274 Приложения

подготавливает, брошюрует рекламную продукцию.

Архив:

производит прием, учет, хранение и использование дел;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подле­жащих сдаче в архив;

осуществляет контроль за правильностью составления номен­клатуры дел в структурных подразделениях организации;

осуществляет контроль за правильным формированием, хра­нением и использованием дел в структурных подразделениях;

подготавливает дела к передаче на хранение в государствен­ный архив.

3. Права, обязанности и ответственность заведующего кан­целярией:

1. Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотрен­ ных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

2. Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенство­ ванию работы делопроизводственной службы организации (струк­ тура службы, новые информационные технологии и т. п.).

3. Осуществляет и контролирует внедрение новых стандар­ тов, норм, правил в отношении организации работы службы и оформления документов.

4. Организует и проводит мероприятия по повышению ква­ лификации работников канцелярии и специалистов организации в области документационного обеспечения управления.

5. Заведующий канцелярией определяет круг вопросов, вхо­ дящих в обязанности работников канцелярии исходя из задач и функций подразделения.

1. Заведующий канцелярией имеет право:

требовать от работников организации справки и другие мате­риалы, необходимые руководству организации, а также информа­цию о выполнении заданий руководства организации;

привлекать по согласованию с начальниками соответствую­щих структурных подразделений отдельных работников к подго­товке проектов документов для руководства организации.

3.7. Заведующий канцелярией несет ответственность за пра­ вильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.

275 Делопроизводство

Приложение 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ организации

00.00.0000 № 00 (подпись) И.О.Фамилия

_ 00.00.0000

Гсекретаря-референта I

1. Общие положения

1. Секретарь-референт относится к категории специалис­ тов организации, принимается и увольняется приказом гене­ рального директора.

2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно ге­ неральному директору организации.

3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельно­ сти генерального директора¹.

4. В своей деятельности секретарь-референт руководству­ ется:

• действующим законодательством Российской Федерации;

• Уставом организации;

—■• Правилами внутреннего трудового распорядка (Положе­нием о персонале);

• положениями о структурных подразделениях организации и службе ДОУ;

• приказами (указаниями) руководства организации;

• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

• настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, рас­ пределение обязанностей между заместителями генераль­ ного директора, фамилии, имена, отчества руководителей

Выделенное здесь и далее жирным шрифтом в тексте должностной ин­струкции является на сегодня наиболее актуальным в деятельности сек­ретаря-референта.

276

Приложения

структурных подразделений, вышестоящую организацию,фамилии ее руководителей, основные организации-парт­неры и их руководство;

• государственные стандарты по оформлению управлен­ ческих документов;

• правила орфографии и пунктуации;

• Инструкцию по документационному обеспечению управ­ ления организации;

• правила эксплуатации организационной и вычислитель­ ной техники;

• деловой этикет, этику делового общения;

• правила ведения телефонных переговоров;

• правила техники безопасности и противопожарной защи­ ты;

- приемы оказания первой медицинской помощи. 1.6. Секретарь должен уметь:

• составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;

• переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;

• работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, LOTUS;

• пользоваться базой данных;

• пользоваться возможностями Интернета;

• принимать и передавать документы по факсимильной свя­ зи и электронной почте, выполнять копировальные рабо­ ты;

• редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

• вести деловые переговоры;

• на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять . работу по документационному обеспечению кадровой де­ ятельности организации (оформление приказов по лично­ му составу, оформление трудовых договоров и другой кад­ ровой документации);

• работать с документацией конфиденциального характера.

277