цы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 750 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м²; 300 см³. Знак градуса обозначается строч­ной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше со­ответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кель­вина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6°С; -10°С). Знаки «+» и «-» при этом печатаются без пробела.

В случае написания сложных единиц, включающих не­сколько обозначений, указываются обозначения всех еди­ниц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/ в секунду.

2.1.6. Математические формулы

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

Перенос формулы осуществляется после указания ма­тематического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на

¹ ГОСТ 8.417—81 Государственная система измерений. Единицы физических величин.

66

Общие нормы и правила оформления документов

новой строке. Между знаками арифметических действий истоящими рядом символами или числами делаются про­пуски в один пробел (например: 5х9 = 45;А-С = Д).

Пояснения к значениям символов приводятся не­посредственно под формулой, написание которой за­канчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишет­ся на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. По­следнее пояснение заканчивается точкой. Применение ма­шинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написа­ния символов). Если формул в тексте несколько, их следу­ет нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с форму­лой у границы правого поля листа в круглых скобках. Ну­мерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или под­пунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, свя­занная с разделами (главами) выглядит следующим обра­зом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

2.1.7. Оформление таблиц

Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы кон-

3* 67