Делопроизводство

Сегодня— позволяет обратиться к сегодняшней стра­нице этого узла.

Web — обеспечивает теледоступ к информации об узле фирмы Microsoft.

Новости — информирует о текущих новостях узла фир­мы Microsoft.

Microsoft — служит для немедленного обращения к узлу фирмы Microsoft в Интернет.

Все кнопки верхнего и нижнего ряда активизируются при выходе пользователя через узел провайдера, реализующего услуги его подключения к сети Интернет.

Работа по теледоступу в Интернет начинается с процеду­ры установления связи с узлом провайдера через меню Ус­тановка связи. После получения сообщения о возможности начала работы в сети пользователь может работать с ее ре­сурсами либо путем набора адресов нужных ему узлов, либо через ссылки. Кроме того, основные программные продук­ты Microsoft Office 2000 (Word, Excel, PowerPoint) предос­тавляют возможность для набора сетевого адреса Интернет.

8А Правило и порядок тиражирования документов

Работа любого предприятия не обходится без создания копий тех или иных документов. Современная копироваль­но-множительная техника позволяет при необходимости в короткое время изготовить значительное количество копий документов. В этом случае часто говорят о тиражировании (размножении) документов.

Размножение значительных объемов материала жела­тельно производить централизованно, а снятие единичных копий документов — децентрализованно.

Разрешение на размножение материалов структурных подразделений предприятия должно выдаваться специаль­но определенным должностным лицом. Размножение

258 Компьютеризация делопроизводства

кументов посторонних организаций должно производитсятолько с разрешения руководства предприятия.

Для получения разрешения на размножение докумен­тации исполнитель представляет текст документа, подле­жащий размножению, заказ-наряд (рис. 8.6):

Наименование предприятия

ЗАКАЗ №

на выполнение копировально-множительных работ

Подразделение

Фамилия Телефон

Наименование материала

Количество листов

Формат_

(A3, а4, а5)

Тираж

(кол-во экз.)

Руководитель подразделения (подпись, Ф.И.О.)

Дата, время исполнения заказа

Исполнитель заказа

(подпись, Ф.И.О.)

Рис. 8.6. Форма заказа-наряда на выполнениекопировально-множительных работ

На размножение должны представляться качественные экземпляры машинописного текста или экземпляры, изготовленные на принтерах персональных компьютеров и ЭВМ с черной лентой.

Представление на размножение документов со слабой текстовой печатью, цветовыми оттенками печати, неконт­растным текстом, мелким нестандартным шрифтом и с

⁹* 259

Делопроизводство

отклонениями от стандартов размеров листов бумаги, стан­дартов по оформлению документов необходимо запрещать. Документы должны быть разброшюрованы, пронумерова­ны и с отсутствием металла (скрепки, скобы и т. п.).

Ответственность за содержание размножаемых служеб­ных материалов возлагается на исполнителей, а докумен­тов неслужебного характера — на должностных лиц, вы­давших разрешение на размножение. Ответственность за качественное размножение документов обычно несет на­чальник подразделения, где производится размножение. Материалы, передаваемые для размножения, регистриру­ются в книге заказов, которая должна быть пронумерова­на, прошнурована и скреплена печатью.

После размножения тираж вместе с оригиналом выда­ется заказчику под расписку в заказе-наряде.

' Проверьте себя:

1. Дайте общий обзор оргтехники современного делопроизвод­ ства.

2. Каковы принципы внедрения электронного документо­ оборота на предприятии?

3. В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами?

4. Какие задачи документооборота можно решать с помощью ПЭВМ?

5. Какие прикладные программы входят в Microsoft Office 2000?

6. Каков порядок создания документов с помощью приложений Office?

7. Каковы основные правила защиты ПЭВМ от компьютерных вирусов?

8. Дайте определение вычислительной сети.

9. Что такое средства телекоммуникаций ?

10. Какие программные продукты обеспечивают функцио­ нирование электронной почты в ПЭВМ?

11. Какие возможности предоставляет пользователям Интер­ нет?

12. Каков порядок оформления и передачи документов через сеть Интернет?

13. Каков порядок тиражирования документов на предприятии?

^{Приложения}