69 Делопроизводство

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффици­енты:

затраты труда и заработная плата 1,8

машины иматериалы 2,0».

2.1.8. Оформление некоторых знаков препинания и символов

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, воп­росительный и восклицательный знаки) пишутся и печата­ются без пробела после слов и цифр, за которыми они про­ставлены. Следующие за знаками препинания слова отде­ляются одним пробелом.

Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препи­нания, пробелом отделяются обязательно.

Знак «тире» может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово «есть», и в качестве знака переноса.

Знак «тире» при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: «социально-полити­ческие методы», «финансово-экономический факультет»). Знак «тире» при использовании его в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон («демок­ратия — путь к процветанию»). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова даны в стол­бик, их можно заменить кавычками или словосочетанием «То же», комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

70

Общие нормы и правила оформления документов

Примеры правильного оформления:Кировский район Ростовская область

То же То же

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, зна­ки, номер (№) и процент (%). Знаки «№» и «%» ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 14/5). Когда числа пишутся словами, знаки «№» и «%» также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).

2.2. Язык и стиль деловой документации. Типичные ошибки

2.2.1. Общая характеристика стиля деловой документации

Язык профессионального общения требует одно­значности толкования основных ключевых понятий, выра­женных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

На язык и стиль деловой документации распространя­ются законы составления служебных текстовых докумен­тов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В офи­циально-деловом стиле речи выделяются подстил и: законодательный, инструктивно-методический, организа­ционно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и др.

71 Делопроизводство

Официально-деловой стиль речи — наименее исследо­ванный стиль. Лингвисты выделяют язык служебных доку­ментов в особую разновидность стиля речи, подчеркивая его автономность.

При подготовке текста делового документа должны со­блюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, крат­кость изложения, отсутствие рассуждений и повествова­ния, нейтральность тона изложения, использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситу­аций и фактов. Такой стиль изложения называют формаль­но-логическим.

Кроме сказанного язык документов отличают также сле­дующие особенности: унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона ис­пользуемых речевых средств, высокая степень повторяе­мости (частотности) отдельных языковых формул на опре­деленных участках текстов документов, ограниченная со­четаемость слов, своеобразная модальность.

Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не слу­чайно государственный стандарт требует указания на доку­менте его исполнителя (реквизит 27).

Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими лицами. В целом, в официаль­ной переписке выражаются интересы общественные, кол­легиальные, коллективные. Автором официальных доку­ментов является, как известно, лицо не физическое, а юри­дическое. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в це­лом, нейтрален. Когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется с собирательными существительными:

72

Общие нормы и правила оформления документов

дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, профком, комиссия, совет трудо­вого коллектива и т. д.

Итак, с социологической точки зрения, автором служеб­ного документа является «коллективный субъект». Именно коллективный статус авторства в официально-деловой пись­менной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, терми­нологии, фразеологии, морфологии, словообразования, словосочетания.

Для содержания деловой документации характерна тен­денция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Ре­комендуется составлять, в частности, деловые письма по одному вопросу, чтобы они не содержали тематически раз­нородную и логически не связанную информацию.

Композиция документа — это способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального документа — это последо­вательность расположения его составных частей (аспектов).

Характерной особенностью синтаксиса официального до­кумента является логичное построение предложения. По­рядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответство­вать традиционным для русского языка нормам словорас-положения.

Несмотря на то, что в русском языке относительно сво­бодный порядок слов в предложении, т.е. члены предло­жения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные прави­ла расположения слов.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется ин­тонационно, а в русской письменной речи информацион­ная роль слова или словосочетаний возрастает к концу пред­ложения. Согласно этому принципу сначала в предложе­ние вводится вспомогательная информация, а затем — ос-