27 — Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа необходима для опе­ративной связи адресата с составителем документа, для вы­яснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и помер его телефона. От­метку об исполнителе располагают на лицевой или оборот­ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Петров 924 45 67

При отправке документов в другой город следует до­полнять номер телефона междугородным кодом, напри­мер: (495) 924 45 67.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резо­люции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в каче­стве информационно-справочного материала. Зона распо­ложения отметки показана на рис. 1.3, 1.4.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об испол­нении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет хра­ниться документ.

58

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и манки документов

Отметка об исполнении документа и направлении его вдело подписывается и датируется исполнителем докумен­та или руководителем структурного подразделения, в ко­тором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. Пример оформления:

А. П. Иванова 232 65 15

В дело 07-02. Запрос направлен

5.01.2006 исх.М21 И. Кабанова Doc/11-Ol.doc

29 — Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию со­держит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа.

Зона расположения отметки показана на рис. 1.3, 1.4. Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей пись­мо, дату его поступления и регистрационный номер (ин­декс письма). Пример исполнения — см. рисунок, приве­денный выше на данной странице и рис. 3.9.

30 — идентификатор электронной копии документа

Зона расположения реквизита показана на рис. 1.3,1.4. Пример исполнения — см. оформление реквизита 28.

Идентификатором электронной копии документа яв­ляется отметка (колонтитул), проставляемая в левом

59

Делопроизводство

нижнем углу каждой страницы документа и содержащаянаименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа дела­ется, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электрон­ной копии документа, включая имя файла и расширение.

Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.

Проверьте себя:

1. Расскажите об основных этапах развития делопроизводства в России.

2. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроизводства.

3. В чем заключается суть стандартизации и унификации в делопроизводстве ?

4. Какие унифицированные системы документации включает в себя управленческая документация?

5. Опишите схемы расположения реквизитов (формуляры) со­ гласно ГОСТР 6.30-2003.

6. Расскажите о составе реквизитов ОРД согласно ГОСТР 6.30- 2003.

7. Раскройте понятия «делопроизводство», «документ», «фор­ муляр документа», «реквизит документа», «унифицирован­ ная система документации», «бланк документа».

8. Какие виды бланков предусмотрены ГОСТР 6.30-2003 и их назначение?

9. Опишите требования к оформлению реквизитов ОРД.

10. Как вы понимаете рекомендательный характер ГОСТ Р 6.30-2003?