Требования коформлениюдокументов Издание официальное

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Рис. 1.2. Титульный лист ГОСТ Р 6.30-2003

20

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

Требования стандарта являются рекомендуемыми, чтоне следует истолковывать как необязательные, но как до­пускающие некоторые послабления в оформлении докумен­тов по сравнению с жесткими требованиями ранее действо­вавших и отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72).

• Типовая инструкция по делопроизводству в федераль-­ ных органах исполнительной власти [8]. Инструкция утверждена приказом Федеральной архи­вной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. Она из­лагает общий порядок подготовки и оформления управ­ленческой документации в министерствах и ведомствах — особенности оформления отдельных организационно- распорядительных документов, описывает процедуры до­кументооборота (от регистрации поступающего в орга­низацию документа до передачи дел на архивное хране­ние).

• Основные правила работы архивов организаций [6]. Основы законодательства определяют порядок форми­рования, хранения, учета и использования архивных доку­ментов.

Кроме перечисленных нормативно-методических до­кументов, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, кото­рые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах до­кументации.

Названные нормативно-правовые и методические до­кументы служат базовыми источниками для разработ­ки собственной системы документационного обеспече­ния управления конкретной организации, предприятия, фирмы.

21 Делопроизводство

1.1.6. Унификация и стандартизацияв делопроизводстве

Большая часть управленческой информации закрепля­ется в виде документов. Процессы организации и управле­ния характеризуются значительным разнообразием и по­вторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых дей­ствий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую нео­правданное разнообразие документов, элементов, их состав­ляющих, и необходимость их стандартизации и унифика­ции в делопроизводстве.

Стандартизация в делопроизводстве — это деятель­ность, заключающаяся в разработке оптимальных пра­вил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установлен­ном порядке и рекомендованных для всеобщего и мно­гократного их применения в делопроизводстве. Резуль­таты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Итогом работы по стандартизации могут быть как на­циональные стандарты на отдельные виды документов (на­пример, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элемен­ты (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Фор­маты»), так и на унифицированные системы документации. Выше приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по офор­млению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД).

Унификация в делопроизводстве — это сокращение неоправданного многообразия разновидностей докумен­тов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, об­работке, учету и хранению.

На государственном уровне проводятся работы по уни-

22

Исходные понятия делопроизводства. Реквизиты и бланки документов

фикации документов исозданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД — это система документации, созданная по еди­ным правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере дея­тельности.

На государственном уровне разрабатываются классифи­каторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную об­работку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы технико-экономической и со­циальной информации — это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные груп­пировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и уп­равления и содержится в унифицированных формах доку­ментов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды установлены в ОК 011-93 «Общерос­сийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Классификатор предназначен для:

• решения задач кодирования и регистрации форм уп­- равленческих документов, их учета и систематизации;

• упорядочения информационных потоков;

• сокращения количества применяемых форм и ис-­ ключения из обращения неунифицированных форм до-­ кументов;

• контроля за составом форм документов и исключе-­ ния дублирования информации, применяемой в сфере уп-­ равления;

• организации контроля за применением унифициро­- ванных форм документов.